Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Wyjaśniamy, jakie dane musi zawierać i kiedy należy ją wystawić. Poznaj najważniejsze zasady fakturowania w Polsce.
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT to dokument prawny. Potwierdza transakcję sprzedaży towarów lub usług. Stanowi kluczowy dowód księgowy. Umożliwia nabywcy odliczenie podatku VAT. Faktura wywołuje zobowiązanie podatkowe. Jest nieodłącznym elementem działalności biznesowej. Podatnicy VAT mają obowiązek jej wystawiania. Dotyczy to sprzedaży na rzecz innych podatników i osób prawnych. Obejmuje także sprzedaż wysyłkową i na terytorium kraju dla podmiotów niebędących podatnikami.
Co to jest faktura VAT?
Faktura VAT to dokument potwierdzający transakcję sprzedaży towarów lub usług, podlegającą opodatkowaniu VAT. Jest to ważny dokument księgowy i podatkowy.
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Aby faktura była ważna, musi zawierać określone dane. Obowiązkowe elementy faktury VAT określa Ustawa o VAT. Znajdują się one także w rozporządzeniu Ministra Finansów. Zmiany w przepisach wpływają na wymogi. Tylko poprawnie wystawiona faktura umożliwia odliczenie VAT.
Jakie dane do faktury VAT są obowiązkowe?
Faktura musi zawierać datę wystawienia, unikalny numer, dane sprzedawcy i nabywcy, datę dostawy lub wykonania usługi, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość, cenę jednostkową netto, wartość netto, stawkę i kwotę VAT oraz kwotę należności ogółem.
Dane sprzedawcy i nabywcy na fakturze
Faktura musi jasno identyfikować obie strony transakcji. Wymagane są pełne dane sprzedawcy i nabywcy. Obejmują one nazwę firmy lub imię i nazwisko. Konieczny jest także adres. Numer NIP jest obowiązkowy dla obu stron. Dotyczy to sytuacji, gdy obie strony są płatnikami VAT. Dane muszą być zgodne z rejestrem przedsiębiorców (np. CEIDG). W przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, zamiast NIP podaje się PESEL. Dane kontrahenta z UE należy sprawdzić w bazie VIES.
Czy numer NIP na fakturze jest konieczny?
Numer NIP jest obowiązkowy na fakturach VAT dla sprzedawcy i nabywcy, jeśli obie strony są czynnymi podatnikami VAT. Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej NIP nie jest wymagany.
Daty i numery na fakturze
Na fakturze muszą znaleźć się dwie daty. Pierwsza to data wystawienia dokumentu. Druga to data dostawy towaru lub wykonania usługi. Datę dostawy podaje się, gdy różni się od daty wystawienia. Data wystawienia wpływa na obowiązek podatkowy. Wpływa także na prawo do odliczenia VAT. Faktura musi mieć unikalny, kolejny numer. Numeracja powinna być chronologiczna. Przepisy nie określają konkretnego wzoru numerowania.
Czy faktura może nie zawierać daty sprzedaży?
Data sprzedaży (dostawy/wykonania usługi) jest elementem obowiązkowym. Można ją pominąć tylko wtedy, gdy data wystawienia jest taka sama jak data sprzedaży.
Szczegóły transakcji
Faktura musi szczegółowo opisywać przedmiot transakcji. Należy podać nazwę towaru lub usługi. Opis powinien być jasny i jednoznaczny. Trzeba wskazać miarę i ilość. Konieczna jest cena jednostkowa netto. Wartość netto to iloczyn ilości i ceny jednostkowej. Należy wskazać stawkę VAT dla każdej pozycji. Stawki VAT w Polsce to 23%, 8%, 5%, 0% oraz zwolnienie. Kwota podatku VAT to wartość netto pomnożona przez stawkę. Suma wartości netto i kwot VAT daje kwotę brutto. Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Zaokrągla się je do pełnych groszy.
Jak należy nazwać towar/usługę w fakturze?
Nazwa towaru lub usługi powinna precyzyjnie identyfikować przedmiot transakcji. Powinna odzwierciedlać faktycznie sprzedany produkt lub wykonaną usługę.
Terminy wystawiania faktur
Przepisy określają, kiedy należy wystawić fakturę. Standardowy termin to do 15. dnia miesiąca. Dotyczy to miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy lub wykonania usługi. Fakturę można wystawić wcześniej. Nie wcześniej jednak niż 60 dni przed dostawą lub usługą. Istnieją wyjątki od tych zasad. Usługi budowlane mają termin 30 dni od wykonania. Dostawa książek to 60 dni od wydania. Drukowanie książek i prasy to 90 dni. W innych przypadkach, na żądanie nabywcy, fakturę wystawia się w ciągu 7 dni.
Ile wcześniej można wystawić fakturę?
Fakturę można wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.
| Rodzaj transakcji | Standardowy termin wystawienia faktury | Wyjątkowy termin wystawienia faktury (na żądanie/specyficzne usługi) |
|---|---|---|
| Dostawa towarów / Świadczenie usług | Do 15. dnia miesiąca po miesiącu transakcji | Nie wcześniej niż 60 dni przed transakcją |
| Usługi budowlane | Do 15. dnia miesiąca po miesiącu wykonania | 30 dni od dnia wykonania |
| Dostawa książek drukowanych | Do 15. dnia miesiąca po miesiącu wydania | 60 dni od wydania |
| Drukowanie książek, gazet, magazynów | Do 15. dnia miesiąca po miesiącu wykonania | 90 dni od dnia wykonania |
| Inne usługi na żądanie | Do 15. dnia miesiąca po miesiącu transakcji | 7 dni od dnia zgłoszenia żądania |
| Zwrot opakowania | Do 15. dnia miesiąca po miesiącu transakcji | 7 dni od dnia zwrotu lub 60 dni od wydania |
Rodzaje faktur i szczególne przypadki
W obrocie gospodarczym funkcjonuje kilka rodzajów faktur. Faktura podstawowa dokumentuje większość transakcji. Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części płatności. Faktura końcowa jest wystawiana po zrealizowaniu całej dostawy. Faktura korygująca służy do poprawiania błędów. Faktura pro forma to dokument informacyjny. Nie jest to dowód księgowy. Podmiot zwolniony z VAT może wystawić rachunek lub fakturę bez VAT. Faktura uproszczona jest możliwa dla małych kwot. Faktura VAT marża dotyczy specyficznych transakcji. Faktura VAT RR jest dla rolników ryczałtowych.
Czy można nadal wystawiać rachunki?
Tak, podmiot zwolniony z VAT może wystawić rachunek zamiast faktury. Jest to dokument potwierdzający sprzedaż bez naliczania podatku VAT.
Faktura uproszczona
Fakturę uproszczoną można wystawić dla transakcji o niskiej wartości. Limit wynosi 450 zł brutto. Może to być także 100 euro. Dotyczy to kwoty należności ogółem. Faktura uproszczona zawiera mniej danych. Wymaga podstawowych danych identyfikacyjnych sprzedawcy i nabywcy. Musi zawierać kwotę należności. Nie można jej wystawić na żądanie osoby prywatnej.
Jakie dane są potrzebne do faktury uproszczonej?
Faktura uproszczona wymaga daty wystawienia, numeru, danych identyfikacyjnych sprzedawcy i nabywcy (NIP lub inny identyfikator), danych dotyczących towarów lub usług oraz kwoty należności ogółem.
Faktura bez VAT (zwolniona)
Sprzedawca zwolniony z VAT wystawia fakturę bez VAT. Dotyczy to zwolnienia podmiotowego (limit obrotu) lub przedmiotowego. Limit zwolnienia z VAT wynosi 200 tys. zł obrotu rocznie. Faktura bez VAT musi zawierać podstawę prawną zwolnienia. Podaje się podstawowe dane sprzedawcy i nabywcy. Opisuje się towar lub usługę. Wskazuje się stawkę „zw”. Podatnik zwolniony wystawia ją na żądanie nabywcy.
Faktura korygująca
W przypadku błędów na fakturze wystawia się fakturę korygującą. Może dotyczyć zmiany ceny lub ilości. Koryguje się także stawki VAT lub kwoty. Faktura korygująca musi zawierać dopisek „faktura korygująca” lub „korekta”. Należy wskazać numer i datę faktury pierwotnej. Trzeba podać przyczynę korekty. Wymienia się korygowane pozycje. Należy przedstawić podsumowanie korekty. W przypadku błędów formalnych można zastosować notę korygującą.
Forma i przechowywanie faktur
Faktury mogą mieć formę papierową lub elektroniczną. Faktura papierowa powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach. Jeden dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy. Faktura elektroniczna wymaga akceptacji odbiorcy. Akceptacja może być ustna lub ضمن regulaminu. Faktury elektroniczne muszą zapewniać autentyczność pochodzenia. Muszą także gwarantować integralność treści. Konieczna jest czytelność dokumentu. Faktury elektroniczne mogą być w formatach PDF, XML, JPG. Mogą być udostępniane mailem lub na serwerze.
Jak długo przechowywać faktury?
Faktury przechowuje się przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przechowywanie faktur
Faktury należy przechowywać przez 5 lat. Okres ten jest wymagany dla celów kontroli skarbowej. Liczy się go od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym minął termin płatności podatku. Faktury można przechowywać w formie papierowej. Akceptowana jest także forma elektroniczna. Digitalizacja papierowych oryginałów jest możliwa. Archiwa podatkowe ulegają digitalizacji.
Nowoczesne rozwiązania i trendy
Cyfryzacja zmienia sposób fakturowania. Wzrost znaczenia faktur elektronicznych jest trendem. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie. Nowy system będzie obowiązkowy od 2026 roku. Umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Systemy księgowe i platformy do fakturowania ułatwiają pracę. Automatyzacja procesu wystawiania faktur jest coraz popularniejsza. Mechanizm podzielonej płatności (MPP) stał się obowiązkowy dla niektórych transakcji. Dotyczy to faktur powyżej 15 tys. zł brutto z pozycjami wrażliwymi. Obie strony muszą być podatnikami VAT.
Branża księgowa musi dostosować się do zmian. Eksperci podkreślają konieczność adaptacji. Firmy powinny korzystać z nowoczesnych technologii. Przykładem jest KSeF i narzędzia analityczne. Zwiększa się skuteczność kontroli podatkowych. Wymaga to dokładniejszej dokumentacji.
Wprowadzenie KSeF wymaga uwzględnienia przyszłych wymogów VIDA.
Częste błędy przy fakturowaniu
Przedsiębiorcy popełniają błędy przy wystawianiu faktur. Najczęstsze to błędne dane nabywcy. Problemem bywa nieprawidłowa data. Często zdarza się brak numeru faktury. Niewłaściwe stawki VAT są błędem. Niekompletny opis towaru lub usługi to kolejny problem. Błędy w kwotach netto, VAT lub brutto są poważne. Brak wymaganych adnotacji to też błąd. Niewłaściwe terminy płatności mogą wprowadzać w błąd. Brak informacji o metodzie płatności bywa kłopotliwy. Wystawianie faktur w systemie online może pomóc unikać błędów.
Co zrobić w przypadku błędów na fakturze?
W przypadku błędów na fakturze należy wystawić fakturę korygującą. Mniejsze błędy formalne można poprawić notą korygującą.
- Zawsze sprawdzaj poprawność danych kontrahenta przed wystawieniem faktury.
- Korzystaj z programów do fakturowania, które automatyzują proces.
- W przypadku błędu niezwłocznie wystaw fakturę korygującą.
- Dokładnie dokumentuj przyczyny korekt.
Faktury w walutach obcych i językach obcych
Faktury można wystawiać w języku obcym. Dotyczy to transakcji z kontrahentami zagranicznymi. Nie ma obowiązku tłumaczenia faktury. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nabywcą jest polski konsument. Wtedy konieczny jest język polski. Faktury mogą być wystawiane w walucie obcej. Kwoty podatku VAT muszą być wykazane w złotych. Należy zastosować kurs NBP z dnia powstania obowiązku podatkowego. Od 2021 roku można stosować kurs z przepisów o podatkach dochodowych. Faktury z importu nie podlegają krajowym przepisom fakturowania.
Jak przeliczyć kwotę VAT w walucie obcej na złote?
Kwotę VAT w walucie obcej należy przeliczyć na złote. Stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
Podsumowanie
Faktura VAT jest niezbędnym dokumentem w biznesie. Musi zawierać kompletne i poprawne dane. Kluczowe są dane stron, numery, daty i szczegóły transakcji. Znajomość rodzajów faktur ułatwia pracę. Przestrzeganie terminów wystawiania jest ważne. Przechowywanie faktur przez 5 lat jest obowiązkowe. Nowoczesne technologie, jak KSeF, zmieniają fakturowanie. Unikanie błędów wymaga uwagi i dokładności. Poprawne fakturowanie to podstawa rozliczeń z kontrahentami i urzędem skarbowym.
Zobacz także:
