Faktura korygująca to ważny dokument w firmie. Pozwala naprawić błędy na pierwotnej fakturze VAT. Wystawienie korekty ma swoje zasady i terminy. Warto je dobrze poznać. Zapewnisz zgodność z przepisami podatkowymi. Unikniesz problemów z urzędem skarbowym.
Czym jest faktura korygująca i kiedy jej potrzebujesz?
Faktura stanowi kluczowy dokument księgowy. Potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Czasem na fakturze pojawiają się błędy. Dotyczą ceny, ilości, danych kontrahenta. Mogą wystąpić inne okoliczności. Należy do nich zwrot towaru lub udzielenie rabatu. W takich sytuacjach wystawia się fakturę korygującą. Ten dokument zmienia treść wcześniej wystawionej faktury VAT. Służy do poprawiania błędów lub odzwierciedlania zmian po transakcji. Korekta faktury VAT jest kluczowym elementem zarządzania finansami. Ma wpływ na rozliczenia podatkowe firmy.
Korekta faktury VAT powinna być wystawiona, gdy zmieniasz cenę. Dotyczy to opustów, obniżek i rabatów. Wystawisz ją przy zwrocie towarów lub opakowań. Korekta jest potrzebna przy zwrocie części zapłaty. Wystawisz ją także przy podwyższeniu ceny. Pomyłka w cenie lub stawce VAT wymaga korekty. Dotyczy to też pomyłek w kwocie podatku. Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określa te sytuacje. Faktury korygujące wystawia się z różnych powodów. Należą do nich błędy ludzkie. Zmiany w umowach też wymagają korekty. Musisz dostosować dokumenty do przepisów.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca musi zawierać konkretne dane. Określa je art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Dokument musi być oznaczony. Użyj napisu „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”. Podaj kolejny numer korekty. Wpisz datę wystawienia dokumentu. Faktura korygująca musi odnosić się do faktury pierwotnej. Podaj jej numer i datę wystawienia. Musisz wskazać dane sprzedawcy i nabywcy. Wymień nazwę towaru lub usługi objętej korektą. Podaj kwotę korekty podstawy opodatkowania. Wskaż kwotę korekty podatku należnego. Musisz podać prawidłową treść korygowanych pozycji. W przypadku rabatu podaj okres, którego dotyczy. Korekta powinna zawierać informacje o powodzie zmiany. Dołącz szczegóły wprowadzonych poprawek. Korekta musi zawierać prawidłową treść. Spełnia wymagania ustawy o VAT.
Czy faktura korygująca musi zawierać wszystkie dane z faktury pierwotnej?
Nie, faktura korygująca musi zawierać dane wymagane przez przepisy. Należą do nich dane sprzedawcy i nabywcy. Musi odnosić się do faktury pierwotnej. Powinna pokazywać skorygowane pozycje i wartości.
Faktura korygująca a nota korygująca – jaka jest różnica?
W obrocie gospodarczym funkcjonują dwa rodzaje dokumentów korygujących. To faktura korygująca i nota korygująca. Faktura korygująca wystawiana jest wyłącznie przez sprzedawcę. Służy do zmiany danych finansowych. Dotyczy to ceny, stawki VAT, kwoty podatku. Nota korygująca służy do poprawiania błędów formalnych. Dotyczą one danych nabywcy. Nota nie zmienia kwot na fakturze pierwotnej. Notę korygującą wystawia nabywca. Przekazuje ją sprzedawcy do akceptacji. Błąd w nazwie nabywcy to błąd formalny. Nie wpływa na ważność faktury. Wymaga jednak korekty i wykazania w JPK_VAT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że błędne dane nabywcy można poprawić. Użyjesz faktury korygującej lub noty korygującej.
Jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku?
Wystawienie faktury korygującej to proces. Należy go przeprowadzić prawidłowo. Najpierw sprawdź przyczynę korekty. Zidentyfikuj błąd lub zdarzenie. Może to być błąd w kwocie lub danych odbiorcy. Każda korekta musi być oznaczona. Użyj napisu „Korekta” lub „Poprawka”. Zaktualizuj istotne dane na fakturze. Poprawione informacje muszą być kompletne. W przypadku transakcji z klientem, uzyskaj akceptację. Pisemna zgoda jest zalecana. Zapisz uzasadnienie korekty. Opisz krótko powód poprawek. Konsultacja z księgowym jest dobrym krokiem. Księgowy pomoże uniknąć błędów. Możesz użyć programu do fakturowania. Wiele systemów automatyzuje ten proces. System wFirma.pl pozwala wystawić korektę. Znajdziesz opcje w zakładce 'PRZYCHODY’ » 'SPRZEDAŻ’.
Oto kroki do wystawienia korekty:
- Sprawdź dokładnie przyczynę korekty (błąd, zwrot, rabat).
- Oznacz dokument jako „Faktura korygująca” lub „KOREKTA”.
- Wprowadź numer i datę wystawienia korekty.
- Podaj numer i datę faktury pierwotnej.
- Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy.
- Opisz przyczynę korekty.
- Podaj wartości przed i po korekcie (netto, VAT, brutto).
- Uzyskaj akceptację od nabywcy (przy korektach „in minus”).
- Zarchiwizuj dokumentację związaną z korektą.
Termin wystawienia faktury korygującej – co mówią przepisy?
Polskie przepisy podatkowe nie określają sztywnego terminu. Nie ma jednoznacznej daty na wystawienie korekty faktury. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić korektę. Powinien to zrobić niezwłocznie po wykryciu błędu. Korektę wystawisz też po zaistnieniu zdarzenia. Takie zdarzenie wymaga korekty dokumentu. Limity czasowe na korektę różnią się. Zależą od jurysdykcji i przepisów. Zwykle powinno się to zrobić jak najszybciej. Termin wystawienia korekty upływa z chwilą przedawnienia. Dotyczy to zobowiązania podatkowego. Okres przedawnienia wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności podatku.
Termin graniczny wystawienia korekty to 5 lat. Liczy się go od zdarzenia. To zdarzenie spowodowało powstanie obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury korygującej nie wpływa na przedawnienie. Zobowiązanie podatkowe ulega przedawnieniu po 5 latach. Liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku minął termin płatności. Prawo do wystawienia korekty jest ograniczone. Ogranicza je okres przedawnienia zobowiązań. Przedawnienie można zawiesić lub przerwać. Regulują to przepisy art. 70 Ordynacji podatkowej. Podatnik może wystawiać korekty. Może to robić tylko do końca terminu przedawnienia. Zobowiązanie musi dotyczyć tego okresu.
Przykład: Faktura za usługę została wystawiona 13 października 2024 r. Zobowiązanie podatkowe za październik 2024 r. przedawni się z końcem 2029 r. Korekta tej faktury może być wystawiona do końca 2029 r.
Czy zawsze muszę wystawić korektę niezwłocznie?
Przepisy nakazują wystawienie korekty niezwłocznie po wykryciu błędu. Praktyka pokazuje, że masz czas do momentu przedawnienia zobowiązania. Zazwyczaj to 5 lat. Warto jednak działać szybko. Unikniesz problemów z rozliczeniem VAT.
Jak prawidłowo zaksięgować fakturę korygującą?
Księgowanie korekty zależy od jej rodzaju. Faktury „in minus” zmniejszają podstawę opodatkowania. Faktury „in plus” zwiększają podstawę opodatkowania. Moment ujęcia korekty zależy od przyczyny. Błędy rozlicza się do okresu pierwotnej faktury. Zdarzenia późniejsze rozlicza się na bieżąco. Należą do nich rabaty po sprzedaży. Korektę „in minus” rozlicza się w okresie powstania przyczyny. Korektę „in plus” rozlicza się w miesiącu wystawienia korekty. Od 2021 roku wymagana jest dokumentacja. Potwierdza ona warunki korekty „in minus”. Potwierdzenie odbioru od nabywcy nie jest już konieczne. W przypadku korekt zwiększających, potwierdzenie odbioru nie jest potrzebne. Korekta „in plus” powinna być ujęta w ewidencjach w miesiącu jej wystawienia.
Wzrost lub spadek podstawy opodatkowania wpływa na rozliczenie VAT. Wpływa też na podatek dochodowy. Faktury korygujące księguje się w PKPiR. Robi się to zgodnie z przepisami. Należy rozróżnić przyczyny korekty. To może być błąd rachunkowy lub omyłka. Korekta może dotyczyć rabatu lub zwrotu.
Czy muszę mieć potwierdzenie odbioru korekty od klienta?
Przy korektach zmniejszających („in minus”) nie potrzebujesz już potwierdzenia odbioru od 2021 roku. Musisz jednak posiadać inną dokumentację. Potwierdzi ona uzgodnienie warunków korekty z nabywcą.
Przechowywanie dokumentów – jak długo?
Przechowywanie dokumentów jest obowiązkowe. Dotyczy to faktur i ich korekt. Okres przechowywania wynosi 5 lat. Liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to 6 lat. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, okres ten dotyczy też korekt. Dokumenty związane z rozliczeniem podatku przechowuje się 6 lat. Dotyczy to końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności. Oryginalna faktura i jej korekty muszą być przechowywane. Minimalny okres to 5 lat.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu korekt
Wystawianie korekt może prowadzić do błędów. Można ich jednak unikać. Typowe błędy to błędne kwoty. Częste są niepoprawne dane odbiorcy. Pomyłki w numerach referencyjnych też się zdarzają. Inne błędy to niepodanie przyczyny korekty. Brak numeru faktury pierwotnej to poważny błąd. Użycie notatki korygującej zamiast faktury korygującej jest pomyłką. Dotyczy to zmian finansowych. Brak dokumentacji uzgodnienia „in minus” jest błędem. Wystawienie korekty poza terminem rozliczeniowym też się zdarza. Poprawne przeprowadzenie korekty jest ważne. Zapewnia zgodność z przepisami. Chroni przed sankcjami.
Korekty faktur w dobie KSeF i cyfryzacji
System Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia fakturowanie. Wprowadzenie KSeF jest obowiązkowe. Planuje się to na 2025/2026 rok. KSeF wpłynie też na korekty faktur. Faktura korygująca do faktury ustrukturyzowanej będzie wystawiana w KSeF. Digitalizacja procesów księgowych postępuje. Automatyzacja wystawiania korekt jest trendem. Rośnie znaczenie systemów online. Należą do nich Bizin.pl, wFirma.pl, Streamsoft, TAXON. Umożliwiają one łatwe wystawianie i przesyłanie korekt. Cyfrowa zmiana dla firm jest nieunikniona. Zwiększają się wymagania dokumentacyjne. Nowoczesne systemy pomagają im sprostać.
W 2024 r. skuteczność kontroli podatkowych była wysoka. Wyniosła 98.1%. Narzędzia analityczne stają się coraz lepsze. Należą do nich JPK i STIR. Digitalizacja rozliczeń ułatwia kontrole. Zwiększa się transparentność dokumentacji. Korekta dokumentów minimalizuje ryzyko. Dotyczy to ryzyka prawno-finansowego.
Często zadawane pytania o korekty faktur VAT
Czy faktura korygująca może być skorygowana?
Tak, faktura korygująca może być skorygowana. Wystawia się wtedy kolejną fakturę korygującą. Musi ona odnosić się do poprzedniej korekty. Powinna też odnosić się do faktury pierwotnej.
Co zrobić z błędną nazwą nabywcy na fakturze?
Błędną nazwę nabywcy można poprawić. Wystawiasz fakturę korygującą lub notę korygującą. Nota korygująca jest prostsza. Używa jej nabywca. Sprzedawca musi ją zaakceptować.
Czy wystawienie faktury korygującej wpływa na termin przedawnienia podatku?
Nie, wystawienie faktury korygującej nie wpływa na bieg terminu przedawnienia. Termin przedawnienia wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku płatności podatku.
Jak długo należy przechowywać faktury korygujące?
Faktury korygujące przechowuje się przez 5 lat. Liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku minął termin płatności podatku. W praktyce jest to 6 lat.
Czy muszę poinformować klienta o wystawieniu korekty?
Tak, powinieneś poinformować klienta o korekcie. Dotyczy to zwłaszcza korekt zmniejszających. Warto uzyskać potwierdzenie od klienta. Może to być mail lub inny dokument.
Zobacz także:
