Przechowywanie rachunków i dokumentów finansowych to ważny obowiązek. Dotyczy on zarówno gospodarstw domowych, jak i firm. W Polsce obowiązują konkretne przepisy. Wskazują one, jak długo musisz trzymać różne typy dokumentacji.
Dlaczego przechowywanie dokumentów jest kluczowe?
Przechowywanie dokumentów finansowych ma wiele powodów. Pomaga ono w zarządzaniu domowym budżetem. Jest niezbędne dla prawidłowej działalności gospodarczej. Dokumenty te służą jako dowód w sprawach spornych. Potwierdzają one dokonane płatności. Są podstawą do rozliczeń podatkowych. Bez odpowiedniej dokumentacji możesz narazić się na sankcje finansowe. Może to być kara grzywny. Przedsiębiorcy muszą być szczególnie ostrożni. Nieprawidłowe przechowywanie może prowadzić do odpowiedzialności karnoskarbowej.
Jak długo przechowywać domowe rachunki?
Okres przechowywania domowych rachunków zależy od ich typu. Rachunki za media, takie jak prąd czy gaz, przechowuj przez 3 lata. Podobnie postępuj z rachunkami za wodę i czynsz. Rachunki za telefon i internet wystarczy trzymać przez 1 rok. Gwarancje na zakupione produkty zachowaj do końca ich ważności. Zwykle trwa to 12-24 miesiące. Dokumenty podatkowe, jak PITy, trzymaj przez 5 lat. Liczy się ten okres od końca roku rozliczenia. Umowy kredytowe i pożyczkowe przechowuj do ich spłaty. Następnie zachowaj je jeszcze przez 5 lat. Polisy ubezpieczeniowe na życie i zdrowie trzymaj przez całe życie. Polisy mieszkaniowe wystarczy przechowywać 3 lata. Obowiązkowe ubezpieczenia, na przykład OC, wymagają przechowywania przez 10 lat.
Dokumenty z banku trzymaj do momentu otrzymania zaświadczenia. Potwierdza ono uregulowanie wszystkich zobowiązań. Dowody wpłaty alimentów przechowuj 3 lata. Paragony zachowaj przez 2 lata od zakupu. Wyciągi bankowe trzymaj do otrzymania zbiorczego wyciągu miesięcznego. Akty stanu cywilnego, jak akt urodzenia, przechowuj bezterminowo. Mogą być potrzebne do pełnoletności dzieci. Świadectwa szkolne i pracy zachowaj na przyszłość. Dokumenty majątkowe, na przykład akt kupna nieruchomości, przechowuj bezterminowo. Mają one wartość pamiątkową. Są ważne dla celów spadkowych. Dokumenty potwierdzające prawo do mieszkania również przechowuj bezterminowo.
Jeśli zgubisz ważne dokumenty, można je odtworzyć. Zrobisz to w odpowiednich instytucjach. Należą do nich notariusz, USC, pracodawca, czy szkoła. Koszt odtworzenia dokumentów waha się. Zależy od typu dokumentu. Może wynosić od 6 zł do 39 zł. Warto zaopatrzyć się w segregator. Ułatwi on przechowywanie rachunków. Przechowuj faktury i dowody wpłaty razem. Regularnie przeglądaj i archiwizuj stare rachunki.
Jak długo muszę przechowywać rachunki za prąd i gaz?
Rachunki za prąd i gaz przechowuj przez 3 lata. Taki jest okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych.
Ile lat przechowywać dokumenty podatkowe?
Dokumenty podatkowe, takie jak PITy, przechowuj przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku podatkowego, którego dotyczą.
Przechowywanie dokumentów firmowych
Przedsiębiorcy mają ścisłe obowiązki. Muszą przechowywać dokumenty związane z działalnością. Dokumenty podatkowe i księgi rachunkowe trzymaj przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności podatku. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur wystawionych, jak i otrzymanych. Faktury te mogą być w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest zachowanie autentyczności i integralności dokumentu. Dokumenty kadrowe po rozwiązaniu umowy przechowuj przez 50 lat. Dotyczy to zatrudnienia przed 2019 r. Dla zatrudnionych później okres ten wynosi 10 lat. Dokumenty zgłoszeniowe ZUS trzymaj przez cały okres prowadzenia firmy. Dokumenty rozliczeniowe ZUS przechowuj przez 5 lat. Liczy się data przekazania ich do ZUS. Dokumenty płatnicze ZUS trzymaj do czasu przedawnienia zobowiązań. Potwierdzają one uprawnienia emerytalne. Za nieprawidłowe przechowywanie grozi kara grzywny. Może wynieść do 720 stawek dziennych.
Faktury dokumentujące rozliczenia podatku dochodowego trzymaj 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku podatkowego. Przechowywanie faktur jest ważne dla celów audytowych. Służy do weryfikacji wewnętrznej. Pomaga w obronie praw w sporach handlowych. Niezależnie od formy, firma musi mieć proces archiwizacji. Musi też określić proces niszczenia dokumentów po terminie.
Zakup telefonu na raty wymaga odpowiedniego księgowania. Wartość telefonu odnosi się na konto środków trwałych (020). Alternatywnie może być kosztem. Zobowiązanie trafia na konto rozrachunków z dostawcami (202). Zapłata raty zmniejsza zobowiązanie. Księguje się to na konto 202 i 131 (rachunek bankowy). Koszty usług telekomunikacyjnych księguje się oddzielnie. Trafiają one na konto usług obcych (403). Ważne jest posiadanie faktury VAT. Potwierdza ona wydatek. Dokumentem księgowym powinna być faktura VAT. Sam kupon z numerem nie wystarczy do rozliczenia VAT. Koszty usług telekomunikacyjnych ujmuje się w okresie, którego dotyczą. Stosuje się zasadę memoriału. Można je rozliczać proporcjonalnie. Można też w całości w miesiącu realizacji, jeśli kwoty są nieistotne. Koszty usług telekomunikacyjnych przy telefonie na kartę księguje się w miesiącu poniesienia.
Jak długo firma musi przechowywać faktury VAT?
Firma musi przechowywać faktury VAT przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to faktur wystawionych i otrzymanych.
Czy dokumenty kadrowe przechowuje się zawsze przez 50 lat?
Dokumenty kadrowe przechowuje się przez 50 lat dla zatrudnionych przed 2019 r. Dla zatrudnionych po 2019 r. okres ten wynosi 10 lat.
Podstawy prawne przechowywania dokumentów
Obowiązek przechowywania dokumentów wynika z przepisów prawa. Główną podstawą jest ustawa o rachunkowości. Określa ona zasady prowadzenia ksiąg. Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) wskazuje na obowiązek przechowywania faktur. Według artykułu 74 § 2 ustawy VAT, faktury przechowuje się przez 5 lat. Czas ten liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku wygasł obowiązek podatkowy. Ordynacja podatkowa w artykule 70 reguluje przedawnienie zobowiązań podatkowych. Wynosi ono 5 lat od końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności podatku. Przepisy prawa cywilnego określają okresy przedawnienia roszczeń. Ogólny termin dla przedsiębiorców wobec konsumentów wynosi 3 lata. Liczy się on od dnia wymagalności roszczenia. Roszczenia o zapłatę rachunku za telefon przedawnią się po 3 latach. Liczy się to od daty wymagalności. Umowa o dzieło przedawnia się po 2 latach. Liczy się od dnia oddania dzieła. Roszczenia ze sprzedaży dokonanej w działalności przedsiębiorstwa przedawniają się po 2 latach.
„Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”
„Ogólny termin, w którym przedawniają się roszczenia przedsiębiorców względem konsumentów, wynosi 3 lata, od dnia wymagalności roszczenia.”
Bezpieczne metody przechowywania i utylizacji
Dokumenty można przechowywać w formie papierowej. Można też stosować formę elektroniczną. Ważne jest zapewnienie autentyczności i integralności. Technologie cyfrowe ułatwiają archiwizację. Digitalizacja dokumentów przekształca papier w format elektroniczny. Systemy do zarządzania dokumentami zwiększają bezpieczeństwo. Chmura danych umożliwia przechowywanie online. Przepisy pozwalają przechowywać faktury poza krajem. Muszą być dostępne online dla organów podatkowych. Zapewnienie dostępu do e-faktur jest obowiązkowe.
Po upływie terminu przechowywania, dokumenty należy bezpiecznie zniszczyć. Warto wybrać profesjonalne usługi niszczenia. Gwarantują one zgodność z RODO. Zapewniają normy bezpieczeństwa. Można używać niszczarek mechanicznych lub termicznych. Firma powinna mieć zdefiniowany proces niszczenia. Trendem jest cyfrowa archiwizacja. Zmniejsza zużycie papieru. Jest zgodna z ochroną środowiska.
W 2026 roku wprowadzony będzie obowiązkowy system KSeF. Krajowy System e-Faktur umożliwi wystawianie e-faktur. VIDA to projekt unijny. Wprowadza zmiany w e-fakturowaniu. Te technologie wpływają na sposób przechowywania. Systemy księgowe online ułatwiają archiwizację. Elektroniczne rozwiązania stają się standardem.
Co zrobić z problematycznymi rachunkami?
Czasem rachunki od operatora telekomunikacyjnego są zawyżone. Co wtedy zrobić? Klient ma prawo złożyć reklamację. Można to zrobić telefonicznie, pisemnie lub e-mailem. Reklamacja powinna zawierać dane i szczegóły. Ważne jest precyzyjne określenie reklamowanej kwoty. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury reguluje tryb reklamacji. Nie określa jednak terminu płatności reklamowanej faktury. Przyjęło się płacić jedynie kwotę bezsporną. Większość operatorów zawiera to w regulaminach.
„Przyjęło się (na podstawie orzecznictwa sądów cywilnych w indywidualnych sporach), że faktura powinna być opłacana jedynie w kwocie bezspornej.”
Do czasu rozpatrzenia reklamacji, klient płaci kwotę niesporną. Złożenie reklamacji wstrzymuje naliczanie odsetek. Dotyczy to kwoty spornej. Operator może zablokować usługę podczas reklamacji. Podczas zawieszenia usługi operator nie może naliczać opłat. Dotyczy to wezwań do zapłaty czy abonamentu w okresie zawieszenia. Brak odpowiedzi operatora w ciągu 30 dni oznacza uznanie roszczeń klienta. Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE) zajmuje się sprawami konsumentów. Można tam szukać pomocy.
Rachunki za telefonię w gminie podlegają ustawie. Jest to ustawa o dostępie do informacji publicznej. Umowy z firmą telekomunikacyjną urzędu miasta są informacją publiczną. Powinny być udostępnione na wniosek. Odmowa udostępnienia musi nastąpić w drodze decyzji administracyjnej. Tajemnica przedsiębiorstwa jest jedną z przyczyn odmowy. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie orzekł, że każda informacja o sprawach publicznych jest informacją publiczną. Dotyczy to umów finansowanych ze środków publicznych.
Zobacz także:
