Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych wymaga używania kasy fiskalnej. Wiąże się to z obowiązkami dokumentacyjnymi i księgowymi. Wyjaśniamy, jak poprawnie ewidencjonować utarg i przechowywać dokumenty.
Podstawowe Obowiązki Przedsiębiorcy
Podatnicy sprzedający osobom fizycznym muszą ewidencjonować sprzedaż. Dotyczy to także rolników ryczałtowych. Używają do tego kas rejestrujących. Kasy mają pamięć fiskalną. Obowiązek ten wynika z ustawy o VAT.
Przed pierwszą sprzedażą złóż zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Czynni podatnicy VAT prowadzą ewidencję sprzedaży. Pomaga to wyliczyć zobowiązania podatkowe. Niektórzy przedsiębiorcy są zwolnieni z kasy. Dotyczy to niskich obrotów. Limit zwolnienia wynosi 20 000 zł. Limit obrotu liczy się proporcjonalnie. Zaczynasz działalność w trakcie roku? Oblicz limit odpowiednio. Niektóre branże zawsze potrzebują kasy. To np. usługi fryzjerskie czy doradztwo podatkowe.
Brak kasy grozi karami finansowymi. Możesz zapłacić grzywnę. Nieposiadanie kasy to przestępstwo skarbowe. Grożą za to wysokie kary.
Kto musi posiadać kasę fiskalną?
Kasy fiskalne muszą mieć podatnicy. Sprzedają oni osobom fizycznym. Dotyczy to też rolników ryczałtowych. Istnieją pewne zwolnienia z tego obowiązku.
Paragon Fiskalny jako Dowód Sprzedaży
Paragon fiskalny potwierdza sprzedaż. Kasa fiskalna go drukuje. Musisz wydać go nabywcy. To jeden z podstawowych dokumentów zakupu. Służy jako dowód przy reklamacjach.
Paragon zawiera NIP sprzedawcy. Ma datę i godzinę transakcji. Znajdziesz tam nazwę towaru. Jest też cena jednostkowa. Podana jest ilość towaru. Widoczna jest wartość sumaryczna. Paragon pokazuje stawkę VAT. Ma łączną wartość brutto. Znajduje się na nim numer paragonu. Może mieć NIP nabywcy na żądanie. Paragon ma logo fiskalne. Posiada numer unikatowy.
Paragon niefiskalny to inny dokument. Wystawia się go przed fiskalizacją. Rachunki kelnerskie też są niefiskalne. Nie są one dowodem zakupu.
Paragon z NIP może być fakturą uproszczoną. Limit to 450 zł brutto. Albo 100 euro. Na podstawie takiego paragonu ujmiesz koszty. Wartość nie może przekroczyć limitu. Zakupy powyżej 450 zł wymagają faktury zwykłej.
Co powinien zawierać paragon fiskalny?
Paragon fiskalny musi mieć wiele danych. To między innymi NIP sprzedawcy. Ma datę i godzinę sprzedaży. Wymaga nazwy towaru lub usługi. Pokazuje cenę i ilość. Musi mieć wartość brutto. Ma też numer kasy i paragonu.
Raporty Fiskalne: Dobowe i Miesięczne
Po dniu sprzedaży sporządź raport dobowy. Zapisuje on utarg do modułu fiskalnego. Możesz zrobić to następnego dnia. Zrób to przed pierwszą sprzedażą. Raport miesięczny zrób po końcu miesiąca. Albo przed pierwszą sprzedażą w nowym miesiącu. Raporty pokazują obrót i VAT. Uwzględniają różne stawki.
Brak sprzedaży oznacza brak raportu dobowego. Nowoczesne kasy generują raporty niefiskalne. Pokazują na przykład pracę pracowników. Mogą pokazać kwotę w kasie.
Księgowanie Przychodów z Kasy Fiskalnej
Podstawą księgowań są raporty fiskalne. Użyj raportów dobowych lub miesięcznych. Przychody księgujesz w KPiR. Możesz użyć raportów dobowych. Albo raportów miesięcznych. Zapisz dane w kolumnie 7. Kolumna 7 to sprzedaż towarów i usług. Sprzedaż na kasie idzie do kolumny 7 i 3 w KPiR.
Nie księguj faktur do paragonów osobno. Zapobiega to podwójnemu podatkowi. Faktury wystawione do sprzedaży na kasie nie idą do odrębnej ewidencji. Przykład księgowania utargu 20 000 zł to Wn Kasa 20 000. Ma Sprzedaż towarów 16 393. Ma VAT należny 3 607.
W jednostkach bez konta „Kasa” używa się innych kont. Sprzedaż ewidencjonuje się na „Rozrachunki z właścicielem”. Wpłata utargu na konto bankowe jest ewidencjonowana. Używa się kont bankowych i kasy. Wyciąg bankowy pokazuje wpływ środków.
Podatnicy na ryczałcie ewidencjonują zwroty. Notują też pomyłki. Księgują transakcje według stawek ryczałtu. Muszą prowadzić ewidencję zwrotów i pomyłek.
Oznaczenie RO w JPK_V7
Raport fiskalny ma symbol RO. Użyj go w JPK_V7. W pliku JPK_V7 raport fiskalny musi mieć symbol RO. Dotyczy to wszystkich podatników. Obejmuje sprzedaż dla osób prywatnych. Podatnicy korzystający ze zwolnienia też używają RO. Dotyczy to sprzedaży dla osób fizycznych.
Gdzie umieścić dane z raportów fiskalnych w JPK_V7?
W pliku JPK_V7 dane z raportów fiskalnych umieszcza się w części RO. Muszą być oznaczone symbolem RO. Dotyczy to sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.
Specyficzne Sytuacje i Korekty
Paragon to podstawowy dokument. Potwierdza zakup towaru. Prawidłowy paragon ma nazwę towaru. Podaje cenę i datę transakcji. Zawiera dane sprzedawcy. Sprzedaż na kasie idzie do KPiR. Zapisz ją w kolumnie 7 i 3.
Korekta Błędnego Paragonu
Nie anulujesz błędnego paragonu. Musisz go skorygować. Korekta idzie przez ewidencję pomyłek. Albo rejestr zwrotów. W ewidencji podaj opis błędu. Opisz okoliczności pomyłki. Dołącz oryginał paragonu. Podaj dane zwrotu. Zapisz datę i nazwę towaru. Podaj termin zwrotu. Zapisz wartość brutto i VAT. Podaj numer paragonu. Dołącz podpisy lub dokumentację. Skoryguj wartość sprzedaży. Nie zawyżaj podstawy opodatkowania. Fiskus kontroluje rejestry. Sprawdza pomyłki i zwroty.
Raport dobowy lub miesięczny to podstawa korekty. Korektę paragonu zrób na podstawie raportu fiskalnego.
Jak skorygować błędnie wystawiony paragon?
Nie można anulować błędnego paragonu. Należy go skorygować. Użyj ewidencji pomyłek. Lub rejestru zwrotów. Opisz błąd i okoliczności. Dołącz oryginał paragonu.
Faktura Wystawiona do Paragonu
Sprzedajesz osobie fizycznej? Wystaw paragon. Przepisy VAT pozwalają wystawić fakturę. Klient chce fakturę? Wystaw ją na żądanie. Masz na to 3 miesiące. Liczone od końca miesiąca sprzedaży. Albo od daty zapłaty. Faktura do paragonu nie podwaja podatku. Nie zwiększa kwoty VAT należnego. Dołącz paragon do faktury. Albo zapisz numer kasy. Oznacz fakturę symbolem FP. Zwolnieni z kasy używają symbolu WEW. Wykazują faktury jako zbiorcze WEW.
Wystawienie faktury do paragonu jest możliwe. Paragon musi mieć NIP nabywcy. W przeciwnym razie wystaw fakturę imienną.
Przechowywanie Dokumentacji Fiskalnej
Dokumenty z kasy musisz przechowywać. Przechowuj je przez 5 lat. Liczone od końca roku podatkowego. Zabezpiecz je przed zniszczeniem. Przepisy nie wskazują formy przechowywania. Możesz użyć formy papierowej. Albo elektronicznej. Systemy archiwizacji pomagają w tym. Elektroniczna pamięć kas pomaga. Programy archiwizujące są zatwierdzone. Zaleca się elektroniczną archiwizację. Kontroluj przesył danych.
„Przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednoznacznie formy przechowywania dokumentów generowanych przez kasę fiskalną.”
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty z kasy fiskalnej?
Dokumentację z kasy fiskalnej przechowuj przez 5 lat. Liczy się od końca roku podatkowego. Przechowywanie jest obowiązkowe. Robisz to do przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Nadchodzące Zmiany i Technologie
Kontrole podatkowe są skuteczne. W 2024 roku 98,1% kontroli wykryło błędy. Kontrole celno-skarbowe miały 94% skuteczności. Nowoczesne narzędzia analityczne pomagają fiskusowi. To np. STIR i Big Data. Wprowadzenie KSeF to duża zmiana. VIDA też wpłynie na systemy.
Przygotuj się na te zmiany. Dostosuj swoje systemy księgowe. Monitoruj nowe regulacje prawne. Warto korzystać z elektronicznej archiwizacji. Systemy informatyczne to wspierają. Elektroniczna pamięć fiskalna ułatwia pracę. Programy archiwizujące są pomocne.
Skuteczność kontroli podatkowych i celno-skarbowych w 2024 roku
KSeF i E-faktury
Od 2026 roku wchodzi KSeF. To obowiązkowy system e-Faktur. Dotyczy wymogów VIDA. Wdrożenie KSeF jest planowane. Wprowadzi je obowiązkowo Polska. Prace nad KSeF trwają od lat. Polska była w awangardzie UE. Przygotuj się na KSeF. System wymaga dostosowania systemów. Mniejsi mogą mieć wyzwania.
„W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej”
„Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania”
„Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani 'udostępnianiem’ im w KSeF faktur ustrukturyzowanych” – profesor Witold Modzelewski
Kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy?
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma zostać wprowadzony od 2026 roku. Będzie to dotyczyło większości przedsiębiorców w Polsce.
Kasy Online i E-paragony
Kasy online są obowiązkowe od 2020 roku. Dotyczyły wybranych branż. Przekazują dane do KAS automatycznie. Wydruk paragonu jest obowiązkowy. Dotyczy to kas online. Raporty fiskalne okresowe też drukuj. Kasy online mogą wysłać e-paragon. Używają do tego aplikacji. Klienci dostają e-paragony SMS-em. Mogą dostać je mailem. Dostępny jest system HUB Paragonowy.
Obowiązek drukowania paragonów dotyczy kas online.
Najczęściej Zadawane Pytania
Czy paragon fiskalny może być dowodem księgowym?
Tak, paragon fiskalny może być dowodem księgowym. Musi zawierać wymagane dane. Służy do celów służbowych. Paragon z NIP do 450 zł to faktura uproszczona.
Jak zaksięgować paragon fiskalny w KPiR?
Przychody z kasy księgujesz w KPiR. Użyj raportów dobowych lub miesięcznych. Zapisz dane w kolumnie 7. To kolumna „sprzedaż towarów i usług”.
Czy można wystawić fakturę do paragonu bez NIP nabywcy?
Można wystawić fakturę do paragonu. Paragon musi mieć NIP nabywcy. Jeśli nie ma NIP, wystaw fakturę imienną. Faktura imienna jest bez NIP.
Co zrobić w przypadku zwrotu towaru bez paragonu?
Zwrot bez paragonu jest możliwy. Potrzebne są inne dowody zakupu. Może to być faktura. Albo potwierdzenie transakcji. Można też spisać oświadczenie o zagubieniu paragonu.
Zobacz także:
