Weryfikacja kontrahentów to ważny element prowadzenia firmy. Biała lista podatników VAT pomaga chronić przedsiębiorców. Sprawdź, jak działa ten wykaz i dlaczego warto go używać.
Co to jest Biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz online. Prowadzi go Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Wykaz działa od 1 września 2019 roku. Zastąpił wcześniejsze listy podatników VAT. Pomaga firmom szybko weryfikować kontrahentów. Wykaz jest bezpłatny i dostępny dla wszystkich.
Kto prowadzi Białą listę?
Białą listę podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
Jak sprawdzić kontrahenta na Białej liście?
Wykaz jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów. Można go przeszukiwać na różne sposoby. Użyj numeru NIP kontrahenta. Wpisz jego numer REGON. Sprawdź po numerze rachunku bankowego. Możesz też szukać po nazwie firmy. Dla osób fizycznych podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy. Weryfikator statusu VAT sprawdza podmiot na wybrany dzień. Można weryfikować dane nie starsze niż 5 lat. Każde sprawdzenie otrzymuje unikalny identyfikator. Pozwala on odtworzyć weryfikację.
Jakie dane są potrzebne do wyszukiwania?
Możesz użyć NIP, REGON, numeru rachunku lub nazwy firmy. Dla osób fizycznych podaj imię i nazwisko.
Jakie informacje zawiera Biała lista?
Wykaz zawiera kluczowe dane o podmiotach. Znajdziesz tam nazwę firmy. Dostępny jest numer NIP. Podany jest numer REGON. Sprawdzisz adres siedziby firmy. Wykaz informuje o statusie VAT podmiotu. Wskazuje, czy jest zarejestrowany. Pokazuje, czy został wykreślony. Informuje też o przywróceniu do rejestru. Podana jest podstawa prawna decyzji. Najważniejsze są numery rachunków bankowych firmy. Dane są pobierane z publicznych rejestrów. Informacje o rachunkach pochodzą z baz KAS.
Które rachunki bankowe są na Białej liście?
Biała lista obejmuje rachunki związane z działalnością. Są to rachunki rozliczeniowe. Dotyczy to także imiennych rachunków w SKOK. Rachunki muszą być zgłoszone do urzędu skarbowego. Zgłasza się je w CEIDG lub KRS. Rachunki te są potwierdzane przez system STIR. Numery rachunków bankowych publikuje się dla VAT-owców czynnych. Dotyczy to zarejestrowanych i przywróconych do rejestru. Rachunek prywatny nie znajdzie się na liście. Rachunki oszczędnościowe i lokaty też nie są publikowane. Rachunki wirtualne nie są widoczne w wykazie.
Czy rachunek prywatny będzie na liście?
Nie, na Białej liście publikowane są tylko rachunki związane z działalnością gospodarczą. Rachunki prywatne nie są widoczne.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma na Białej liście?
Brak rachunku na liście może mieć różne przyczyny. Może nie został zgłoszony. Czasem wynika to z błędu w danych. Przedsiębiorca powinien zgłosić firmowy rachunek. Robi się to przez CEIDG lub KRS. Rachunki firmowe zgłasza się w formularzach NIP-2, NIP-8 lub CEIDG-1. Aktualizacja danych w wykazie trwa do 7 dni. Jeśli numeru nadal nie ma, zgłoś sprostowanie. Wniosek składa się w urzędzie skarbowym.
- Aktualizować dane rachunku w formularzach CEIDG-1 lub NIP.
- Założyć firmowe konto bankowe, jeśli transakcje przekraczają 15 000 zł brutto.
- Złożyć druk ZAW-NR w przypadku płatności na rachunek spoza białej listy.
Konsekwencje płatności na rachunek spoza Białej listy
Płatność na rachunek spoza listy może mieć negatywne skutki. Dotyczy to transakcji powyżej 15 tys. zł. Sankcje obowiązują od 1 stycznia 2020 roku. Możesz stracić prawo do zaliczenia wydatku do kosztów. Grozi ci solidarna odpowiedzialność za VAT sprzedawcy. Ryzyko ponosi partner biznesowy. Dotyczy to tylko płatności na rachunki niezgłoszone.
Uwaga! Sankcje dotyczą transakcji przekraczających 15 tys. zł.
Kiedy grożą sankcje za płatność na rachunek spoza listy?
Sankcje grożą, gdy płacisz powyżej 15 tys. zł na rachunek, którego nie ma na Białej liście. Obowiązują od 1 stycznia 2020 roku.
Jak uniknąć sankcji za płatność na rachunek spoza listy?
Istnieje sposób na uniknięcie sankcji. Zgłoś płatność do urzędu skarbowego. Użyj formularza ZAW-NR. Masz na to 7 dni od zlecenia przelewu. Zgłoszenie chroni przed problemami z kosztami. Weryfikacja rachunku powinna odbyć się przed płatnością. Zachowaj dowód weryfikacji. Może to być wydruk ze strony MF.
- Sprawdzaj numer rachunku na białej liście przed realizacją płatności powyżej 15 tys. zł.
- Informuj urząd skarbowy o numerze rachunku w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
- Dokumentuj transakcje, szczególnie te powyżej 15 tys. zł.
Kto nie musi być na Białej liście?
Nie każdy przedsiębiorca musi być na liście. Podatnik zwolniony z VAT nie musi się tam znajdować. Może on płacić na dowolny rachunek. Transakcje poniżej 15 tys. zł nie wymagają weryfikacji. Nie są objęte sankcjami. Rachunki wirtualne nie podlegają obowiązkowi zgłaszania do wykazu.
Uwaga! Nie musi się znajdować na białej liście zwolniony z VAT.
Czy podatnik zwolniony z VAT musi być na liście?
Nie, podatnik zwolniony z VAT nie musi znajdować się na Białej liście. Może też używać rachunku prywatnego do transakcji.
Biała lista w praktyce – integracja z systemami
Wiele systemów księgowych wspiera Białą listę. System wfirma.pl automatycznie weryfikuje rachunki. Dzieje się to przy księgowaniu wydatków. Warunki to status VAT i kwota powyżej 15 tys. zł. System zapisuje historię weryfikacji. Zawiera czas i status sprawdzenia. Możliwy jest eksport przelewów z weryfikacją rachunków. Limit zapytań do API listy wynosi 10 dziennie. Dotyczy to do 30 podmiotów naraz.
| Element weryfikacji | Limit/Czas |
|---|---|
| Próg kwotowy transakcji | 15 000 zł |
| Czas pojawienia się konta na liście | do 7 dni |
| Termin zgłoszenia płatności do US | 7 dni |
| Limit zapytań API | 10 zapytań/dzień (do 30 podmiotów) |
Podsumowanie
Biała lista podatników VAT to ważne narzędzie. Pomaga w weryfikacji kontrahentów. Chroni przed oszustwami podatkowymi. Pamiętaj o obowiązku weryfikacji płatności powyżej 15 tys. zł. Sprawdzaj rachunek na liście przed przelewem. W przypadku braku rachunku, zgłoś to do urzędu. Stosowanie się do zasad chroni przed sankcjami.
Zobacz także:
