Krajowy System e-Faktur (KSeF) to cyfrowa rewolucja w polskim fakturowaniu. Obowiązek jego stosowania został przesunięty. Poznaj nowe daty i dowiedz się, jak przygotować swoją firmę.
Co to jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to centralna platforma rządu. Służy do wystawiania i odbierania faktur. Faktury mają format ustrukturyzowany XML. System umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów. Obieg faktur staje się elektroniczny w całej Polsce. KSeF działa w Polsce od 2022 roku. Od początku 2022 roku jego stosowanie było dobrowolne. E-faktura działała obok tradycyjnych form.
System ułatwia wystawianie faktur. Ujednolica standardy dokumentów. Przyspiesza procesy księgowe w firmach. Minimalizuje ryzyko zagubienia faktur. Fiskus zyska natychmiastowy dostęp do dokumentów. To krok w stronę cyfryzacji systemu podatkowego. Celem jest uszczelnienie VAT i walka z wyłudzeniami.
Dlaczego termin wdrożenia KSeF został przesunięty?
Krajowy System e-Faktur miał być obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Decyzja o przesunięciu zapadła po audycie informatycznym. Audyt wykazał błędy techniczne systemu. Minister finansów podkreślił odpowiedzialność za jego stabilność. System musi działać bez problemów. Przedsiębiorcy potrzebują komfortu działania. Wdrożenie przesunięto na późniejszy termin. System nie wejdzie w życie w 2024 roku. Wyniki audytu stały się podstawą decyzji rządu. Minister Domański argumentował decyzję brakiem bezpieczeństwa technologii.
Pierwotnie obowiązek miał być od 1 lipca 2024. Dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025. Decyzję o odroczeniu ogłoszono 19 stycznia 2024. Rząd przyjął projekt ustawy 2 maja 2024. Prezydent podpisał ustawę 5 czerwca 2024. Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw.
Nowe terminy obowiązkowego KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany będzie etapami. Terminy zależą od wielkości firmy. Prezydent podpisał ustawę przesuwającą termin na 1 lutego 2026 roku. Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją 852.
Pierwsza grupa wejdzie w życie od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to przedsiębiorców z wartością sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2025 roku. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. To dotyczy większości firm. Najmniejsi podatnicy zyskają więcej czasu. Mikrofirmy z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł skorzystają z tradycyjnego fakturowania do końca 2026. Podatnicy 'cyfrowo wykluczeni’ wejdą od 1 stycznia 2027 roku.
Grupa przedsiębiorców | Termin obowiązkowego KSeF |
---|---|
Wartość sprzedaży > 200 mln zł (za 2025 r.) | 1 lutego 2026 r. |
Pozostali przedsiębiorcy | 1 kwietnia 2026 r. |
Najmniejsi/Cyfrowo wykluczeni (< 10 tys. zł/miesiąc) | 1 stycznia 2027 r. |
Okres przejściowy i wyjątki
W latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur jest dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF przed obowiązkowym terminem. To pozwoli oswoić się z systemem. Eksperci sugerują wcześniejsze testy. W 2026 roku nie będą nakładane kary. Dotyczy to niewystawienia faktury przez KSeF. Okres przejściowy bez kar trwa do końca 2026 roku. Obowiązki związane z KSeF są odroczone do końca lipca 2026 r.
System KSeF nie obejmie wszystkich faktur. Wyjątki dotyczą faktur konsumenckich B2C. Obowiązek nie dotyczy też okresów awarii systemu. W sytuacjach kryzysowych stosuje się tryb offline. Faktura wystawiona offline to XML z QR kodem. Można ją przesłać później do systemu. Podatnicy mogą stosować tryb offline/awaryjny do końca 2026 roku. Faktury przesłane do KSeF mają status oryginału. Nie mają zastosowania do duplikatów. Ich zagubienie czy zniszczenie jest niemożliwe.
Korzyści i wyzwania wdrożenia KSeF
Wprowadzenie KSeF ma wiele celów. Uprości obieg dokumentów w firmach. Zmniejszy koszty administracyjne związane z papierem. Przyspieszy procesy księgowe i fakturowanie. System ma uszczelnić system VAT. Fiskus zyska pełny dostęp do faktur. Umożliwi to szybsze wykrywanie nadużyć. Luka VAT znacznie spadła w ostatnich latach. W 2015 roku wynosiła 24,1%. W 2022 roku spadła do 4,9%. To spadek o około 80%. KSeF to kolejne narzędzie uszczelniania.
Dzięki KSeF zwrot VAT ma być szybszy. Planowany termin to 40 dni zamiast 60. System zapewni bieżący monitoring transakcji. Ograniczy to potrzebę tradycyjnych kontroli. W 2022 roku KAS przeprowadziła 22 tys. kontroli. W 2008 roku było ich 150 tys.
Wyzwania dotyczą dostosowania firm. Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji oprogramowania. Konieczne jest szkolenie pracowników. Małe firmy i jednoosobowe działalności potrzebują wsparcia. Duże firmy muszą zintegrować systemy ERP z KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT mogą nie być zainteresowani e-fakturami. Otrzymanie faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Wskazał na to prof. Witold Modzelewski. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Przygotowania do KSeF warto rozpocząć już teraz. Nie czekaj do ostatnich chwil. Dostosuj swoje systemy księgowe. Zaktualizuj oprogramowanie do fakturowania. Systemy muszą generować faktury XML. Skorzystaj z darmowych narzędzi KSeF. Dostępna jest Aplikacja Podatnika KSeF. Ministerstwo Finansów udostępniło Aplikację Mobilną KSeF. Pozwala wystawiać i korygować faktury na smartfonie. Aplikacja jest dostępna w Google Play i App Store. Można też podglądać faktury w systemie. Testuj środowiska przedprodukcyjne i produkcyjne. Przygotuj się na odbiór faktur kosztowych od kontrahentów. Wdrażaj systemy aktualizowane przez dostawców. Skontaktuj się z firmami oferującymi wsparcie. Wdrożenie KSeF to szansa na digitalizację procesów.
Pytania i odpowiedzi o KSeF
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm. Dotyczy to sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2025 roku. Pozostałe firmy wejdą od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi zyskają czas do 1 stycznia 2027 roku.
Kogo dotyczy obowiązek e-fakturowania?
Obowiązek dotyczy większości podatników VAT. Obejmuje firmy czynne i zwolnione z VAT. Firmy prowadzące działalność poza Polską też muszą korzystać z KSeF. Wyjątki obejmują faktury B2C dla konsumentów. Dotyczą też okresów awarii systemu.
Czy faktury w KSeF mają status oryginału?
Tak, faktury przesłane przez KSeF mają status oryginału. Mogą być korygowane przez wystawienie korekty w systemie. Faktura wprowadzona do KSeF jest prawna w momencie wysłania.
Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?
Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat. Nie ma konieczności ich dodatkowej archiwizacji.
Zobacz także: