Wydruk kopii paragonu fiskalnego bywa potrzebny. Służy do reklamacji towaru lub celów księgowych. Sprawdź, jak uzyskać kopię na popularnych urządzeniach.
Dlaczego potrzebujesz kopii paragonu?
Kopia paragonu fiskalnego to dokument archiwalny. Nie jest to nowy paragon fiskalny. Przyda się do podsumowania sprzedaży z danego dnia. Klienci proszą o kopię do celów reklamacyjnych. Księgowość czasem wymaga kopii dla pełnej dokumentacji. Wydruki kopii i raportów z przeszłości są niefiskalne.
Po co drukować kopię paragonu fiskalnego?
Wydruk kopii paragonu fiskalnego jest potrzebny do celów reklamacji. Służy także do wycofania paragonu dla księgowości. To opcja archiwalna przydatna do podsumowania informacji.
Paragon papierowy a e-paragon
Paragon fiskalny potwierdza sprzedaż. Kasa fiskalna drukuje ten dokument. Paragon musisz wydać klientowi. Zrób to najpóźniej przy przyjęciu zapłaty. Może to być gotówka lub przelew. Paragon niefiskalny to rachunek kelnerski. Niektóre kasy działają bez papierowego paragonu. Muszą być przystosowane do automatycznej sprzedaży. Wymagają wbudowanej drukarki.
E-paragon to elektroniczny dokument fiskalny. Zastępuje tradycyjny paragon papierowy. Kasa fiskalna online wystawia e-paragon. Dokument trafia do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). E-paragon ma moc dowodową paragonu papierowego. Organy podatkowe uznają ten dokument. Ministerstwo Finansów prawnie umożliwiło wystawianie e-paragonów. Zgodę na e-paragon wyraża nabywca. Można to zrobić w regulaminie sprzedaży. Zgoda może być też podczas zakupu. Strona internetowa lub aplikacja także pozwala wyrazić zgodę.
Elementy paragonu fiskalnego
Paragon fiskalny zawiera kluczowe informacje. Musi mieć NIP wystawcy. Potrzebna jest nazwa i adres sprzedawcy. Logo i numer kasy są obowiązkowe. Data i godzina sprzedaży są na paragonie. Nazwa towaru lub usługi jest wymagana. Cena, ilość i wartość pozycji są podane. Stawka VAT jest oznaczona literą. Łączna kwota sprzedaży jest na dole. Numer paragonu i nazwisko kasjera są widoczne. NIP nabywcy jest dodawany na żądanie. Oznaczenie waluty jest konieczne.
- NIP sprzedawcy
- Nazwa i adres sprzedawcy
- Logo i numer kasy
- Data i godzina sprzedaży
- Nazwa towaru/usługi
- Cena jednostkowa
- Ilość
- Wartość pozycji
- Stawka VAT (litera A-G)
- Łączna kwota brutto
- Numer paragonu
- Numer kasy
- Nazwisko kasjera
- NIP nabywcy (na żądanie)
- Oznaczenie waluty
Towar na paragonie musi mieć dokładną nazwę. Unikaj ogólnych określeń. Towary z różnymi stawkami VAT rozpisz osobno. Oznacz je odpowiednimi literami od A do G.
Czy mogę zwrócić towar bez paragonu fiskalnego?
Zwrot towaru bez paragonu jest możliwy. Potrzebujesz innej dokumentacji zakupu. Może to być faktura. Wyciąg bankowy potwierdzi zakup. Oświadczenie lub gwarancja także działają.
Zmiany w przepisach 2024/2025
Obowiązek drukowania dokumentów z kas fiskalnych się zmienia. Wynika to z ustawy SLIM VAT 3. Od 01.07.2023 r. można wybrać formę dokumentów. Dotyczy to kas online i wirtualnych. Przedsiębiorca drukuje dokumenty tylko na kasach starszego typu. Kasy online i wirtualne tego nie wymagają. W 2024 roku można przechowywać raporty elektronicznie. Forma papierowa nie jest konieczna. Zmiany upraszczają prowadzenie działalności. Dostosowują przepisy do KSEF. Wprowadzenie e-paragonów znosi obowiązek drukowania kopii. Informacje o paragonach są w Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Wszystkie dokumenty sprzedaży będą w KSEF.
Nowelizacja Ustawy o VAT z 2020 roku umożliwiła e-paragony. Od 1 czerwca 2020 roku działają kasy wirtualne. Od 29 września 2021 roku działają kasy online. Dane z e-paragonów trafiają do CRK. Nie musisz fizycznie przechowywać paragonów. Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych to 5 lat. E-paragony w CRK są dostępne dla kontroli. Nabywca odbierze e-paragon SMS-em lub e-mailem. Może też użyć aplikacji mobilnej „e-Paragony”.
Zalety e-paragonów to oszczędność czasu. Oszczędzasz także papier. Dostęp do dokumentu jest łatwy. Archiwizacja odbywa się w chmurze. Zapewnia to bezpieczeństwo i wygodę. System eparagony.pl pobiera dane z urządzenia fiskalnego. Zatrzymuje wydruk papierowej wersji. Dostęp do dokumentu jest natychmiastowy. Możesz go wysłać e-mailem. Uruchomienie e-paragonów w sklepie online obniża koszty fiskalizacji. Szacuje się obniżkę nawet o 80%. E-paragony optymalizują koszty. Poprawiają wydajność procesów wewnętrznych. Ograniczają zużycie papieru ekologicznie.
Wykres przedstawia szacowaną obniżkę kosztów fiskalizacji dzięki e-paragonom.
W 2024 roku możesz wybrać formę paragonu do faktury. Może być papierowa lub elektroniczna. Przepis o dołączaniu paragonu ma wyjątki. Nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą na kasie. Warunek to zaewidencjonowanie w raporcie dobowym. Paragon elektroniczny nie wymaga drukowania do załączenia do faktury.
- Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 12 września 2021 r.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r.
- Ustawa o VAT (nowelizacja 2020)
- Ustawa SLIM VAT 3
Jak wydrukować kopię paragonu na drukarce fiskalnej?
Wydruk kopii paragonu z pamięci chronionej jest możliwy. Instrukcje dotyczą modeli Posnet XL2 Online. Dotyczą także Novitus HD Online. Możesz przeprowadzić wydruk z poziomu kasy wirtualnej GoPOS.
Wydruk kopii paragonu na drukarce fiskalnej Posnet XL2 Online
Drukarka Posnet XL2 Online przechowuje dane w pamięci chronionej. Aby wydrukować kopię paragonu, wejdź w menu drukarki. Wybierz odpowiednie opcje. Proces obejmuje wybór raportów. Następnie wybierz pamięć chronioną. Wskaż typ danych: paragony. Ustaw zakres dat od do. Wprowadź datę początkową. Wprowadź datę końcową. Postępuj zgodnie z instrukcją obsługi drukarki.
Jak wydrukować kopię paragonu z pamięci chronionej Posnet?
Wejdź w menu drukarki. Wybierz opcję raportów. Wskaż pamięć chronioną. Wybierz typ danych paragony. Ustaw zakres dat.
Wydruk kopii paragonu na drukarce fiskalnej Novitus HD Online
Kasy Novitus online mają wbudowaną pamięć chronioną. Dane sprzedażowe są tam przechowywane. Wydruk kopii paragonu jest możliwy z pamięci chronionej. Jest też możliwy z kopii elektronicznej. Oba wymagają wejścia w menu drukarki. Pamiętaj, że drukarka jest wtedy offline. Nowe paragony nie będą wystawiane. Nowe paragony wrócą po wyjściu z menu.
Wydruk z kopii elektronicznej (opcja 271)
Postępuj zgodnie z instrukcją dla Novitus.
- Wybierz czerwoną literę F na klawiaturze.
- Wybierz żółty przycisk Menu.
- Na wyświetlaczu pojawi się Menu funkcji.
- Na klawiaturze kliknij 271. Ta pozycja odpowiada za wydruk z kopii elektronicznej.
- Potwierdź klawiszem OK.
- W kolejnym kroku wybierz opcję: drukuj paragony z kopii. Możesz wybrać według dat lub numerów. Wprowadź numerację dokumentów. Wprowadź datę początkową i końcową.
- Ustaw interesujący zakres dat lub numer.
- Kliknij OK.
- W zakresie towaru wybierz wszystkie i OK. Możesz wpisać jeden towar, jeśli interesuje Cię tylko on.
- Powinien nastąpić wydruk kopii paragonu.
- Wszystkie pojawiające się komunikaty potwierdzaj klikając OK. Dotyczy to ID urządzenia i stawek VAT.
Wydruk kopii paragonu z pamięci chronionej na Novitus wygląda podobnie.
- Wybierz F na klawiaturze, następnie Menu.
- Po wyświetleniu Menu funkcji, wybierz numer 271.
- Ta pozycja odpowiada za wydruk z pamięci chronionej.
- Postępuj dalej według wskazań drukarki. Zazwyczaj wybierasz zakres dat.
Sprawdź instrukcję użytkowania konkretnego modelu drukarki fiskalnej. Instrukcje elektroniczne są pomocne. Użyj wyszukiwania (Ctrl+F). Szukaj fraz jak 'kopia paragonu’ lub 'wydruk kopii’. Numer 271 opisuje wydruk kopii paragonu z kasy fiskalnej Novitus.
Wydruk kopii paragonu z kasy wirtualnej GoPOS
Kasy wirtualne to kasy fiskalne w formie oprogramowania. GoPOS to przykład takiego systemu. Wydruk kopii paragonu jest możliwy z poziomu kasy wirtualnej. Aplikacja nasłuchuje zleceń wydruku. Odbiera je z urządzeń Scanner, POS. Odbiera je także z panelu sklepu. Następnie kieruje je do drukowania. Szczegółowy proces zależy od interfejsu kasy wirtualnej. Zazwyczaj wybierasz opcję wydruku kopii. Podajesz numer paragonu lub zakres dat.
Czy kasa wirtualna GoPOS pozwala drukować kopie paragonów?
Tak, kasa wirtualna GoPOS pozwala na wydruk kopii paragonów. Robi się to z poziomu aplikacji. System GoPOS odbiera zlecenia wydruku. Kieruje je do drukarki.
Systemy do zarządzania sprzedażą i drukowanie
Aplikacje takie jak IdoSell Printer wspierają drukowanie. Służą do wydruku paragonów fiskalnych. Drukują też dokumenty sprzedaży. Współpracują z drukarkami fiskalnymi i zwykłymi. Printer integruje się z WMS IdoSell. Obsługuje popularne urządzenia fiskalne. Należą do nich Innova Profit EJ, Novitus Deon, Posnet Thermal, Elzab Omega. Printer współpracuje z wieloma drukarkami. Mogą to być drukarki termiczne i laserowe. Obsługuje sprzedaż międzynarodową w walutach obcych.
Program IdoSell Printer wymaga zakupu. Musi być zainstalowany na komputerze. Komputer musi być w wspólnej sieci. Konfiguracja drukarek fiskalnych jest konieczna. Robi się to w panelu IdoSell. Wybierasz odpowiednie urządzenia. Ustawiasz liczbę kopii. Testowe wydruki są możliwe. Wybierz stawkę VAT z listy. Kliknij 'Wydrukuj testowy paragon za 1 gr’. Konfiguracja dla wielu stanowisk wymaga adresu IP. Usługa IdoSell Printer musi być aktywna. Aby umieścić NIP nabywcy na paragonie, włącz opcję. Klient musi mieć NIP w danych konta. Wydruk NIP-u ustawiasz w konfiguracji drukarki w Printerze.
System wFirma.pl także integruje się z eparagony.pl. Umożliwia to wystawianie e-paragonów. Eparagony to pełnoprawne dokumenty fiskalne. Zastępują tradycyjną formę paragonu. Pierwszy system eparagonowy w Polsce uruchomiono w maju 2022 roku. Wszyscy podatnicy mogą wydawać eparagony. Nie zależy to od branży. Wystawianie eparagonów zwalnia z drukowania papierowej wersji. Usprawnia to procesy wewnętrzne. Automatyzuje działanie firmy. Wystawienie e-paragonu w wFirma.pl jest możliwe. Wymaga integracji z platformą eparagony.pl.
Wykres przedstawia kluczowe daty w historii e-paragonów w Polsce.
Jak skonfigurować wydruk NIP-u nabywcy na paragonie fiskalnym?
Aby wydrukować NIP nabywcy, włącz odpowiednią opcję w konfiguracji drukarki. Klient musi mieć uzupełniony NIP w danych konta. W programie IdoSell Printer ustawiasz tę opcję w konfiguracji drukarki fiskalnej.
Podsumowanie
Wydruk kopii paragonu fiskalnego jest przydatną funkcją. Realizujesz go z pamięci chronionej drukarki. Możesz też użyć kasy wirtualnej. Proces różni się w zależności od urządzenia. Drukarki Posnet i Novitus mają specyficzne menu. Kasy wirtualne działają przez oprogramowanie. Nowe przepisy sprzyjają cyfryzacji. E-paragony zastępują papier. Dane trafiają do CRK. Obowiązek drukowania kopii jest stopniowo znoszony. Systemy takie jak IdoSell Printer czy integracja wFirma z eparagony.pl ułatwiają zarządzanie. Zawsze sprawdź instrukcję obsługi swojego urządzenia. Skorzystaj z działu FAQ lub kontaktu z obsługą klienta w razie pytań.
Stan prawny na dzień: 21.08.2024. Autor: Małgorzata Jagusiak, ekspert z zakresu rozliczeń podatkowych.
Zobacz także:
