Kompensata faktury to bezgotówkowy sposób rozliczenia wzajemnych należności między kontrahentami. Pozwala uprościć płatności i poprawić płynność firmy.
Czym jest kompensata faktury?
Kompensata polega na bilansowaniu wierzytelności i zobowiązań. Dotyczy to tych samych kontrahentów. Obie strony transakcji są jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem. Mechanizm ten pozwala na proste zarządzanie finansami. Kompensata faktury to mechanizm prawny. Umożliwia wzajemne umorzenie zobowiązań finansowych. Rozliczenie następuje bezgotówkowo. Proces kompensaty redukuje zadłużenie. Dług jest umarzany do wysokości niższej kwoty. Kompensata nie jest formą płatności. Nie należy jej mylić z barterem. Obejmuje należności pieniężne i niepieniężne.
Rodzaje kompensaty faktur
W praktyce gospodarczej wyróżnia się dwa główne rodzaje kompensaty. Są to kompensata ustawowa i kompensata umowna. Różnią się one podstawą prawną i sposobem zastosowania. Przepisy prawa rachunkowego uznają obie formy. Kompensata może być całkowita, częściowa lub warunkowa. Kompensata ustawowa działa automatycznie. Wymaga spełnienia warunków prawnych. Kompensata umowna wymaga porozumienia stron. Jest ustalana na podstawie umowy.
Kompensata ustawowa – warunki i zasady
Kompensata ustawowa opiera się na przepisach Kodeksu Cywilnego. Regulują ją artykuły 498-505 KC. Kompensata ustawowa jest możliwa po spełnieniu konkretnych warunków. Gdy dwie osoby są jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem, mogą dokonać potrącenia. Wierzytelności muszą być tego samego rodzaju. Zazwyczaj są to pieniądze. Wierzytelności muszą być wymagalne. Oznacza to, że termin płatności minął. Muszą też być możliwe do dochodzenia przed sądem. Potrącenie następuje do wysokości niższej wierzytelności. Kompensata ustawowa wymaga złożenia oświadczenia woli. Oświadczenie można złożyć ustnie lub pisemnie. Zalecana jest forma pisemna dla celów dowodowych.
Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony.
Czym są wierzytelności wymagalne?
Wierzytelności wymagalne to długi, których termin płatności już upłynął.
Kompensata umowna – elastyczne rozwiązanie
Kompensata umowna opiera się na umowie między stronami. Jest bardziej elastyczna niż kompensata ustawowa. Strony ustalają jej warunki. Podstawą jest zasada swobody umów. Kompensata umowna wymaga zawarcia pisemnej umowy. Umowa kompensacyjna określa kwoty i warunki rozliczenia. Za zgodą stron można kompensować wierzytelności niewymagalne. Można też objąć nią wierzytelności przeterminowane lub zajęte. Warunki muszą być jasno określone w umowie.
Jak przeprowadzić kompensatę faktur?
Przeprowadzenie kompensaty wymaga zgody obu stron. Konieczne jest sporządzenie odpowiedniego dokumentu. Może to być oświadczenie o kompensacie lub umowa. Forma oświadczenia o kompensacie jest dowolna. Zaleca się formę pisemną. Oświadczenie powinno zawierać kilka kluczowych elementów. Wskaż datę sporządzenia dokumentu. Oznacz strony dokonujące kompensaty. Podaj wysokość obu wierzytelności. Wymień dokumenty, które są podstawą wierzytelności (np. numery faktur). Określ wysokość kompensaty. Wskaż kwotę pozostałego do zapłaty zobowiązania. Dokument powinien być podpisany przez obie strony. Należy wyliczyć wartość kompensaty. Odejmiesz niższą kwotę od wyższej. Przy kompensacie umownej zawrzyj umowę. Przy kompensacie ustawowej złóż oświadczenie.
Co powinno zawierać oświadczenie o kompensacie?
Oświadczenie o kompensacie powinno zawierać datę, dane stron, kwoty wierzytelności i podpisy.
Kiedy kompensata należności nie jest możliwa?
Kompensata nie ma zastosowania w pewnych sytuacjach. Nie można jej dokonać dla wierzytelności niewymagalnych. Wyjątkiem jest kompensata umowna. Nie kompensuje się należności przeterminowanych. Istnieją od tego wyjątki. Należności zajęte są wyłączone z kompensaty. Chyba że dłużnik stał się wierzycielem przed zajęciem. Nie podlegają kompensacie należności o dostarczenie środków utrzymania. Wykluczone są też należności z czynów niedozwolonych. Przepisy odrębne mogą wyłączyć inne wierzytelności. Kompensata nie jest możliwa, gdy nie istnieją wzajemne zobowiązania. Zobowiązania muszą być wymagalne (poza umowną). Zobowiązania muszą mieć ten sam charakter.
Sprawdź przepisy szczegółowe dotyczące wykluczeń z kompensaty.
Kompensata a podatek VAT i płynność finansowa
Skorzystanie z kompensaty nie wpływa na opodatkowanie VAT. Nie wpływa też na prawo do odliczenia podatku VAT. Kompensata nie jest formą zapłaty. Nie odbywa się przez rachunek bankowy. Ma to znaczenie dla zwrotu VAT. Podatnik może liczyć na przyspieszony zwrot VAT. Termin wynosi do 25 dni. Jest to możliwe, gdy wartość kompensaty wynosi do 15 000 zł. W przypadku przekroczenia limitu 15 000 zł, zwrot nie jest przyspieszony. Obowiązuje standardowy termin 60 dni. Kompensata poprawia płynność finansową firmy. Redukuje koszty transakcyjne związane z przelewami. Upraszcza procesy rozliczeniowe między kontrahentami.
Kompensata a mechanizm podzielonej płatności (MPP)
Mechanizm podzielonej płatności (MPP) obowiązuje od 1 listopada 2019 r. Dotyczy faktur powyżej 15 000 zł. Stosuje się go dla określonych towarów i usług. Kompensata nie jest płatnością na rachunek bankowy. Nie zastępuje obowiązku stosowania MPP. Jeśli transakcja jest objęta MPP, część płatności musi trafić na rachunek VAT. Kompensaty powyżej 15 000 zł mogą mieć wpływ na koszty uzyskania przychodów. Nie są kosztem, jeśli płatność następuje z pominięciem rachunku bankowego. Limit płatności gotówkowych wynosi 15 000 zł.
Kompensata nie zastępuje obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności dla transakcji nim objętych.
Odpowiedzialność solidarna w VAT
Od 1 stycznia 2020 r. wprowadzono odpowiedzialność solidarną w VAT. Nabywca odpowiada za zaległości podatkowe dostawcy. Dzieje się tak, jeśli zapłata nastąpiła na niewłaściwy rachunek bankowy. Kompensata nie jest płatnością na rachunek. Nie rodzi ryzyka odpowiedzialności solidarnej z tytułu płatności na niewłaściwy rachunek. Przepisy dotyczące odpowiedzialności solidarnej znajdują się w Ordynacji podatkowej (art. 117ba).
Korzyści ze stosowania kompensaty
Stosowanie kompensaty przynosi wiele korzyści. Poprawiasz płynność finansową firmy. Rozliczasz długi bez angażowania gotówki. Zmniejszasz liczbę przelewów bankowych. Redukujesz tym samym koszty transakcyjne. Kompensata upraszcza rozliczenia finansowe. Pozwala szybciej uregulować wzajemne zobowiązania. Zwiększa bezpieczeństwo transakcji. Jest to bezgotówkowa forma rozliczenia.
- Poprawiasz płynność finansową firmy.
- Zmniejszasz koszty przelewów bankowych.
- Upraszczasz procesy rozliczeniowe.
- Rozliczasz wzajemne długi bez angażowania gotówki.
Księgowanie kompensaty faktur
Księgowanie kompensaty wymaga odpowiednich zapisów. Zapisy te muszą znaleźć się w księgach rachunkowych. Odzwierciedlają one zmniejszenie należności. Pokazują też zmniejszenie zobowiązań. Księgowanie zależy od specyfiki systemu rachunkowości. Kompleksowe narzędzia księgowe ułatwiają ten proces. Program do fakturowania TaxBit wspiera zarządzanie kompensatami. Systemy księgowe automatyzują wprowadzanie danych. Prawidłowe księgowanie jest kluczowe dla sprawozdawczości finansowej.
Przykłady kompensaty w praktyce
Rozważmy prosty przykład kompensaty. Firma A wystawiła fakturę na 10 000 zł dla Firmy B. Firma B wystawiła fakturę na 7 000 zł dla Firmy A. Mogą dokonać kompensaty do wysokości 7 000 zł. Różnica do zapłaty przez Firmę A dla Firmy B wynosi 3 000 zł. Inny przykład: Firma PHU Jan Nowak ma fakturę na 1230 zł od Adama Kowalskiego. Adam Kowalski ma fakturę na 3600 zł od PHU Jan Nowak. Mogą skompensować 1230 zł. Adam Kowalski zapłaci pozostałe 2370 zł. Gdy Firma A ma 30 000 zł zobowiązania wobec B, a B ma 10 000 zł wobec A. Kompensata wynosi 10 000 zł. Firma A płaci 20 000 zł firmie B.
Sugerowane działania i dokumentacja
Zawsze dokumentuj warunki kompensaty. Zaleca się sporządzenie pisemnego oświadczenia. Możesz też zawrzeć umowę kompensacyjną. Pisemna forma zapewnia dowód rozliczenia. Oświadczenie powinno zawierać wszystkie kluczowe dane. Pamiętaj o prawidłowym księgowaniu operacji. Używaj narzędzi księgowych do zarządzania kompensatami. Sprawdź, czy Twoje wierzytelności spełniają warunki kompensaty. Przeanalizuj przepisy prawne. Szczególnie te dotyczące wykluczeń. Na fakturach nie wpisuj kompensaty jako formy płatności. Zamiast tego odnotuj rozliczenie w systemie księgowym. Przy rozliczeniach VAT pamiętaj o kwotach podatku. Przestrzegaj przepisów VAT przy kompensacie faktur.
- Zawsze dokumentuj warunki kompensaty.
- Sporządź pisemne oświadczenie lub umowę.
- Pamiętaj o prawidłowym księgowaniu operacji.
- Sprawdź, czy Twoje wierzytelności spełniają warunki kompensaty.
- Nie oznaczaj kompensaty jako formy płatności na fakturze.
Kompensata a inne narzędzia finansowe
Kompensata to jedno z wielu narzędzi zarządzania finansami. Może być używana w połączeniu z innymi rozwiązaniami. Przykładem jest pożyczka ratalna dla firm. Pożyczka może pomóc spłacić część zobowiązań. Możesz ją wykorzystać do uregulowania nadwyżki po kompensacie. Kompensata redukuje kwotę do zapłaty. Zmniejsza to potrzebę korzystania z faktoringu. Faktoring dotyczy finansowania należności. Kompensata umarza należności i zobowiązania wzajemnie. Rozwój narzędzi zarządzania należnościami wspiera stosowanie kompensat.
Zobacz także:
- Kiedy zapłacić rachunek za prąd? Terminy i konsekwencje
- Zasiłek pogrzebowy ZUS – Kto może otrzymać i jakie dokumenty złożyć?
- Biała lista podatników VAT – klucz do bezpiecznych rozliczeń
- Faktura czy umowa przy zakupie auta używanego? Porównanie i porady
- Krajowy System e-Faktur – nowe terminy i przygotowania
