Faktura VAT to kluczowy dokument w polskim obrocie gospodarczym. Potwierdza dokonanie transakcji handlowej. Wyjaśniamy, jakie elementy są obowiązkowe i jak poprawnie wypełnić fakturę.
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT stanowi ważny dowód księgowy. Dokumentuje sprzedaż towarów lub usług. Jest podstawą do dokonania rozliczeń podatkowych. Faktura VAT potwierdza transakcję opodatkowaną VAT. Wystawiają ją czynni podatnicy VAT. Podlega odrębnym przepisom prawnym.
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Aby faktura była pełnoprawnym dokumentem, musi zawierać pewne elementy. Obowiązkowe elementy faktury VAT wymienia ustawa o VAT. Znajdziesz je w art. 106e ust. 1 tej ustawy. Sprawdź, co musi się znaleźć na dokumencie:
- Data wystawienia faktury.
- Numer faktury, który jednoznacznie ją identyfikuje.
- Dane sprzedawcy i nabywcy, w tym ich adresy.
- Numery NIP sprzedawcy i nabywcy.
- Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów.
- Data wykonania usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia.
- Nazwa sprzedawanego towaru lub usługi.
- Ilość sprzedanych towarów lub zakres usług.
- Cena jednostkowa netto towaru lub usługi.
- Kwoty wszelkich rabatów lub opustów.
- Wartość netto dostarczonych towarów lub usług.
- Stawki podatku VAT dla poszczególnych pozycji.
- Suma wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki.
- Kwota podatku VAT od sumy wartości netto.
- Kwota należności ogółem do zapłaty.
Prawidłowe dokumentowanie zdarzeń gospodarczych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Błędy na dokumencie mogą prowadzić do korekt. Mogą też skutkować nałożeniem kar finansowych.
Czy dodatkowe oznaczenia są obowiązkowe?
Przepisy nie wymagają podpisywania faktur. Nie ma też obowiązku stemplowania dokumentów. Można to jednak zrobić dla zwiększenia autentyczności. Oznaczenie „Faktura VAT” również nie jest obowiązkowe. Jest jednak wskazane, aby uniknąć nieporozumień. Można używać oznaczeń „Rechnung” lub „Invoice”. Nie trzeba stosować języka polskiego. Wyjątkiem jest sprzedaż na rzecz polskiego konsumenta.
„Przepisy nie wymagają podpisywania i stemplowania faktur, ale można to zrobić dla autentyczności”
Numeracja faktur – jakie są zasady?
Numer faktury musi być kolejny. Musi jednoznacznie identyfikować dokument. Powinien zapewniać logiczną sekwencję. Numeracja faktur powinna zachować chronologię. Sposób jej tworzenia jest dowolny. Numer często zawiera informację o roku lub oddziale firmy.
„Numer faktury musi być kolejny i jednoznacznie identyfikujący dokument.”
Rodzaje faktur i ich specyficzne elementy
W obrocie gospodarczym występują różne rodzaje faktur. Każdy z nich ma swoje specyficzne cechy i wymagania.
Faktura korygująca
Fakturę korygującą wystawia się w celu poprawienia błędów. Koryguje się nią pomyłki na fakturze pierwotnej. Faktura korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia. Musi odnosić się do faktury, której dotyczy. Należy podać przyczynę korekty. Czasem wymaga złożenia korekt deklaracji podatkowych.
Faktura pro forma
Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Często zawiera informacje podobne do faktury sprzedaży. Służy zazwyczaj jako oferta lub potwierdzenie zamówienia. Nie stanowi podstawy do rozliczeń VAT.
Faktura uproszczona
Fakturę uproszczoną można wystawić do określonej kwoty. Limit wynosi 450 zł. Można też stosować limit 100 euro. Jest to możliwe, gdy kupującym jest osoba prywatna. Nie prosi ona o zwykłą fakturę. Paragon z NIP nabywcy może służyć jako faktura uproszczona. Warunkiem jest nieprzekroczenie limitu. Na fakturze uproszczonej nie trzeba podawać szczegółowych danych nabywcy. Nie są wymagane ilości ani ceny jednostkowe.
Faktura imienna dla osoby fizycznej
Fakturę imienną wystawia się na prośbę klienta. Dotyczy to sprzedaży na rzecz osoby fizycznej. Klient nie prowadzi działalności gospodarczej. Taka faktura nie musi zawierać numeru NIP nabywcy. Wystarczy imię, nazwisko i adres.
Dodatkowe elementy na fakturze – kiedy są potrzebne?
Na fakturze VAT czasem trzeba umieścić dodatkowe adnotacje. Dotyczą one specyficznych sytuacji rozliczeniowych. Należą do nich oznaczenia związane z metodą kasową. Wymagane jest też wskazanie odwrotnego obciążenia. Podobnie jest przy split payment. Oznacza się procedurę marży. Wskazuje się zwolnienie z VAT. Dotyczy to także transakcji wewnątrzwspólnotowych. Podatnicy zwolnieni z VAT muszą umieścić na fakturze informację o podstawie zwolnienia. Podstawy zwolnienia znajdziesz w art. 43 ust. 1 i art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Dodatkowe informacje mogą obejmować numer rachunku bankowego. Można dodać termin płatności. Logo sprzedającego jest opcjonalne. Dane płatnika czy numer rejestracyjny pojazdu też mogą się pojawić. Przepisy nie zabraniają umieszczania dodatkowych informacji.
Jak wystawiać faktury VAT?
Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach VAT. Wystawienie faktury jest konieczne przy sprzedaży towarów. Dotyczy to także świadczenia usług. Obowiązek ten dotyczy transakcji na rzecz innych podatników VAT. Obejmuje również osoby prawne niebędące podatnikami. Faktury wystawia się też przy sprzedaży wysyłkowej. Obowiązek dotyczy także sprzedaży na terytorium kraju. Dotyczy to podmiotów niebędących podatnikami, jeśli zażądają faktury. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz jest dla sprzedającego. Drugi egzemplarz trafia do nabywcy. Wszystkie egzemplarze mają taką samą moc prawną. Faktury można wystawiać ręcznie. Można używać specjalistycznych programów. Można też tworzyć własne wzory. Coraz więcej czynności przenosi się do formatu elektronicznego. Jest to wygodniejsze i bezpieczniejsze.
„Od siebie polecam przerzucenie się na faktury elektroniczne. Są znacznie wygodniejsze.”
Faktury elektroniczne
W dzisiejszych czasach faktury mogą być wystawiane elektronicznie. Mają taką samą moc jak papierowe. Faktury elektroniczne przesyła się nabywcy. Można je też udostępniać na serwerze. Ich autentyczność i integralność są kluczowe. Zapewnia się je przy użyciu podpisu elektronicznego. Można też stosować systemy EDI. Wystawianie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy.
Czy faktura VAT musi być wydrukowana?
Nie, faktura VAT nie musi być wydrukowana. Może być wystawiona i przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej. Ma wtedy taką samą moc prawną jak dokument papierowy.
Przechowywanie faktur VAT
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania faktur. Okres przechowywania wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego. Jest to rok, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zasady są inne. Faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat. Czas liczy się od momentu ich przetworzenia.
Błędy na fakturze VAT – jak ich unikać?
Błędy przy wypełnianiu faktury VAT zdarzają się często. Mogą skutkować koniecznością złożenia korekt. Mogą też prowadzić do kar finansowych. Najczęstsze błędy to nieprawidłowe dane nabywcy. Zdarza się błędny numer faktury. Często brakuje daty. Nieprawidłowa stawka VAT to kolejny problem. Pomyłki dotyczą też niepełnych danych sprzedawcy. Błędy w kwotach są typowe. Brak numeru NIP nabywcy (gdy jest wymagany) to pomyłka. Nieprawidłowe terminy płatności też się zdarzają. W niektórych przypadkach brak podpisu lub pieczątki bywał błędem. Dbanie o poprawność danych jest kluczowe. Regularnie aktualizuj wiedzę o przepisach. Używanie systemów księgowych minimalizuje ryzyko błędów.
- Używaj systemów księgowych do wystawiania faktur.
- Regularnie aktualizuj wiedzę o przepisach podatkowych.
- Weryfikuj dane sprzedawcy i nabywcy przed wystawieniem.
- Udoskonalaj wewnętrzne procedury związane z fakturowaniem.
Faktury elektroniczne i KSeF
Cyfryzacja obejmuje także fakturowanie. Faktury elektroniczne stają się standardem. Są znacznie wygodniejsze w obsłudze. Systemy elektroniczne ułatwiają archiwizację. Zwiększają też bezpieczeństwo dokumentów. W Polsce wprowadzono Krajowy System e-Faktur (KSeF). System ten będzie obowiązkowy od 2026 roku. Wymaga wystawiania faktur w formacie XML. Jest to cyfrowa platforma do wymiany faktur. Umożliwia wystawianie i odbieranie e-faktur. Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat. Automatyzacja procesu wystawiania faktur zyskuje na znaczeniu. Specjalistyczne oprogramowanie staje się niezbędne.
Od 1 stycznia 2022 r. można wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-faktury).
Faktury w języku obcym i walucie obcej
Faktury mogą być sporządzane w języku obcym. Jest to możliwe, jeśli kupującym nie jest polski konsument. Można używać oznaczeń takich jak „Rechnung” czy „Invoice”. Kwoty na fakturze można wykazać w walucie obcej. Kwota podatku VAT musi być przeliczona na złote. Stosuje się kurs Narodowego Banku Polskiego (NBP). Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP. Jest to kurs z ostatniego dnia roboczego. Dzień ten poprzedza dzień wystawienia faktury.
Gdzie znaleźć wzory faktur i formularze VAT?
Przedsiębiorcy często szukają gotowych wzorów faktur. Darmowe wzory są dostępne online. Można je znaleźć w formatach Word, Excel, PDF. Dostępne są też w Google Docs/Sheets. Wzory można pobrać i edytować. Zawierają standardowy układ danych. Ułatwia to prawidłowe wypełnienie dokumentu. Oficjalne formularze VAT do druku znajdziesz na stronie podatki.gov.pl. Formularze elektroniczne są dostępne w zakładce VAT/ e-Deklaracje. Serwis podatki.gov.pl udostępnia wiele deklaracji. Są to między innymi VAT-7, VAT-7K, VAT-UE. Dostępne są w wersji PDF.
- Pobierz wzór faktury w wybranym formacie.
- Wybierz odpowiednią deklarację VAT do druku lub wersji elektronicznej.
- Skorzystaj z wersji elektronicznych formularzy dla wygody.
Zobacz także:
