Faktura VAT to fundamentalny dokument w polskim obrocie gospodarczym. Potwierdza transakcje, pozwala na rozliczenie podatku VAT i jest niezbędna w księgowości. Dowiedz się, co powinna zawierać i kiedy ją wystawić.
Co to jest faktura VAT?
Faktura VAT potwierdza transakcję kupna-sprzedaży. Jest to dokument księgowy. Służy do prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Wystawia ją sprzedawca towarów lub usług. Otrzymuje ją nabywca transakcji. Faktura może mieć formę papierową. Dopuszczalna jest także forma elektroniczna. Dokument musi spełniać wymogi prawne. Zapewnia przejrzystość finansową. Stanowi dowód w ewidencji księgowej.
Faktura VAT różni się od paragonu. Paragon dokumentuje sprzedaż dla konsumenta. Faktura rozlicza transakcje między firmami. Faktura zawiera szczegółowe informacje o stronach. Paragon ma zazwyczaj mniej danych. Prawidłowa faktura umożliwia odliczenie VAT.
Kto musi wystawić fakturę VAT?
Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach VAT. Dotyczy to czynnych podatników VAT. Dokumentują sprzedaż towarów i usług. Sprzedaż dotyczy innych podatników. Obejmuje to podatników VAT i podobne podmioty. Dotyczy też osób prawnych niebędących podatnikami. Fakturę wystawia się również na żądanie osób fizycznych. Osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej. Żądanie musi nastąpić w ciągu 3 miesięcy. Czas liczony jest od końca miesiąca transakcji.
Podatnicy zwolnieni z VAT wystawiają faktury bez VAT. Nie muszą wystawiać faktur przy zwolnieniu przedmiotowym lub podmiotowym. Zazwyczaj wystawiają faktury, nie rachunki. Obowiązek wystawiania faktur dotyczy zarejestrowanych podatników. Obejmuje sprzedaż wysyłkową. Dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Kiedy należy wystawić fakturę VAT?
Ogólna zasada mówi o terminie wystawienia faktury. Podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca. Ten miesiąc następuje po miesiącu sprzedaży. Przykład to sprzedaż w marcu. Fakturę wystawisz do 15 kwietnia. Istnieją wyjątki od tej zasady. Dotyczą one usług budowlanych. Obejmują drukowanie gazet. Dotyczą dostawy energii elektrycznej. Fakturę można wystawić wcześniej. Nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą. Nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zapłaty.
W przypadku żądania klienta termin jest inny. Faktura może być wystawiona w ciągu 15 dni. Czas liczony jest od dnia zgłoszenia żądania. Dotyczy to osób fizycznych. Żądanie dotyczy sprzedaży. Sprzedaż nastąpiła w ciągu 3 miesięcy. Termin na wystawienie faktury zwolnionej z VAT jest podobny. Jest to do 15 dnia miesiąca po sprzedaży.
Ile czasu mam na wystawienie faktury?
Masz czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania transakcji. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły.
Obowiązkowe elementy faktury VAT
Faktura VAT musi zawierać kluczowe informacje. Są one określone w ustawie o VAT. Dotyczy to art. 106e ust. 1 ustawy. Dokument potwierdza dokonanie transakcji. Służy do rozliczenia podatku. Oto podstawowe elementy, które muszą znaleźć się na fakturze:
- Data wystawienia dokumentu.
- Unikalny numer identyfikacyjny faktury.
- Imiona i nazwiska stron transakcji.
- Nazwy firm sprzedawcy i nabywcy.
- Adresy stron transakcji.
- Numery NIP sprzedawcy i nabywcy.
- Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów.
- Data wykonania lub zakończenia usługi.
- Nazwa towaru lub usługi.
- Jednostka miary i ilość towarów.
- Zakres wykonanych usług.
- Cena jednostkowa netto.
- Wszelkie rabaty lub opusty.
- Wartość netto towarów lub usług.
- Stawka podatku VAT dla każdej pozycji.
- Kwota podatku VAT z podziałem na stawki.
- Wartość brutto faktury.
- Suma wartości sprzedaży netto.
- Kwota należności ogółem.
Na fakturze mogą być dodatkowe informacje. Dotyczy to terminu płatności. Możesz dodać uwagi. W przypadku sprzedaży samochodów konieczny jest numer rejestracyjny. W transakcjach międzynarodowych podaj NIP nabywcy. Faktura zwolniona z VAT zawiera adnotację „zw”. Powinna zawierać podstawę prawną zwolnienia.
Upewnij się, że nazwa, adres i NIP nabywcy są poprawne. Zastosuj właściwą stawkę VAT dla produktu lub usługi.
Jakie dane muszą być na fakturze?
Faktura musi zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, numery NIP, daty, opis towarów/usług, ilości, ceny netto, stawki i kwoty VAT oraz wartość brutto.
Kwoty podatku muszą być w złotych. Należy je zaokrąglić do pełnych groszy.
Rodzaje faktur VAT
W polskim systemie prawnym wyróżniamy kilka rodzajów faktur. Każdy typ ma specyficzne zastosowanie. Zależą od rodzaju transakcji i stron. Oto najczęściej spotykane rodzaje:
- Faktura VAT podstawowa: Dokumentuje sprzedaż między podatnikami VAT.
- Faktura zaliczkowa: Wystawiana po otrzymaniu przedpłaty, zaliczki lub zadatku. Dokumentuje otrzymaną część zapłaty. Musi być wystawiona do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu zapłaty.
- Faktura uproszczona: Może być paragonem fiskalnym. Dotyczy transakcji do kwoty 450 zł brutto. Limit wynosi także 100 euro brutto. Musi zawierać NIP nabywcy. Nie wymaga wszystkich danych standardowej faktury.
- Faktura korygująca: Służy do poprawiania błędów. Korekta dotyczy faktury pierwotnej. Zmienia warunki transakcji. Musi odnosić się do faktury pierwotnej. Powinna podać przyczynę korekty.
- Faktura VAT marża: Stosowana przy sprzedaży towarów używanych. Dotyczy usług turystycznych. Obejmuje dzieła sztuki i antyki. Podatek VAT rozlicza się od marży. Nabywca nie odlicza VAT od takiej faktury.
- Faktura VAT RR: Wystawiana przy nabyciu płodów rolnych. Dotyczy transakcji z rolnikiem ryczałtowym. Zawiera specyficzne dane. Obejmuje informację o zryczałtowanym zwrocie podatku.
- Faktura pro forma: Jest dokumentem informacyjnym. Nie jest dokumentem księgowym. Wystawia się ją przed transakcją. Służy do przedstawienia oferty. Nie odzwierciedla operacji gospodarczej. Nie odlicza się od niej VAT.
- Faktura elektroniczna (e-faktura): Może zastępować fakturę papierową. Wymaga zgody nabywcy. Zawiera te same elementy co faktura papierowa. Może być w formatach PDF, XML, JPG.
Nie można wystawiać faktury pro forma po otrzymaniu zapłaty. Faktura VAT marża nie zawiera wartości netto i kwoty VAT.
Czym różni się faktura uproszczona od zwykłej?
Faktura uproszczona dotyczy transakcji do 450 zł brutto lub 100 euro. Paragon fiskalny z NIP nabywcy może być fakturą uproszczoną. Zawiera mniej danych niż faktura standardowa.
Faktury elektroniczne i KSeF
Faktury elektroniczne są równoważne z papierowymi. Zawierają te same elementy. Przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady. Można je przesyłać w dowolnym formacie. Skanowane faktury papierowe to także e-faktury. Wymagana jest zgoda nabywcy na ich otrzymywanie. Faktury elektroniczne mogą być wysłane mailem. Używa się platform elektronicznych. System EDI (Elektroniczna Wymiana Danych) jest także opcją.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system rządowy. Służy do wystawiania i otrzymywania faktur. Zapewnia unifikację formatu (XML). Automatycznie weryfikuje faktury. Zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów. Od 1 lipca 2024 roku planowano obowiązkowe korzystanie z KSeF. Termin ten został odłożony na nieznany czas. Od 1 stycznia 2025 roku KSeF ma być obowiązkowy dla podatników zwolnionych z VAT. Od 2026 roku KSeF ma być obowiązkowy dla wszystkich firm. W zamówieniach publicznych używa się PEF. Platforma Elektronicznego Fakturowania działa w formacie XML.
Zgoda nabywcy jest wymagana do wystawiania elektronicznych faktur VAT. Przygotuj się na obowiązkowe korzystanie z KSeF w przyszłości.
Czy faktura elektroniczna jest tak samo ważna jak papierowa?
Tak, faktura elektroniczna jest równoważna z fakturą papierową. Musi zawierać te same obowiązkowe elementy.
Specjalne procedury na fakturze
Niektóre transakcje wymagają specjalnych oznaczeń na fakturze. Dotyczy to mechanizmu podzielonej płatności. Nazywa się go split payment (MPP). MPP obowiązuje przy transakcjach powyżej 15 000 zł. Dotyczy towarów i usług wrażliwych. Lista jest w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Mechanizm ten rozdziela kwotę netto i VAT. Kwota netto trafia na zwykłe konto. Kwota VAT idzie na specjalne konto VAT.
Refakturowanie to przeniesienie kosztów zakupu. Przedsiębiorca kupuje usługę lub towar. Następnie odsprzedaje go innemu podmiotowi. Nie może nałożyć marży na pierwotny koszt. Usługa lub koszt przechodzi na finalnego odbiorcę. Moment wykonania usługi jest kluczowy. Jest to moment wykonania przez pierwotnego usługodawcę.
Samofakturowanie polega na wystawieniu faktury przez nabywcę. Nabywca wystawia fakturę dla siebie. Dzieje się to na podstawie umowy ze sprzedawcą. Umowa musi zezwalać na samofakturowanie. Wymaga zatwierdzenia faktury przez sprzedawcę. Na fakturze musi być adnotacja „samofakturowanie”.
Metoda kasowa to sposób rozliczania VAT. Podatek rozlicza się po otrzymaniu zapłaty. Faktury VAT małego podatnika z tą metodą mają adnotację „metoda kasowa”.
Kiedy stosuje się mechanizm podzielonej płatności (MPP)?
MPP jest obowiązkowy przy fakturach powyżej 15 tys. zł brutto. Dotyczy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Obie strony muszą być podatnikami VAT.
Najczęstsze błędy na fakturach VAT i jak ich unikać
Błędy na fakturach zdarzają się często. Mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem VAT. Wpływają na poprawność dokumentacji. Oto typowe pomyłki:
- Błędne dane nabywcy (nazwa, adres, NIP).
- Nieprawidłowa stawka VAT dla towaru/usługi.
- Brak unikalnego numeru faktury.
- Niewłaściwa data wystawienia lub sprzedaży.
- Brak szczegółowego opisu towarów/usług.
- Błędne obliczenia kwot (netto, VAT, brutto).
- Brak terminu płatności.
- Użycie nieprawidłowego kursu walutowego.
- Brak oznaczenia procedur specjalnych (MPP, marża, metoda kasowa).
- Brak informacji o zwolnieniu z VAT (podstawa prawna).
- Brak podpisu osoby uprawnionej (jeśli wymagany).
Jak unikać tych błędów? Sprawdzaj dane nabywcy w rejestrze VAT. Stosuj właściwe stawki VAT. Używaj unikalnej i chronologicznej numeracji. Dokładnie obliczaj kwoty. Zapewnij jasny opis transakcji. Skonsultuj przepisy VAT. Korzystaj z profesjonalnego oprogramowania. Systemy do fakturowania automatyzują obliczenia. Ułatwiają weryfikację danych. Zapewniają zgodność z prawem.
W przypadku błędu na fakturze masz opcje korekty. Możesz wystawić fakturę korygującą. Służy do poprawiania błędów. Nota korygująca służy do drobnych pomyłek. Dotyczy np. adresu nabywcy. W przypadku już obiegu faktury wystaw fakturę korygującą. Możesz też anulować fakturę. Anulowanie jest możliwe przed wprowadzeniem do obrotu. Wymaga zachowania obu egzemplarzy. Należy opisać przyczynę anulowania.
Jak poprawić błąd na wystawionej fakturze?
Możesz wystawić fakturę korygującą, która skoryguje błędne dane. Drobne błędy, np. w adresie, można poprawić notą korygującą.
Przechowywanie faktur VAT
Masz obowiązek przechowywać faktury VAT. Dotyczy to faktur wystawionych i otrzymanych. Należy je przechowywać przez 5 lat. Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego. Dotyczy roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury papierowe i elektroniczne podlegają tym zasadom. W przypadku faktur ustrukturyzowanych (KSeF) okres przechowywania jest dłuższy. Dokumenty w KSeF są przechowywane przez 10 lat. Przechowywanie wymaga zachowania autentyczności dokumentów. Należy zapewnić integralność treści. Faktury muszą być czytelne. Muszą być dostępne na żądanie organów podatkowych. Przechowuj faktury w oryginalnej postaci.
Jak długo muszę przechowywać faktury VAT?
Faktury VAT należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat.
Podstawa prawna
Zasady wystawiania faktur reguluje prawo polskie. Głównym aktem prawnym jest Ustawa. Dotyczy podatku od towarów i usług. Ustawa pochodzi z dnia 11 marca 2004 roku. Kluczowe zapisy znajdują się w art. 106e ust. 1. Ten artykuł wymienia obowiązkowe elementy faktury. Załącznik nr 15 do Ustawy o VAT określa towary i usługi wrażliwe. Wpływa to na stosowanie MPP. Dodatkowe regulacje zawierają Rozporządzenia Ministra Finansów. Przepisy UE wpływają na zasady. Dotyczy to np. braku obowiązku podpisu. Warto znać te przepisy. Zapewnia to zgodność z prawem.
Gdzie szukać informacji o przepisach dotyczących faktur?
Głównym źródłem jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Warto też sprawdzać aktualne rozporządzenia Ministra Finansów.
Zobacz także:
