Rozliczanie kosztów paliwa to ważny element prowadzenia działalności. W 2025 roku obowiązują konkretne zasady. Przedsiębiorcy muszą je znać. Prawidłowe księgowanie pozwala optymalizować wydatki. Unikniesz też problemów z urzędem skarbowym.
Odliczenie VAT od wydatków na paliwo
Odliczenie VAT od paliwa zależy od sposobu używania pojazdu. Samochód wykorzystywany wyłącznie w firmie pozwala na pełne odliczenie. To 100% VAT. Trzeba wtedy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Należy też zgłosić samochód do urzędu skarbowego. Służy do tego druk VAT-26.
Samochód używany prywatnie i służbowo ma inne zasady. Możesz odliczyć 50% VAT od zakupu paliwa. Nie musisz wtedy prowadzić ewidencji przebiegu. Ta zasada dotyczy samochodów osobowych.
Pełne odliczenie VAT (100%)
Pełne odliczenie VAT dotyczy samochodów firmowych. Muszą być używane tylko do celów działalności. Dotyczy to samochodów osobowych i ciężarowych. Wymagana jest szczegółowa dokumentacja. Konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu. Trzeba też złożyć formularz VAT-26. Potwierdza on wyłączne użycie firmowe.
Czy muszę zgłaszać samochód do urzędu skarbowego?
Tak, jeśli chcesz odliczyć 100% VAT. Musisz zgłosić go na druku VAT-26.
To dokumentacja potwierdzająca trasy i cele przejazdów. Jest niezbędna do pełnego odliczenia VAT i kosztów.
Częściowe odliczenie VAT (50%)
Częściowe odliczenie dotyczy samochodów osobowych. Są one używane prywatnie i służbowo. Można odliczyć 50% podatku VAT. Nie ma wtedy obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu. Ta opcja jest często wybierana przez przedsiębiorców. Dotyczy samochodów osobowych będących środkiem trwałym. Obejmuje też samochody w leasingu czy najmie.
Pamiętaj, że 50% VAT dotyczy samochodów osobowych używanych do celów mieszanych.
Czy mogę odliczyć 100% kosztów paliwa dla samochodu używanego prywatnie i służbowo?
Nie, dla samochodów używanych mieszanie odliczasz 75% kosztów netto. VAT odliczasz w 50%.
Samochody ciężarowe i inne pojazdy
Samochody ciężarowe mają inne zasady. Zwykle pozwalają na 100% odliczenie VAT. Muszą spełniać definicję pojazdu ciężarowego. Często wymagają dodatkowych badań technicznych. Potwierdzają one brak możliwości użytku prywatnego.
Koszty paliwa dla pojazdów ciężarowych można odliczyć w 100%. Dotyczy to zarówno VAT, jak i kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z ich przeznaczenia wyłącznie do działalności.
Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu (PIT/CIT)
Koszty paliwa wpływają na podatek dochodowy. Możesz zaliczyć je do kosztów firmy. Zasady zależą od sposobu użytkowania samochodu. Samochód używany tylko w firmie daje 100% kosztów. Samochód używany mieszanie pozwala odliczyć 75% kosztów.
Przepisy ograniczają koszt uzyskania przychodów. Limit 75% dotyczy wydatków związanych z samochodem. Obejmuje paliwo i inne koszty eksploatacyjne. Dotyczy to samochodów używanych do celów mieszanych. Podstawą prawną są art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof.
Przepisy o podatku dochodowym limitują wydatki dotyczące używania samochodu osobowego, w tym wydatki na zakup paliwa, które można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Samochód prywatny w działalności
Używasz prywatnego samochodu w firmie? Możesz rozliczyć 20% wydatków. Dotyczy to kosztów eksploatacyjnych. Zaliczasz do nich paliwo. Od 2019 roku nie trzeba prowadzić kilometrówki dla celów PIT. Przedsiębiorca odlicza 20% wydatków niezależnie od przebiegu.
Rozliczenie 20% dotyczy tylko kosztów eksploatacji prywatnego samochodu. Nie obejmuje amortyzacji.
Czy muszę prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla samochodu prywatnego używanego w firmie?
Nie, od 2019 roku nie jest to wymagane do celów PIT. Możesz odliczyć 20% wydatków eksploatacyjnych bez kilometrówki.
Faktura na paliwo – co powinna zawierać?
Faktura za paliwo to kluczowy dokument. Potwierdza zakup paliwa. Musi zawierać niezbędne dane. Wymagane dane to data wystawienia i numer NIP. Konieczne są dane sprzedawcy i nabywcy. Musi być wystawiona na firmę. Faktury imienne nie pozwalają na odliczenie VAT.
Od 2004 roku polskie przepisy nie wymagają numeru rejestracyjnego. Błąd w numerze nie wpływa na odliczenie VAT. Faktura musi jednak spełniać wymogi VAT. Chodzi o poprawne oznaczenie nabywcy i towaru. Przy zakupach powyżej 15 000 zł brutto, zapłać przelewem. Tylko wtedy wydatek jest kosztem podatkowym.
„Dane które powinny się znaleźć reguluje tzw. ustawa o VAT.”
Faktura uproszczona jest możliwa przy małych kwotach. Kwota nie może przekraczać 450 zł. Limit wynosi też 100 euro. Dotyczy to sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej. Przechowuj faktury przez 5 lat.
Księgowanie wydatków na paliwo
Ewidencjonowanie kosztów paliwa wymaga precyzji. VAT w części niepodlegającej odliczeniu trafia do kosztów. Księguje się go na konto kosztowe. Zwykle jest to konto w zespole 4 lub 5. Nieodliczony VAT zwiększa wartość netto wydatku.
W bilansie wydatki na eksploatację zalicza się w pełnej wysokości. Nie zależą od VAT odliczonego. Aby prawidłowo zaksięgować koszt paliwa, dodaj nieodliczony VAT. Następnie zastosuj limit 75% dla kosztów podatkowych.
Kwota VAT, która nie podlega odliczeniu, powinna zostać odniesiona łącznie z wartością netto zakupionego paliwa do kosztów działalności operacyjnej.
Przykład księgowania
Przykład: faktura za paliwo na kwotę brutto 295,20 zł. Stawka VAT 23%. Kwota VAT to 55,20 zł. Kwota netto to 240,00 zł. Samochód używany mieszanie (50% VAT, 75% KUP).
- VAT do odliczenia (50%): 55,20 zł * 50% = 27,60 zł.
- VAT nieodliczony: 55,20 zł – 27,60 zł = 27,60 zł.
- Całkowity koszt (netto + nieodliczony VAT): 240,00 zł + 27,60 zł = 267,60 zł.
- Koszt uzyskania przychodu (75%): 267,60 zł * 75% = 200,70 zł.
- Koszty niestanowiące KUP (NKUP): 267,60 zł – 200,70 zł = 66,90 zł.
Do kosztów podatkowych zaliczasz 200,70 zł. Reszta (66,90 zł) to NKUP. W księgach bilansowych księgujesz pełną kwotę 267,60 zł jako koszt.
Aby prawidłowo zaewidencjonować koszt paliwa w księgach, należy doliczyć VAT niepodlegający odliczeniu i obliczyć 75% wydatków.
Możesz używać kont analitycznych. Pomaga to wyodrębnić koszty KUP i NKUP.
Zwrot VAT za paliwo zagraniczne
Tankujesz poza Polską? Możesz ubiegać się o zwrot VAT. Dotyczy to krajów UE i Norwegii. Możliwość zwrotu VAT za paliwo istnieje od 2015 roku. Proces jest często skomplikowany. Wymaga zgromadzenia wielu dokumentów.
Zwrot VAT dotyczy firm działających w UE/Norwegii. Obejmuje paliwo, opłaty drogowe i inne usługi. Minimalna kwota zwrotu to 50 euro rocznie. Kwartalnie limit wynosi 400 euro. Wnioski można składać rocznie lub kwartalnie. Termin rocznego wniosku mija 30 września.
Czas oczekiwania na zwrot bywa długi. W standardowej procedurze to około 8 miesięcy. Dostępne są szybsze opcje. Niektóre firmy oferują przyspieszony zwrot. Trwa on do 7 dni. Powierzenie formalności specjalistom może ułatwić proces.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu paliwa
Przedsiębiorcy popełniają błędy przy rozliczaniu paliwa. Brak pełnej dokumentacji to częsty problem. Nieprawidłowe dane na fakturze też się zdarzają. Błędne obliczenia proporcji VAT i kosztów są ryzykowne. Niewłaściwe stosowanie stawek VAT to kolejny błąd.
Brak ewidencji przebiegu przy pełnym odliczeniu jest błędem. Niezgodność faktur z rzeczywistością też. Zaniedbanie terminów rozliczeń może mieć konsekwencje. Monitoruj zmiany w przepisach podatkowych. Prowadź skrupulatną dokumentację. Korzystanie z usług specjalistów pomaga uniknąć błędów.
- Prowadź szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu dla pełnego odliczenia VAT.
- Dokładnie dokumentuj wydatki na samochody.
- Kontroluj limity kosztów i VAT przy używaniu pojazdów do celów mieszanych.
- Koryguj błędy w księgach natychmiast.
- Stosuj faktury na firmę, nie paragony imienne.
- Płać przelewem za zakupy paliwa powyżej 15 000 zł.
Technologie wspierające rozliczenia paliwa
Nowoczesne technologie ułatwiają rozliczenia. Systemy księgowe automatyzują księgowania. Przykładem jest system wFirma.pl czy Taxbit. Karty paliwowe upraszczają fakturowanie. Zapewniają lepszą kontrolę wydatków. Systemy telematyczne monitorują zużycie paliwa. Pomagają prowadzić ewidencję przebiegu.
Obowiązek e-faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 roku zmienia sposób dokumentowania. Cyfrowe narzędzia ułatwiają przechowywanie faktur. Automatyzacja procesów księgowych to trend. Zwiększa precyzję i oszczędza czas. Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu staje się standardem.
Podsumowanie
Rozliczanie kosztów paliwa w firmie wymaga uwagi. Zasady zależą od sposobu używania pojazdu. Kluczowe są limity VAT i kosztów uzyskania przychodu. Samochody używane wyłącznie firmowo mają pełne odliczenia. Pojazdy używane mieszanie mają limity 50% VAT i 75% kosztów. Samochody prywatne w firmie pozwalają odliczyć 20% wydatków.
Prawidłowa faktura jest niezbędna. Musi zawierać dane firmy. Dokumentacja, jak VAT-26 czy ewidencja przebiegu, jest ważna. Księgowanie musi uwzględniać nieodliczony VAT. Warto korzystać z nowoczesnych narzędzi. Pomagają zarządzać dokumentacją i rozliczeniami. Śledź zmiany w przepisach. Zapewnisz prawidłowe rozliczenia w 2025 roku.
Zobacz także:
