Faktura zaliczkowa to kluczowy dokument w obrocie gospodarczym. Potwierdza otrzymanie części płatności przed realizacją usługi lub dostawą towaru. Wystawienie i rozliczenie zaliczek ma duże znaczenie dla sprzedawców oraz nabywców. Właściwe postępowanie zapewnia płynność finansową i zgodność z przepisami.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki od kontrahenta. Potwierdza przyjęcie części należności. Wystawia się ją przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Faktura zaliczkowa jest formą częściowej płatności. Pomaga zarządzać płynnością w biznesie.
Zaliczki muszą być ściśle przyporządkowane do przyszłych dóbr. Stosuje się ją przy kosztownych przedsięwzięciach. Przykładem są duże remonty. Dokument rejestruje otrzymanie zaliczki, zadatku lub przedpłaty. Faktura potwierdza każdą część płatności osobno. Odnosi się jednak do jednego zamówienia.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa to dokument potwierdzający przyjęcie zaliczki na poczet przyszłego zamówienia. Dokumentuje otrzymanie części zapłaty przed realizacją usługi lub dostawą towaru.
Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje przy otrzymaniu zaliczki. Dotyczy to całości lub części zapłaty. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania. Fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu zapłaty.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej jest określony przepisami. Należy ją wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca. Chodzi o miesiąc następujący po otrzymaniu zaliczki. Można wystawić fakturę wcześniej. Nie wcześniej jednak niż 60 dni przed otrzymaniem płatności.
Od 1 września 2023 roku obowiązują nowe zasady. Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury zaliczkowej. Dotyczy to sytuacji, gdy cała zapłata nastąpiła w tym samym miesiącu. Wystarczy wtedy faktura końcowa. Faktura końcowa musi zawierać datę otrzymania zaliczki.
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawia się, gdy otrzymano część lub całość zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Obowiązek powstaje najpóźniej 15 dnia miesiąca po otrzymaniu płatności.
Kiedy najpóźniej należy wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę.
Czy można wystawić fakturę zaliczkową przed otrzymaniem zapłaty?
Tak, można wystawić fakturę zaliczkową do 60 dni przed otrzymaniem zapłaty.
Co musi zawierać faktura zaliczkowa?
Prawidłowa faktura zaliczkowa zawiera szereg elementów. Musi mieć datę wystawienia oraz unikalny numer. Podaje się pełne dane sprzedawcy i nabywcy. Wymagane są nazwy firm, adresy i numery NIP. Faktura musi opisywać przedmiot zaliczki. Należy podać nazwę towaru lub usługi. Wskazuje się ilość, cenę i wartość zaliczki.
Faktura zawiera kwotę zaliczki oraz termin płatności. Obowiązkowe elementy to NIP, opis, wartość netto i VAT. Podaje się także sumę do zapłaty. Na fakturze powinna być data otrzymania zaliczki. W przypadku wielu zaliczek, ostatnia faktura odnosi się do poprzednich. Kwota podatku wyraża się w złotych. Zaokrągla się ją do groszy.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- Datę wystawienia i unikalny numer.
- Pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP).
- Datę otrzymania zaliczki.
- Opis towaru lub usługi (nazwa, ilość, cena).
- Wartość netto, stawkę i kwotę VAT.
- Kwotę brutto zaliczki.
- Informacje o terminie realizacji zamówienia.
- Informacje o poprzednich fakturach zaliczkowych (jeśli są).
Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa powinna zawierać datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, datę otrzymania zaliczki, opis zamówienia, kwotę netto, brutto oraz kwotę podatku VAT.
Faktura końcowa – kiedy i jak ją wystawić?
Po wykonaniu usługi lub dostawie towaru wystawia się fakturę końcową. Dzieje się to, gdy wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową. Fakturę końcową należy wystawić do 15. dnia miesiąca. Chodzi o miesiąc następujący po dostawie lub wykonaniu usługi. Faktura końcowa służy do ostatecznego rozliczenia. Pomniejsza wartość o kwoty wcześniej otrzymanych zaliczek.
Faktura końcowa musi zawierać numery wszystkich poprzednich faktur zaliczkowych. W przypadku, gdy faktura zaliczkowa pokryła 100% wartości transakcji, faktura końcowa nie jest obowiązkowa. Jest to jednak częsta praktyka. Jeśli zaliczka była tylko częścią płatności, faktura końcowa jest niezbędna. Rozlicza ona pozostałą kwotę.
Różnice między fakturą zaliczkową a końcową:
| Cecha | Faktura zaliczkowa | Faktura końcowa |
|---|---|---|
| Moment wystawienia | Po otrzymaniu zaliczki, przed realizacją | Po realizacji usługi/dostawy |
| Cel | Dokumentuje otrzymanie części płatności | Rozlicza całość transakcji, pomniejsza o zaliczki |
| Zawartość | Kwota zaliczki, VAT od zaliczki | Cała wartość transakcji, odwołanie do zaliczkowych |
Kiedy wystawia się fakturę końcową?
Fakturę końcową wystawia się po zrealizowaniu usługi lub dostarczeniu towaru, dla których wcześniej pobrano zaliczkę i wystawiono fakturę zaliczkową. Należy ją wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po realizacji.
Rozliczenie zaliczek w VAT i PIT/CIT
Otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Dzieje się to w dacie jej otrzymania. Podatnik rozlicza VAT na podstawie faktury zaliczkowej. Kwotę zaliczki należy wykazać w deklaracji VAT za okres jej otrzymania. Nabywca ma prawo odliczyć VAT naliczony. Odlicza go na podstawie otrzymanej faktury zaliczkowej.
Faktury zaliczkowe inaczej rozlicza się w podatku dochodowym. Zaliczka nie jest przychodem w PIT/CIT w momencie jej otrzymania. Przychód powstaje dopiero po realizacji usługi lub dostawie towaru. Wtedy rozlicza się go na podstawie faktury końcowej lub całościowej. Prawidłowe zaksięgowanie zaliczek jest kluczowe. Wymaga to uwzględnienia korekt i zwrotów.
Podczas rozliczania zaliczek ważne jest:
- Rejestracja kontroli zaliczek na specjalnym koncie.
- Odzwierciedlenie wpływu zaliczki w systemie finansowym.
- Odliczenie VAT po otrzymaniu faktury zaliczkowej.
- Rozpoznanie przychodu w PIT/CIT po dostawie lub usłudze.
- Monitorowanie sald zaliczek.
Jak rozliczyć VAT od faktury zaliczkowej?
VAT od otrzymanej zaliczki rozlicza się w deklaracji VAT za okres, w którym zaliczka została otrzymana. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wpływu środków.
Czy zaliczka jest przychodem w podatku dochodowym?
Nie, zaliczka nie jest przychodem w PIT/CIT w momencie jej otrzymania. Przychód podatkowy powstaje dopiero w momencie realizacji usługi lub dostawy towaru.
Wyjątki od wystawiania faktury zaliczkowej
W niektórych przypadkach nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej. Dotyczy to konkretnych rodzajów dostaw i usług. Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Wyjątek stanowią też dostawy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej. Dotyczy to również gazu przewodowego.
Obowiązku nie ma także przy świadczeniu usług telekomunikacyjnych. Obejmuje to usługi najmu, dzierżawy lub leasingu. Usługi ochrony osób i mienia również są wyłączone. Nie wystawia się ich przy usługach dozoru mienia. Usługi prawne oraz biurowe także podlegają temu wyłączeniu.
Kiedy faktura zaliczkowa nie musi być wystawiona?
Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać m.in. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, dostawach energii, usługach telekomunikacyjnych, najmu, ochrony, dozoru czy usługach prawnych.
Zmiany w przepisach i KSeF
Od 1 września 2023 roku wprowadzono uproszczenia. Nowelizacja ustawy o VAT dotyczy faktur zaliczkowych. Jeśli płatność i czynność dzieją się w tym samym miesiącu, wystarczy faktura końcowa. Faktura końcowa musi zawierać datę otrzymania zapłaty. Dotyczy to całości lub części.
W 2026 roku planowane jest obowiązkowe wdrożenie KSeF. Krajowy System e-Faktur wpłynie na sposób dokumentowania. Faktury będą wystawiane i przesyłane elektronicznie. System uwzględni przyszłe wymogi VIDY (VAT in the Digital Age). Już od 1 września 2023 r. można wystawić fakturę rozliczeniową w KSeF. Jest to możliwe, nawet jeśli wcześniejsze faktury były poza systemem.
Projekt SLIM VAT 3 również przewiduje zmiany. Planuje się możliwość rezygnacji z obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. Dotyczy to niektórych przypadków. Warto monitorować zmiany legislacyjne.
Jakie zmiany dotyczące faktur zaliczkowych obowiązują od 1 września 2023 roku?
Od 1 września 2023 roku, jeśli całość lub część zapłaty i realizacja usługi/dostawy nastąpiły w tym samym miesiącu, można nie wystawiać faktury zaliczkowej. Wystarczy faktura końcowa z datą otrzymania zapłaty.
Co to jest KSeF i jak wpłynie na faktury zaliczkowe?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system elektronicznego fakturowania. Będzie obowiązkowy od 2026 roku. Wprowadzi elektroniczny obieg faktur, w tym zaliczkowych i końcowych.
Faktura zaliczkowa a zadatek
Warto odróżnić zaliczkę od zadatku. Te pojęcia są często mylone. Różnią się w skutkach prawnych. Różnią się także w przypadku rezygnacji z transakcji.
Zaliczka jest zwracana klientowi. Dzieje się tak, gdy umowa nie zostanie zrealizowana. Powód nie ma znaczenia. Po prostu zwraca się wpłacone środki.
Zadatek ma inną funkcję. Stanowi formę zabezpieczenia umowy. Jeśli strona, która wpłaciła zadatek, rezygnuje, traci go. Jeśli strona, która otrzymała zadatek, nie wywiąże się z umowy, zwraca zadatek w podwójnej wysokości. Pamiętaj, czym różnią się zaliczka i zadatek.
Czym różni się zaliczka od zadatku?
Zaliczka jest zwracana w przypadku niezrealizowania umowy. Zadatek stanowi zabezpieczenie umowy – strona rezygnująca z własnej winy traci zadatek (lub musi zwrócić go w podwójnej wysokości).
Praktyczne wskazówki i pułapki
Wystawianie faktur zaliczkowych wymaga dokładności. Unikaj błędów terminowych. Sprawdzaj poprawność danych sprzedawcy i kupującego. Prawidłowa numeracja faktur jest ważna. Błędy mogą powodować problemy z rozliczeniem VAT. Wpływają też na ewidencję księgową.
Dokumentuj faktury zaliczkowe. Jest to ważne dla audytu finansowego. Komunikuj zasady klientom i dostawcom. Jasne ustalenia zapobiegają nieporozumieniom. Monitoruj zmiany w przepisach. Mogą one wpływać na fakturowanie. Regularne audyty wewnętrzne pomagają uniknąć błędów. Konsultacje z księgowymi są cenne.
Jeśli klient nie zapłaci reszty kwoty, możesz dochodzić należności. Robisz to na podstawie faktury zaliczkowej i końcowej. Jeśli zwrócisz zaliczkę, skoryguj VAT.
Na co uważać przy wystawianiu faktury zaliczkowej?
Należy uważać na terminy wystawienia, poprawność danych sprzedawcy i nabywcy oraz prawidłową numerację. Ważne jest też właściwe rozliczenie VAT i przychodu.
Programy do fakturowania i alternatywy
Używanie programów do fakturowania automatyzuje proces. Ułatwia wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych. Programy pomagają w prowadzeniu rzetelnej ewidencji. Integrują się z systemami księgowymi online. Obsługują e-sklepy (np. Allegro, Shoper).
Przykładowe programy do fakturowania:
- Fakturownia (oferuje darmowy plan do 3 faktur).
- inFakt (ma plany od 5 zł/mc).
- FakturaXL (oferuje darmowy plan do 10 faktur).
W przypadku braku zgody na fakturę zaliczkową są alternatywy. Firma faktoringowa może pomóc. Oferuje elastyczne finansowanie kontraktów. Przyspiesza płatności. Możliwe są wypłaty w transzach. Faktoring może poprawić płynność finansową.
Podsumowanie
Faktury zaliczkowe to ważny element obrotu. Ułatwiają kontrolę nad przepływem środków. Zabezpieczają interesy sprzedającego. Wymagają jednak dokładności i uwagi. Prawidłowe wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych jest kluczowe. Zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi. Pomaga uniknąć problemów z urzędem skarbowym. Monitorowanie zmian w prawie jest niezbędne. Korzystanie z nowoczesnych narzędzi ułatwia ten proces.
Zobacz także:
