Każdy przedsiębiorca w Polsce musi archiwizować dokumenty firmowe. Obowiązek ten wynika z przepisów prawa. Właściwe przechowywanie zapewnia zgodność z wymogami i chroni dane. Zobacz, jak długo należy trzymać dokumenty i jakie zasady obowiązują w 2025 roku.
Podstawa prawna archiwizacji dokumentacji
Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkowe. Regulują to polskie przepisy prawa. Główną podstawą jest ustawa o rachunkowości. Ważna jest też ustawa Ordynacja podatkowa. Osobne prawo dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorcy nie mają w tej kwestii pełnej swobody. Nieznajomość przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności.
Jakie dokumenty księgowe podlegają archiwizacji?
Dokumentacja rachunkowa jest obszerna. Obejmuje ona różne zbiory księgowe. Musisz przechowywać dowody księgowe. Księgi rachunkowe także podlegają archiwizacji. Ważne są sprawozdania finansowe. Dokumenty inwentaryzacyjne też należy gromadzić. Podmioty gospodarcze przechowują KPiR. Ewidencje sprzedaży i rejestry VAT są konieczne. Deklaracje podatkowe również wymagają archiwizacji.
Ogólne zasady przechowywania dokumentów
Dokumenty należy przechowywać w sposób chroniący je. Zabezpiecz je przed nieuprawnionym dostępem. Chroń je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przechowuj je w oryginalnej formie. Forma elektroniczna jest dopuszczalna. Musi spełniać wymogi ustawowe. Dokumenty elektroniczne muszą być odpowiednio chronione. Zapewnij im integralność i czytelność. Kierownik jednostki odpowiada za archiwizację. Odpowiada za formę i metody przechowywania. Możesz zlecić archiwizację biuru rachunkowemu. Zgłoś to do urzędu skarbowego. Masz na to 15 dni.
Okresy przechowywania dokumentów księgowych i finansowych
Terminy archiwizacji są różne dla różnych dokumentów. Zależą od ich rodzaju i przeznaczenia. Okres przechowywania liczy się od końca roku. Chodzi o rok następujący po roku, którego dokument dotyczy. W przypadku sprawozdań finansowych okres to 5 lat. Liczy się od roku następującego po roku sporządzenia. Obowiązek trwałego przechowywania sprawozdań został zniesiony w 2019 roku. Księgi rachunkowe przechowuje się minimum 5 lat. Dokumenty inwentaryzacyjne także przechowuj 5 lat. Dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej przechowuj dłużej. Przechowuj je do zatwierdzenia sprawozdania. Nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia.
Dokumenty dotyczące środków trwałych przechowuj 5 lat. Dotyczy to też pożyczek i kredytów. Umowy handlowe przechowuj przez 5 lat. Okres liczy się od końca roku zakończenia operacji. Dokumentacja przyjętego sposobu rachunkowości to też 5 lat. Archiwizacja dokumentacji to obowiązek prawny. To także element bezpieczeństwa danych finansowych.
Jak długo przechowywać dokumenty potwierdzające zawarte umowy?
Dokumenty potwierdzające zawarte umowy przechowuj przez 5 lat. Okres liczy się od końca roku zakończenia operacji.
Ile lat przechowywać sprawozdania finansowe?
Sprawozdania finansowe przechowuj co najmniej 5 lat. Liczy się od końca roku obrotowego. Zatwierdzone sprawozdania również przechowuj 5 lat.
| Dokument | Minimalny okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | 5 lat | Od końca roku obrotowego |
| Sprawozdania finansowe | 5 lat | Od końca roku obrotowego |
| Dokumenty inwentaryzacyjne | 5 lat | Od końca roku obrotowego |
| Dowody księgowe (ogólne) | 5 lat | Od końca roku obrotowego |
| Dokumentacja sposobu rachunkowości | 5 lat |
Przechowywanie dokumentów podatkowych
Dokumenty podatkowe przechowuj do czasu przedawnienia zobowiązania. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach. Okres liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, dokumenty z 2023 roku przechowuj do początku 2029 roku. Dokumenty związane z VAT przechowuj do przedawnienia. Ewidencje związane z VAT także podlegają temu terminowi. Obowiązek przechowywania dokumentów VAT nałożono w 2017 roku.
Jak długo przechowywać dokumenty na potrzeby podatku VAT?
Dokumenty i ewidencje VAT przechowuj do czasu przedawnienia. Termin przedawnienia wynosi 5 lat. Liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Paragony fiskalne i dokumenty z kas
Dokumenty z urządzeń fiskalnych są bardzo ważne. Paragony fiskalne przechowuj przez 5 lat. Okres liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, paragony z 2024 roku przechowaj do 31 grudnia 2030 roku. Przechowywanie dotyczy paragonów i raportów papierowych. Przed 2012 rokiem okres ten wynosił 2 lata. Rolki z kas fiskalnych przechowuj 5 lat. Wydruki z kasy, raporty dobowe i miesięczne także 5 lat. Paragony można przechowywać elektronicznie. Wymaga to odpowiednich zabezpieczeń.
Rolki z papieru termicznego łatwo blakną. Przechowuj je w suchym, zacienionym miejscu. Używaj odpowiednich pojemników do utylizacji. Wyrzucaj je do śmieci zmieszanych.
Jak długo należy przechowywać paragony fiskalne?
Paragony fiskalne przechowuj przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i ZUS
Osobne przepisy regulują dokumenty pracownicze. Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia. Dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku to 10 lat. Dla zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem to 10 lub 50 lat (do wyboru). Dla starszych dokumentów okres wynosi 50 lat. Karty wynagrodzeń przechowuj od 10 do 50 lat. Zależy to od daty zatrudnienia. Kopie dokumentów przekazanych do ZUS przechowuj 5 lat. Dotyczy to dokumentów od 2012 roku. Dla starszych dokumentów okres to 10 lat. Dokumenty zgłoszeniowe ZUS przechowuj do końca działalności. Dokumenty rozliczeniowe ZUS przechowuj 5 lat od przekazania. Dokumenty płatnicze składek ZUS przechowuj do przedawnienia zobowiązań. Przechowuj je też do potwierdzenia uprawnień emerytalnych. Aktualny okres przechowywania akt osobowych to 50 lat.
| Dokumentacja ZUS/pracownicza | Okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Akta osobowe (zatrudnieni po 2019) | 10 lat | Od zakończenia stosunku pracy |
| Akta osobowe (zatrudnieni 1999-2018) | 10 lub 50 lat | Od zakończenia stosunku pracy |
| Karty wynagrodzeń / Listy płac | 5 lat lub 50 lat | Zależnie od związku z emeryturą/rentą |
| Kopie dokumentów ZUS (od 2012) | 5 lat | Od przekazania do ZUS |
| Dokumenty zgłoszeniowe ZUS | Do końca działalności |
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
Dokumenty można przechowywać elektronicznie. Musisz zapewnić ich bezpieczeństwo. Konieczne jest odpowiednie zabezpieczenie danych. Chroń je przed utratą i dostępem nieuprawnionych osób. Stosuj odporne nośniki danych. Regularnie twórz kopie zapasowe. Używaj oprogramowania zapewniającego ochronę danych. Elektroniczna archiwizacja wymaga zabezpieczeń. Zabezpiecz przed utratą danych. Zabezpiecz przed nieautoryzowanym dostępem. Elektroniczna kopia paragonów online jest dopuszczalna. Musi zabezpieczać dane przed modyfikacją. Systemy elektroniczne ułatwiają archiwizację.
W 2026 roku wp
Zobacz także:
