Korekta faktury to ważny dokument. Służy do poprawienia błędów lub zmian w transakcjach. Jej terminowe wystawienie jest kluczowe dla zgodności z przepisami. Wyjaśniamy zasady dotyczące terminów korekty faktur w Polsce.
Co to jest faktura korygująca i dlaczego jest ważna?
Faktura korygująca poprawia błędy. Dostosowuje dokumentację do rzeczywistości. Nie jest to nowa faktura. To poprawka do istniejącego dokumentu.
Dokument ten wiernie odzwierciedla transakcję. Jest kluczowy dla rozliczeń VAT. Poprawna korekta zapewnia zgodność z prawem. Chroni firmę przed sankcjami organów skarbowych. Pomaga też optymalizować przepływy finansowe.
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą? Typowe sytuacje
Faktura korygująca jest konieczna zawsze. Musi być wystawiona, gdy pierwotny dokument nie odzwierciedla rzeczywistości. Dzieje się tak przy zmianie podstawy opodatkowania. Dotyczy to zwrotu towaru lub opakowania. Korekta jest potrzebna przy zwrocie środków pieniężnych. Wystawia się ją także przy błędach w cenie. Błędy w stawce VAT wymagają korekty. Korekta dotyczy też błędów w danych identyfikacyjnych. Nieprawidłowa data lub numer faktury to powód do korekty. Korekta faktur VAT jest konieczna przy zmianach w umowach. Nieścisłości w dokumentacji wymagają korekty. Zwroty towarów to typowa przyczyna korekt. Zmiany warunków umowy też jej wymagają.
Jaki jest termin wystawienia faktury korygującej?
Polskie przepisy nie określają sztywnego terminu. Nie ma ustawowego terminu wystawienia korekty. Podatnicy mają elastyczność w tym zakresie. Muszą jednak dokumentować wszelkie zmiany. Przepisy wskazują na konieczność sporządzenia korekty niezwłocznie. Należy to zrobić po zaistnieniu okoliczności. Termin wystawienia korekty powinien być niezwłoczny. Najlepiej wystawić ją w momencie zaistnienia okoliczności. Przepisy zalecają wystawienie korekty bez zbędnej zwłoki. Brak określonego terminu oznacza jedno. Korekta powinna być wystawiana szybko. Należy to zrobić, gdy tylko zauważysz błąd. Konieczność zmiany wymaga szybkiej reakcji.
- Wystawiaj korektę niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności.
- Unikaj zwlekania z wystawieniem korekty.
Unikanie zwlekania z wystawieniem korekty jest ważne. Pomaga to nie wzbudzić wątpliwości organów skarbowych.
Faktura korygująca a przedawnienie zobowiązania podatkowego
Termin wystawiania faktur korygujących jest ograniczony. Ogranicza go przedawnienie zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach. Bieg terminu liczymy od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności podatku. Prawo do wystawienia korekty wygasa z przedawnieniem. Jest to 5 lat od końca roku płatności podatku. Wystawienie faktury korygującej nie wpływa na przedawnienie. Korekta odnosi się do faktury pierwotnej. Ta faktura odzwierciedla powstanie obowiązku podatkowego. Termin wystawiania korekt upływa z chwilą przedawnienia zobowiązania. Korektę można wystawić do faktur nieprzedawnionych. W praktyce korekty wystawiamy przez 5 lat. Liczymy od końca roku płatności podatku. Przedawnienie może być zawieszone lub przerwane. Dzieje się tak na przykład przez egzekucję podatkową. Przypadki te wydłużają możliwość wystawiania korekt.
„Termin, w jakim należy wystawiać faktury korygujące, upływa z chwilą przedawnienia się zobowiązania podatkowego, którego dotyczą korygowane faktury.”
Podstawą prawną jest art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
| Kryterium | Termin |
|---|---|
| Przedawnienie zobowiązania podatkowego | 5 lat od końca roku kalendarzowego |
| Okres możliwego wystawiania korekt | Do końca okresu przedawnienia (zwykle 5 lat) |
Rodzaje faktur korygujących: in minus, in plus, do zera
Faktury korygujące dzielimy na typy. Są to korekty „in minus” i „in plus”. Korekta „in minus” zmniejsza podstawę opodatkowania. Korekta „in plus” ją zwiększa. Korekta in plus zwiększa VAT należny. Korekta in minus go zmniejsza. Istnieje też korekta do zera. Polega na anulowaniu faktury. Zmienia fakturę na zerową kwotę. Powoduje anulowanie wszystkich kwot. Dotyczy to także podatku VAT. Korekta do zera jest zasadna przy anulowaniu transakcji. Stosuje się ją przy zwrocie towaru lub usług. Wystawia się ją przy błędach na fakturze. Błędne dane kontrahenta też jej wymagają.
Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca musi mieć określone dane. Musi zawierać wszystkie elementy faktury pierwotnej. Dotyczy to danych sprzedawcy i nabywcy. Musi być data wystawienia. Potrzebny jest numer faktury. Ważny jest opis poprawki. Należy podać kwotę korygowaną. Faktura korygująca powinna zawierać numer kolejny. Musi mieć datę wystawienia. W systemie e-Faktur potrzebny jest numer identyfikujący. Dokument musi zawierać dane z faktury pierwotnej. Należy podać szczegóły korekty. Faktura korygująca powinna zawierać napis „KOREKTA”. Można też użyć napisu „FAKTURA KORYGUJĄCA”. Poprawki na fakturze powinny być jasne. Muszą być też czytelne. Korekta powinna zawierać dane z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.
Podstawą prawną są art. 106j ust. 1 i 2 ustawy o VAT.
Rozliczanie faktur korygujących: VAT i księgowanie
Korekta VAT powinna być rozliczona w odpowiednim okresie. Chodzi o okres, w którym warunki korekty spełniono. Fakturę korygującą VAT ujmujemy w deklaracji. Robimy to w okresie wystawienia korekty. Jeśli korekta dotyczy błędu formalnego, ujmujemy ją w bieżącej deklaracji. Błędy formalne to na przykład literówki. Nie wymagają one korygowania deklaracji VAT. W przypadku korekty wartości sprzedaży, ujmujemy ją inaczej. Korekta powinna być dokonana za okres, w którym ujęto fakturę pierwotną. Od 1 stycznia 2021 roku zmieniono przepisy o korektach. Wprowadzono wymóg potwierdzenia odbioru. Dotyczy to korekty in minus. Potwierdzenie może być elektroniczne. Korekta in plus nie wymaga potwierdzenia odbioru. Korektę in minus ujmujemy w okresie otrzymania potwierdzenia. Korektę in plus ujmujemy w okresie wystawienia korekty. Rozliczenie korekt „in minus” następuje w okresie przyczyny korekty. Korekty „in plus” rozliczamy na bieżąco. Korekta do zera wpływa na deklaracje VAT. Wymaga odpowiedniego księgowania. Faktury korygujące oznaczamy w JPK_V7. Zapewnia to poprawne rozliczenie VAT.
- Sprawdź, czy korekta to błąd formalny czy merytoryczny.
- Przechowuj dokumentację potwierdzającą przyczyny korekty.
Dokumentacja i przechowywanie faktur korygujących
Do wystawienia faktury korygującej potrzebne są dokumenty. Muszą potwierdzać zmianę. Mogą to być umowy lub notatki. Potwierdzenia zwrotów też są ważne. Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków jest wymagana. Dotyczy to korekt zmniejszających podstawę opodatkowania. Należy zachować dokumentację. Potwierdza ona przyczyny i sposób korekty. Dokumentację związaną z korektami przechowujemy przez 5 lat. Liczymy od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności VAT. Przechowywanie dokumentów VAT jest obowiązkowe. Trwa do momentu przedawnienia zobowiązania. Okres przechowywania dokumentów to 5 lat.
| Dokumentacja | Okres przechowywania |
|---|---|
| Faktury korygujące i związane dokumenty | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności VAT |
Najczęstsze błędy przy korektach i jak ich unikać
Najczęstsze błędy to brak oznaczenia korekty. Błędem jest brak uzasadnienia. Często zdarzają się opóźnienia. Błędne księgowanie to też problem. Brak dokumentacji jest poważnym błędem. Inne częste błędy to niepoprawne wyliczenia podatku. Nieaktualne stawki VAT powodują błędy. Zaniedbanie terminów jest częste. Błędy w fakturach mogą prowadzić do odsetek. Mogą też prowadzić do kar administracyjnych. Kontrole podatkowe mogą wynikać z błędów. Nieprawidłowe wyliczenia VAT to ryzyko. Mogą prowadzić do niedopłaty lub nadpłaty.
- Posiadaj odpowiednią dokumentację potwierdzającą zmiany.
- Zachowaj zgodność z wymogami prawnymi.
- Dokładnie śledź zmiany w transakcjach.
- Ważne jest szybkie wystawianie korekt.
- Dokumentacja powinna być dobrze archiwizowana.
Korekta faktury w kontekście KSeF i cyfryzacji
Cyfryzacja wpływa na korekty faktur. W 2026 roku wdrożymy KSeF. Będzie to system obowiązkowy w Polsce. Planowane jest obowiązkowe wdrożenie KSeF. Rozwija się elektroniczne rozliczanie VAT. Fakturowanie staje się cyfrowe. Automatyzacja procesów księgowych pomaga. Dotyczy to także korekt. Nowoczesne programy do fakturowania są używane. Zwiększa to transparentność firm. Poprawia ich wiarygodność. Dbałość o zgodność z przepisami rośnie. Elektroniczne systemy fakturowania są coraz popularniejsze. Narzędzia analityczne wspierają kontrole. Należą do nich JPK i big data.
Najczęściej zadawane pytania o korektę faktury
Czy można skorygować fakturę po likwidacji działalności gospodarczej?
Tak, skorygowanie faktury po likwidacji jest możliwe. Wymaga to odpowiednich dokumentów. Potrzebne są też wyjaśnienia.
Jakie dokumenty są potrzebne do wystawienia faktury korygującej?
Do wystawienia korekty potrzebne są dokumenty. Muszą potwierdzać zmianę. Mogą to być umowy lub notatki. Potwierdzenia zwrotów też są ważne.
Czy wystawienie faktury korygującej wpływa na przedawnienie zobowiązania podatkowego?
Nie, wystawienie faktury korygującej nie wpływa na przedawnienie. Przedawnienie wynosi 5 lat od końca roku płatności.
Czy faktura korygująca musi zawierać te same dane co pierwotna faktura?
Tak, korekta musi zawierać obowiązkowe elementy faktury pierwotnej. Dodatkowo zawiera szczegóły poprawki i korygowaną kwotę.
Podsumowanie
Korekta faktury jest niezbędna. Pozwala naprawić błędy. Odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji. Przepisy nie narzucają sztywnego terminu wystawienia. Korektę należy wystawić niezwłocznie. Robimy to po zaistnieniu przyczyny. Możliwość wystawienia korekty jest ograniczona. Ogranicza ją 5-letni termin przedawnienia. Liczy się go od końca roku płatności podatku. Wystawienie korekty nie zmienia tego terminu. Ważne jest prawidłowe dokumentowanie zmian. Należy też odpowiednio księgować korekty. Przestrzeganie zasad minimalizuje ryzyko. Chroni przed problemami z organami skarbowymi.
Zobacz także:
