Paragon to dokument potwierdzający zakup. Jest on kluczowy dla konsumenta i systemu podatkowego. Zrozumienie różnic między paragonem fiskalnym a niefiskalnym jest bardzo ważne. Wyjaśniamy, co powinien zawierać prawidłowy paragon. Podpowiadamy, dlaczego warto go zawsze brać i sprawdzać.
Czym jest paragon fiskalny i niefiskalny?
Paragon jest dowodem dokonania transakcji. Potwierdza sprzedaż towarów lub usług. Wydaje go sprzedawca posiadający kasę fiskalną. Paragony pełnią ważną funkcję. Wspierają prawidłowe funkcjonowanie systemu podatkowego.
Istnieją dwa rodzaje paragonów. Wyróżniamy paragon fiskalny i paragon niefiskalny. Paragon fiskalny wystawia kasa rejestrująca. Zawiera on istotne elementy. Służy rozliczaniu podatku VAT. Jest to dokument mający moc prawną.
Paragon niefiskalny to inny dokument. Jest drukowany przed fiskalizacją urządzenia. Pojawia się głównie w gastronomii. Nie jest to dowód zakupu. Nie może być traktowany jako podstawa rozliczeń. Paragon niefiskalny musi być wyraźnie oznaczony. Powinien mieć napis „niefiskalny”. Nie zawiera danych fiskalnych sprzedawcy. Brakuje na nim NIP-u sprzedawcy. Nie ma stawki VAT ani sumy podatku.
Dlaczego warto sprawdzać paragony?
Sprawdzanie paragonów jest kluczowe. Pomaga w kontroli wydatków. Jest też ważne dla funkcjonowania gospodarki. Konsument powinien domagać się prawidłowego paragonu fiskalnego. Otrzymuje go po zakupie.
Brak prawidłowego paragonu fiskalnego ma konsekwencje. Powoduje utratę możliwości reklamacji. Utrudnia też zwrot towaru. Paragon jest podstawowym dowodem zakupu. Pozwala dochodzić praw klienta.
Wydawanie paragonów niefiskalnych jest szkodliwe. Narusza zasady uczciwej konkurencji. Może prowadzić do konsekwencji prawnych. Wpływa na ograniczenie wpływów do budżetu państwa. Państwo traci na niezarejestrowanej sprzedaży. Konsumenci powinni być świadomi tego problemu. Mogą zgłaszać przypadki wydawania niefiskalnych paragonów. Można to robić anonimowo.
Jak rozpoznać prawidłowy paragon fiskalny?
Prawidłowy paragon fiskalny musi zawierać określone informacje. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z maja 2019 r., lista danych jest długa. Na paragonie znajdziesz imię lub nazwę podatnika. Jest tam też adres punktu sprzedaży. Musi być podany NIP podatnika. Ważny jest numer kolejny wydruku. Paragon zawiera datę, godzinę i minutę sprzedaży.
Główny napis to „PARAGON FISKALNY”. Na paragonie umieszcza się nazwę towaru lub usługi. Podaje się cenę jednostkową. Wskazuje się ilość i wartość sprzedaży. Oznacza się stawkę VAT. Widoczna jest wartość opustów i narzutów. Podaje się wartość brutto i wysokość podatku według stawek. Jest też wartość sprzedaży zwolnionej od podatku. Na końcu widnieje łączna wartość brutto sprzedaży. Oznacza się walutę.
Na paragonie musi być numer paragonu. Jest też numer kasy i oznaczenie kasjera. Na żądanie nabywcy można umieścić NIP nabywcy. W ostatniej linii centralnie znajduje się logo fiskalne. Obok jest unikatowy numer kasy. Sprzęt fiskalny musi mieć homologację Głównego Urzędu Miar.
Dane na paragonie mają określony układ. Muszą być czytelne. Wysokość znaków nie może być mniejsza niż 2,5 mm. Taśma paragonowa ma szerokość co najmniej 28 mm. Ilość znaków w linii to minimum 17. Nazwa towaru lub usługi ma co najmniej 12 znaków. Druk wytłuszczony jest większy. Ma co najmniej 150% wysokości znaków w części fiskalnej. Te wymogi techniczne zapewniają czytelność i poprawność dokumentu.
Ile znaków musi mieć nazwa towaru na paragonie?
Nazwa towaru lub usługi na paragonie fiskalnym musi mieć co najmniej 12 znaków. Taki wymóg zapewnia jej czytelność.
Jakie są minimalne wymiary taśmy paragonowej?
Minimalna szerokość taśmy paragonowej to 28 mm. Zgodnie z przepisami taśma nie może być węższa.
Gdzie znaleźć numer paragonu fiskalnego?
Numer paragonu fiskalnego jest unikalnym identyfikatorem. Każdy wydruk z kasy go posiada. Numer może mieć od 6 do 15 cyfr. Czasem pojawiają się litery. Zwykle numer znajduje się w kilku miejscach. Może być nad napisem „PARAGON FISKALNY”. Często jest w prawym górnym rogu. Inna możliwość to dół paragonu. Znajduje się tam w linii systemowej.
Numer kasy fiskalnej też jest ważny. Zazwyczaj umieszcza się go na górze paragonu. Ten numer jest unikalny dla danego urządzenia. Numer dowodu zakupu ułatwia znalezienie transakcji. Umożliwia szybkie odszukanie sprzedaży w systemie sprzedawcy.
Lokalizacja numeru paragonu różni się. Zależy od sklepu lub sprzedawcy. W niektórych miejscach jest pod konkretnymi nagłówkami. Na przykład, w Biedronce jest zaraz pod danymi sprzedawcy. Znajduje się nad napisem „PARAGON FISKALNY”. W Carrefour i Castorama numer jest pod „SUMA PLN”. Leży nad NIP nabywcy. W Leroy Merlin jest pod „SUMA PLN”. Znajduje się też pod formą płatności. Występuje nad NIP nabywcy. W Media Expert jest powyżej „NIP nabywcy”. Leży w linii od „#Kasa”. W Rossmannie numer jest nad „PARAGON FISKALNY”. Znajduje się też nad datą zakupu. W przypadku biletu postojowego w Poznaniu numer jest pod datą ważności. Znajduje się nad kwotą postoju.
Czy numer paragonu jest zawsze w tym samym miejscu?
Nie, numer paragonu fiskalnego może znajdować się w różnych miejscach. Zależy to od typu kasy fiskalnej i ustawień sprzedawcy.
Anulowanie i korekta paragonów fiskalnych
Popełnienie błędu na kasie fiskalnej zdarza się. Anulowanie paragonu fiskalnego jest normalną procedurą. Nie można jednak bezpośrednio edytować transakcji. Urządzenie fiskalne nie pozwala na taką zmianę.
Prawo przewiduje możliwość anulowania błędnych paragonów. Musisz spełnić określone wymagania formalne. Jeśli błąd zdarzył się na otwartym paragonie, możesz go skorygować. Wymaga to kilku kliknięć na kasie. Zazwyczaj używa się przycisków 'F’, 'C’ lub 'opcje’.
Gdy paragon został już zamknięty, korekta jest inna. Nie jest możliwa z użyciem kasy fiskalnej. Musisz wydrukować nowy, poprawny paragon. Wręczasz go klientowi. Felerny dokument zatrzymujesz. Wpinasz go do protokołu. Protokół dokumentuje wydrukowanie błędnego paragonu. Może to być wpis w zeszycie. Można też użyć wydrukowanego dokumentu. Protokół musi zawierać wartość brutto błędu. Wskazuje podatek. Opisuje przyczynę pomyłki. Dołącza się oryginał błędnego paragonu. Musisz dokonywać wpisów do ewidencji pomyłek. Dokładnie ujmujesz korekty w dokumentacji księgowej. Wykonujesz poprawną sprzedaż po korekcie. Przechowujesz protokół w bezpiecznym miejscu. Jest potrzebny na wypadek kontroli.
W ewidencji pomyłek musisz zawrzeć wartość brutto. Wskazujesz podatek VAT. Opisujesz przyczynę błędu. Dołączasz oryginał paragonu. W przypadku błędów w stawkach VAT, korekta musi być odzwierciedlona w deklaracji VAT. Anulowanie paragonu jest normalnym, często stosowanym procederem.
Czy można anulować paragon po jego zamknięciu?
Nie można anulować paragonu bezpośrednio na kasie po jego zamknięciu. Konieczna jest korekta w dokumentacji zewnętrznej. Musisz wydrukować nowy, poprawny paragon.
Paragon z NIP a faktura uproszczona
Paragon fiskalny jest podstawą do wystawienia faktury. Dotyczy to transakcji na rzecz osób fizycznych. Oraz rolników ryczałtowych. Jeśli nabywca zażąda wpisu NIP-u, sytuacja jest inna. Gdy kwota transakcji nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro, paragon może być uznany za fakturę uproszczoną. Wartość limitu dla paragonów z NIP to 450 zł brutto. Powyżej tej kwoty konieczne jest podanie NIP w momencie sprzedaży. Klient musi podać NIP, aby otrzymać fakturę VAT na podstawie paragonu.
Obecne przepisy zabraniają wystawiania faktury. Nie można jej wystawić na podstawie paragonu bez NIP. Przy księgowaniu paragonów z NIP pojawiały się wątpliwości. Niektórzy zastanawiali się, jaki numer przyjąć. Numer paragonu fiskalnego znajduje się w lewym dolnym rogu kasy. Numer w prawym górnym rogu to kolejny numer wydruku. NIP na paragonie musi znajdować się przed logo fiskalnym. Powinien być przed numerem unikatowym. Musi być w części fiskalnej dokumentu.
Od 1 sierpnia 2026 r. zmienią się zasady. Wystawianie faktur uproszczonych będzie w KSeF. Dotyczy to także paragonów z NIP. Będą one możliwe wyłącznie jako e-faktury. Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 2026 roku dla faktur uproszczonych. Przedłużono obowiązkowe korzystanie z KSeF. Dotyczy to niektórych wystawców do 31 grudnia 2026 r. Warto monitorować te zmiany legislacyjne. Pomaga to dostosować procedury księgowe. W systemie wfirma.pl paragon z NIP księguje się. Jest to wydatek w KPiR. Wpisuje się go też w rejestrze VAT zakupów.
Jaki jest limit kwoty dla paragonu z NIP traktowanego jako faktura uproszczona?
Limit wartości transakcji to 450 zł brutto lub 100 euro. Paragon z NIP do tej kwoty może być fakturą uproszczoną.
Czy paragon bez NIP może być podstawą do faktury?
Obecnie obowiązujące przepisy zabraniają wystawienia faktury na rzecz firmy na podstawie paragonu, który nie zawiera numeru NIP. NIP musi być na paragonie w momencie sprzedaży.
Działania państwa i trendy
Ministerstwo Finansów podejmuje działania. Mają one ograniczyć wydawanie niefiskalnych paragonów. Prowadzi kampanie edukacyjne. Przykładem jest „Nie daj się oszukać – Sprawdź paragon”. Kampania promuje weryfikację paragonów. Chodzi o paragony fiskalne i uczciwą konkurencję. Loteria paragonowa też promuje weryfikację. Zachęca do brania paragonów. Uczestnictwo w loterii wymaga posiadania zweryfikowanego paragonu fiskalnego.
Wprowadzono nowe technologie fiskalne. Kasy fiskalne online są coraz popularniejsze. Od 2020 roku wprowadzono e-paragony. Mogą być wydawane za zgodą nabywcy. E-paragony można wysyłać na e-mail. Można je otrzymać SMS-em. Dostępne są przez aplikację mobilną. W Polsce dopuszczono wirtualne kasy fiskalne. Uber i Bolt korzystają z nich. Pierwszy pilotaż e-paragonów był w 2019 roku. Przeprowadzono go z PKO Bankiem Polskim. Od początku 2021 roku e-paragony są z wirtualnych kas. System HUB Paragonowy umożliwia przesłanie e-paragonu na telefon. Przechowuje e-paragony przez 30 dni.
Obecnie trwają prace nad integracją VIDA. To skrót od VAT in the Digital Age. Planowane jest wdrożenie w UE i Polsce. Wzrost znaczenia elektronicznych paragonów jest widoczny. Automatyzacja ewidencji i rozliczeń fiskalnych postępuje. Zwiększa się kontrola. Transparentność w handlu rośnie. Przedsiębiorcy powinni aktualizować systemy kas. Muszą dostosować je do nowych wymogów. Warto śledzić zmiany legislacyjne. Dotyczą one VIDA i KSeF. Pomaga to uniknąć kar i nieprawidłowości.
„Ministerstwo Finansów prowadzi kampanie edukacyjne, takie jak „Nie daj się oszukać – Sprawdź paragon”.” – Ministerstwo Finansów
„Loteria paragonowa promuje weryfikację paragonów fiskalnych i uczciwą konkurencję.” – Ministerstwo Finansów
„Wydawanie paragonów niefiskalnych narusza zasady uczciwej konkurencji i może prowadzić do konsekwencji prawnych.”
Podsumowanie
Paragon fiskalny jest kluczowym dokumentem. Potwierdza zakup i wspiera system podatkowy. Różni się od paragonu niefiskalnego. Ten ostatni nie ma mocy prawnej. Sprawdzanie paragonów chroni konsumenta. Zapewnia możliwość reklamacji i zwrotu. Pomaga też w walce z szarą strefą. Państwo promuje uczciwość. Robi to przez kampanie i loterie. Nowe technologie wprowadzają e-paragony i KSeF. Zmieniają sposób dokumentowania sprzedaży. Zrozumienie zasad wystawiania i czytania paragonów jest ważne. Dotyczy to konsumentów i przedsiębiorców.
Zobacz także:
