Wystawienie faktury do paragonu wymaga znajomości przepisów. Dowiedz się, jakie terminy obowiązują sprzedawcę i nabywcę. Prawidłowe dokumentowanie transakcji jest kluczowe.
Co to jest faktura do paragonu i kiedy jest potrzebna?
Paragon fiskalny potwierdza sprzedaż detaliczną. Jest to dowód zakupu dla osoby fizycznej. Przedsiębiorcy potrzebują faktury VAT. Faktura VAT umożliwia odliczenie podatku naliczonego. Może też zaliczyć wydatek do kosztów. Faktura do paragonu łączy te funkcje. Wystawia się ją na życzenie klienta. Jest to dokument potwierdzający transakcję. Zawiera szczegółowe dane nabywcy. W obrocie gospodarczym faktura i paragon pełnią różne role. Każdy dokument ma swoje znaczenie.
Kluczowe terminy: Żądanie faktury przez klienta
Nabywca ma prawo zażądać faktury. Dotyczy to sprzedaży potwierdzonej paragonem. Klient może być osobą fizyczną. Może też prowadzić działalność gospodarczą. Żądanie wystawienia faktury ma swój termin. Nabywca domaga się faktury w ciągu trzech miesięcy. Okres liczy się od końca miesiąca zakupu. Dotyczy to dostawy towarów lub usług. Po upływie trzech miesięcy sprzedawca nie musi wystawiać faktury. Może to zrobić dobrowolnie. Nabywca powinien zgłosić żądanie w terminie. Uniknie wtedy utraty prawa do odliczenia VAT.
Czy klient może żądać wystawienia faktury, jeśli nie zgłosił tego podczas zakupu?
Tak, klient może żądać faktury później. Musi to zrobić w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca zakupu.
Jak długo można wystawić fakturę do paragonu na żądanie klienta?
Klient ma trzy miesiące od końca miesiąca zakupu na zgłoszenie żądania.
Kluczowe terminy: Wystawienie faktury przez sprzedawcę
Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę. Staje się to konieczne po otrzymaniu żądania. Termin zależy od momentu żądania. Standardowo fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca. Dotyczy to miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Jeśli żądanie zgłoszono po miesiącu zakupu, termin jest inny. Sprzedawca ma 15 dni na wystawienie faktury. Okres liczy się od dnia zgłoszenia żądania. Przestrzeganie tych terminów jest ważne. Wynika to z ustawy o VAT.
Oto terminy wystawienia faktury:
- Do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli żądanie zgłoszono w miesiącu sprzedaży.
- Do 15 dni od zgłoszenia – jeśli żądanie zgłoszono po miesiącu sprzedaży.
Ile dni ma sprzedawca na wystawienie faktury do paragonu?
Sprzedawca ma 15 dni na wystawienie faktury. Czas liczy się od daty zgłoszenia żądania przez klienta. Standardowy termin to do 15. dnia następnego miesiąca po sprzedaży.
Czy mogę wystawić fakturę do paragonu w terminie dłuższym niż 15 dni?
Zasadniczo nie. Obowiązują terminy wynikające z przepisów. Organ podatkowy uznaje jednak, że wystawienie faktury po terminie jest lepsze niż jej brak.
NIP na paragonie: Warunek kluczowy
Od 1 stycznia 2020 roku zmieniły się przepisy. Wystawienie faktury do paragonu wymaga NIP nabywcy. NIP musi znajdować się na paragonie fiskalnym. Dotyczy to transakcji między firmami. Jeśli klient jest podatnikiem VAT, musi podać NIP. NIP podaje się przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Bez NIP na paragonie sprzedawca nie wystawi faktury VAT. W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów NIP na paragonie nie jest wymagany. Konsument ma prawo do faktury bez NIP.
Faktura uproszczona do 450 zł
Paragon z NIP do kwoty 450 zł brutto działa inaczej. Stanowi on fakturę uproszczoną. Kwota 450 zł brutto to około 100 euro. Faktura uproszczona nie musi zawierać pełnych danych nabywcy. Wystarczy NIP. Traktuje się ją jak pełną fakturę. Podatnik może odliczyć VAT na jej podstawie. Może też zaliczyć wydatek do kosztów. Dla paragonów powyżej 450 zł brutto NIP na paragonie jest warunkiem. Umożliwia on wystawienie pełnej faktury VAT.
Czy faktura do paragonu wymaga NIP nabywcy?
Tak, od 1 stycznia 2020 roku, aby wystawić fakturę VAT do paragonu dla przedsiębiorcy, NIP nabywcy musi być na paragonie.
Czy faktura uproszczona może być paragonem?
Paragon z NIP do 450 zł brutto działa jako faktura uproszczona. Jest to specyficzny rodzaj dokumentu.
Przepisy i konsekwencje
Obowiązek wystawienia faktury reguluje Ustawa o VAT. Podstawą prawną jest art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy. Odmowa wystawienia faktury jest czynem zabronionym. Grozi za to kara grzywny. Może wynieść do 180 stawek dziennych. Naruszenie przepisów dotyczących NIP na paragonie ma poważne skutki. Sprzedawca może ponieść sankcje. Grozi mu dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Może ono wynieść 100% VAT wykazanego na fakturze. Faktury do paragonu muszą być w JPK_V7. Oznacza się je symbolem FP.
Podstawa prawna:
- Art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT
- Art. 106b ust. 3 Ustawy o VAT
- Art. 106i ust. 6 Ustawy o VAT
- Kodeks karny skarbowy
Treści mają charakter informacyjny. Nie stanowią porady podatkowej. Zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym.
Jak długo przechowywać faktury i paragony?
W Polsce istnieje obowiązek przechowywania dokumentów księgowych. Dotyczy to faktur i paragonów. Faktury VAT przechowuje się przez 5 lat. Okres liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok wystawienia faktury. Paragony przechowuje się krócej. Okres przechowywania paragonów to 2 lata. Dotyczy to sprzedaży detalicznej. Nawet paragony bez wymogu faktury trzeba przechowywać.
Okresy przechowywania dokumentów:
- Faktury VAT: 5 lat
- Paragony: 2 lata
Technologia w służbie fakturowania
Nowoczesne technologie wspierają fakturowanie. Cyfrowe systemy księgowe automatyzują procesy. Przykłady to Comarch ERP, enova365, SAP Business One. Inne narzędzia to InFakt, Fakturownia, wfirma.pl. Umożliwiają automatyczne generowanie faktur. Integrują się z kasami fiskalnymi. Dane z paragonów trafiają do systemu. Systemy te zapewniają zgodność z przepisami. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kolejna platforma. Pozwala wystawiać i przesyłać e-faktury. Gwarantuje ich autentyczność. KSeF redukuje czas i koszty. Ma stać się obowiązkowy.
Narzędzia wspierające fakturowanie:
- Systemy ERP
- Programy księgowe (np. wfirma.pl)
- Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Często zadawane pytania
Czym różni się paragon fiskalny od faktury?
Paragon to dowód zakupu dla konsumenta. Faktura to dokument dla celów podatkowych. Faktura zawiera dane nabywcy, w tym NIP (dla firm).
Kiedy sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu?
Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie klienta. Żądanie musi być zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.
Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze do paragonu?
Faktura musi zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, numer faktury, datę, nazwę towaru/usługi, ilość, cenę, wartość netto, VAT i wartość brutto.
Czy fakturę do paragonu można wystawić elektronicznie?
Tak, faktury do paragonów można wystawić elektronicznie. Muszą spełniać wymogi prawne, na przykład dotyczące podpisu elektronicznego.
Czy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury do paragonu?
Sprzedawca nie może odmówić wystawienia faktury. Odmowa jest możliwa tylko, gdy nabywca nie spełnia warunków. Przykładem jest brak NIP na paragonie dla transakcji B2B.
Czy fakturę do paragonu można anulować?
Przepisy nie przewidują anulowania paragonu ani faktury do paragonu ze względu na pomyłkę. Konieczna jest korekta.
Zobacz także:
