Prawidłowe zarządzanie terminami płatności faktur i rozliczeń VAT jest kluczowe dla każdej firmy. Unikniesz w ten sposób kar i zatorów płatniczych. Dowiedz się, jakie zasady obowiązują w Polsce i co zrobić, gdy terminy miną.
Jak ustalić termin płatności faktury?
Termin płatności informuje klienta o dacie zapłaty. Zamieszczenie terminu na fakturze jest opcjonalne. Dokument bez terminu może być poprawny. Faktura musi zawierać datę wystawienia. Potrzebna jest też data dostawy lub wykonania usługi. Dodaje się datę otrzymania zapłaty, gdy nastąpiła przed sprzedażą.
Termin płatności nie jest niezbędnym elementem faktury. Umowa między stronami może ustalać terminy. Takie ustalenia są wiążące. W braku ustaleń w umowie termin ustala przedsiębiorca. Termin jednostronny jest wiążący dla klienta.
Dzień wymagalności to data z pisemnego wezwania. Nie może być wcześniejszy niż dzień doręczenia wezwania. Jeśli faktura ma termin, jest on wiążący. Brak terminu oznacza płatność „niezwłocznie” po wezwaniu. Nie oznacza to natychmiastowej zapłaty.
Standardowe terminy płatności
Możesz wybrać różne terminy płatności. Standardowe opcje to 7 dni. Często stosuje się 14-30 dni. Możliwe jest także 60 dni. Dla stałych klientów sugeruje się 7 dni. Dłuższe terminy, 14-30 dni, pasują do umów długoterminowych. Stosuje się je przy dużych zamówieniach. Duże firmy korporacyjne często mają 60 dni. Wybór terminu zależy od branży. Ważna jest też historia płatności klienta.
Można zaoferować zniżkę za szybką płatność. Klienci płacący w ciągu 10 dni mogą dostać rabat. Uczciwe warunki płatności są ważne. Unikaj wystawiania faktur zbyt wcześnie. To może wywołać presję u klienta.
- Ustalaj uczciwe warunki płatności.
- Wprowadzaj rabaty za szybszą zapłatę.
- Nie wystawiaj faktur za wcześnie.
- Dostosuj terminy do klienta i branży.
Terminy w transakcjach między przedsiębiorcami
Termin zapłaty w transakcjach B2B ma ograniczenia. Zgodnie z ustawą nie może przekraczać 60 dni. Strony mogą ustalić inny termin. Warunek: ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe. Duży przedsiębiorca nie może ustalić terminu dłuższego niż 60 dni. Dotyczy to transakcji z mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą. Termin liczy się od doręczenia dokumentu księgowego.
Po 30 dniach od wykonania usługi mogą przysługiwać odsetki. Dzieje się tak, gdy nie ustalono innego terminu. Strony mogą ustalić odsetki umowne. Nie mogą być one wyższe niż ustawowe w transakcjach publicznych.
Czy termin płatności może być dłuższy niż 60 dni?
Tak, jest to możliwe. Strony mogą ustalić dłuższy termin. Warunek: nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Istnieją wyjątki dla transakcji z dużymi przedsiębiorcami.
Terminy w transakcjach z podmiotami publicznymi
Terminy zapłaty dla podmiotów publicznych są krótsze. Zazwyczaj nie mogą przekraczać 30 dni. Dla podmiotów leczniczych termin wynosi 60 dni. Strony nie mogą ustalić wyższych odsetek niż ustawowe. Odsetki dla podmiotów publicznych są wyższe. W 2025 roku wynoszą 13,75% lub 15,75%. Zależą od typu podmiotu publicznego.
Co, gdy termin nie jest określony?
Brak terminu na fakturze lub w umowie ma swoje konsekwencje. Płatność powinna nastąpić niezwłocznie. Wymagana jest jednak wcześniejsza czynność. Wierzyciel musi wysłać wezwanie do zapłaty. Dzień wymagalności to data z wezwania. Nie może być wcześniejsza niż dzień otrzymania wezwania.
Rozliczenie i płatność podatku VAT
VAT to ważny podatek w Polsce. Przedsiębiorcy muszą go prawidłowo rozliczać. Obowiązek podatkowy VAT powstaje w określonym momencie. Zwykle jest to chwila dokonania dostawy towarów. Dotyczy to także wykonania usługi. Przy fakturach zaliczkowych obowiązek powstaje wcześniej. Powstaje z chwilą otrzymania zaliczki.
Obowiązek podatkowy VAT – kiedy powstaje?
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Musi to nastąpić nie później niż siódmego dnia. Liczy się od wykonania czynności. Prawo do obniżenia VAT powstaje w tym samym okresie. Nie może być to jednak wcześniej niż po otrzymaniu faktury.
Terminy płatności VAT – miesięczne i kwartalne
Przedsiębiorcy mają wybór metody rozliczenia VAT. Dostępne są metody miesięczna, kwartalna i roczna. Najczęściej stosuje się rozliczenie miesięczne. Termin płatności VAT to 25. dzień miesiąca. Dotyczy to miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. VAT za styczeń płaci się do 25 lutego. Mali podatnicy mogą rozliczać VAT kwartalnie. Termin to 25. dzień miesiąca po kwartale. VAT za I kwartał płaci się do 25 kwietnia. Rozliczenie roczne ma termin 25 stycznia następnego roku.
Mali podatnicy mają limity sprzedaży. Limit dla większości to 2 miliony euro. W 2023 roku było to 9,654 mln zł. Limit dla usług maklerskich to 45 tys. euro. W 2023 roku było to 217 tys. zł. Nowi przedsiębiorcy nie mogą rozliczać się kwartalnie przez 12 miesięcy.
Do kiedy należy zapłacić VAT od faktury?
VAT należy zapłacić do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Metoda rozliczenia wpływa na ten termin. Rozliczenie może być miesięczne lub kwartalne.
Wyjątki i szczególne przypadki
Niektóre transakcje mają specjalne zasady. Import towarów spoza UE ma inny termin płatności VAT. Odpowiada za niego naczelnik urzędu celnego. Obowiązek wpłaty jest w terminie 10-16 dni. Liczy się od powiadomienia.
Odliczenie podatku VAT z faktur zakupu
Przedsiębiorcy mają prawo odliczyć VAT od zakupów. Dotyczy to towarów i usług związanych z działalnością. Prawo do odliczenia powstaje w okresie rozliczeniowym. Powstaje, gdy po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy. Nie może być to wcześniej niż po otrzymaniu faktury.
Zasady ogólne odliczenia VAT
Odliczenie VAT jest możliwe. Zakupione towary lub usługi muszą być związane z działalnością. Prawo do obniżenia powstaje w okresie powstania obowiązku podatkowego. Nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury.
Prawo do obniżenia kwoty podatku powstaje w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Terminy na odliczenie VAT (3 miesiące / 2 kwartały)
Termin na odliczenie VAT jest ograniczony. Od 2021 roku wynosi trzy okresy miesięczne. Alternatywnie są to dwa okresy kwartalne. Liczy się od miesiąca lub kwartału. Ważna jest data otrzymania faktury. Idealny moment na odliczenie to okres otrzymania faktury. Można to zrobić później. Termin upływa po trzech miesiącach (dla miesięcznych) lub dwóch kwartałach (dla kwartalnych).
Idealny moment na odliczenie VAT to okres od dnia otrzymania faktury, ale nie później niż do końca trzeciego miesiąca lub drugiego kwartału od otrzymania faktury.
Przekroczenie terminu wymaga korekty w JPK_V7. Może to skutkować odsetkami za zwłokę.
Ile jest czasu na odliczenie VAT z faktury kosztowej?
Masz trzy miesiące na odliczenie VAT. Termin liczy się od miesiąca otrzymania faktury. Dla rozliczeń kwartalnych są to dwa kwartały.
Co zrobić z zagubioną fakturą?
Zagubiona faktura nie przekreśla prawa do odliczenia. Możesz poprosić sprzedawcę o duplikat. Duplikat jest traktowany jak oryginał. Odliczenie VAT jest możliwe od daty wystawienia duplikatu. Nowy system KSeF ma rozwiązać problem zaginionych faktur.
Odliczenie VAT przy metodzie kasowej
Mali podatnicy mogą wybrać metodę kasową. Prawo do odliczenia VAT powstaje później. Powstaje nie wcześniej niż po zapłacie faktury. Dotyczy to faktur otrzymanych od małego podatnika kasowego.
Przeterminowana faktura a przedawnienie roszczenia
To dwie różne sytuacje. Przeterminowana faktura ma miniony termin płatności. Klient nie zapłacił należności. Przedawnienie roszczenia ma dalsze konsekwencje. Oznacza utratę możliwości dochodzenia długu w sądzie.
Czym jest faktura przeterminowana?
Faktura jest przeterminowana. Jej termin płatności upłynął. Należność nie została uregulowana. Długi z takich faktur można dochodzić. Możliwa jest windykacja polubowna. Można też iść na drogę sądową. Dostępne jest postępowanie egzekucyjne.
Czym jest przedawnienie roszczenia?
Przedawnienie to upływ określonego czasu. Po tym czasie wierzyciel traci prawo. Nie może skutecznie dochodzić zapłaty w sądzie. Dług formalnie nadal istnieje. Można próbować odzyskać pieniądze polubownie. W sądzie dłużnik może podnieść zarzut przedawnienia. Sąd wtedy oddali roszczenie.
Przedawnienie oznacza, że po pewnym czasie nie możesz już skutecznie dochodzić zapłaty w sądzie.
Przedawnione roszczenie nie wygasa. Jest skutecznie wyłączone z egzekucji sądowej.
Terminy przedawnienia dla różnych typów roszczeń
Terminy przedawnienia są różne. Ogólny termin w Polsce to 6 lat. Dotyczy większości roszczeń. Dla roszczeń z działalności gospodarczej jest krótszy. Wynosi 3 lata. Roszczenia okresowe też przedawniają się po 3 latach.
Niektóre umowy mają specjalne terminy. Roszczenia z umów o dzieło przedawniają się po 2 latach. To samo dotyczy umów zlecenia. Roszczenia rzemieślników i rolników to 2 lata. Roszczenia z umowy przewozu to 1 rok. Transport międzynarodowy (Konwencja CMR) to 15 miesięcy.
| Typ roszczenia | Termin przedawnienia |
|---|---|
| Ogólne roszczenia | 6 lat |
| Działalność gospodarcza | 3 lata |
| Świadczenia okresowe | 3 lata |
| Umowa o dzieło/zlecenie | 2 lata |
| Sprzedaż (przedsiębiorca sprzedawca) | 2 lata |
| Transport krajowy | 1 rok |
| Transport międzynarodowy | 15 miesięcy |
| Osoby prywatne (ogólne) | 6 lat |
Po ilu latach przedawnia się faktura?
Faktury związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach. Dla niektórych umów (np. o dzieło) termin to 2 lata. Umowa przewozu ma termin 1 rok. Roszczenia wobec osób prywatnych przedawniają się po 6 latach.
Jak liczyć bieg terminu przedawnienia?
Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia wymagalności. To dzień, w którym dłużnik powinien zapłacić. Zwykle jest to dzień następujący po terminie płatności. Przykład: faktura z terminem 10 lipca 2022. Bieg przedawnienia zaczyna się 11 lipca 2022. Dla roszczeń 2-letnich i dłuższych termin kończy się inaczej. Upływa na ostatni dzień roku kalendarzowego. Faktura z terminem 10 lipca 2022 (roszczenie 3-letnie) przedawni się 31 grudnia 2025.
Art. 120. [Początek biegu terminu przedawnienia] § 1. Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Faktury z terminem płatności do 31 marca 2022 przedawniły się 31 grudnia 2024 roku.
Co się dzieje po przedawnieniu?
Po przedawnieniu dług nie znika. Wierzyciel nie może go dochodzić w sądzie. Dłużnik może podnieść zarzut przedawnienia. Skutkuje to oddaleniem powództwa. Można próbować odzyskać należność polubownie. Można negocjować z dłużnikiem. Nie ma jednak możliwości przymusowej egzekucji przez komornika.
Twój dłużnik może powiedzieć „nie zapłacę, bo minął termin” – i sąd przyzna mu rację.
Jak uniknąć przeterminowania i przedawnienia?
Regularne monitorowanie płatności jest kluczowe. Szybka reakcja na opóźnienia jest ważna. Pozwala to uniknąć problemów z płynnością. Zwiększa też szansę na odzyskanie pieniędzy.
Monitorowanie terminów i kontakt z dłużnikiem
Sprawdzaj terminy płatności na bieżąco. Prowadź rzetelną dokumentację należności. Szybko przypominaj o zaległościach. Kontaktuj się z dłużnikiem od razu po terminie płatności. Wysyłaj wezwania do zapłaty. Najlepiej robić to pisemnie.
- Sprawdzaj terminy płatności regularnie.
- Szybko przypominaj o zaległościach.
- Wysyłaj pisemne wezwania do zapłaty.
- Prowadź dokumentację należności.
Działania przerywające bieg przedawnienia
Bieg przedawnienia można przerwać. Wymaga to konkretnych działań. Uznanie długu przez dłużnika przerywa bieg. Negocjacje z dłużnikiem też to robią. Złożenie pozwu do sądu przerywa przedawnienie. Wszczęcie mediacji ma ten sam skutek. Egzekucja komornicza również przerywa bieg. Zlecenie windykacji firmie windykacyjnej może przerwać bieg.
Samodzielne wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu. Potrzebne są działania formalne.
Samodzielne wysłanie dłużnikowi wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia.
Windykacja – polubowna i sądowa
Windykacja polubowna polega na negocjacjach. Kontakt z dłużnikiem jest kluczowy. Można zawierać ugody. Wiele firm stosuje windykację polubowną. Około 68% ankietowanych firm tak robi. Jeśli to nie działa, pozostaje droga sądowa. Składa się pozew do sądu. Możliwe jest postępowanie nakazowe. Pozwala szybko dochodzić roszczeń. Po wyroku sądu sprawa trafia do komornika. Komornik prowadzi egzekucję.
Firmy windykacyjne oferują wsparcie. Mogą prowadzić windykację polubowną. Mogą też reprezentować wierzyciela w sądzie. Korzystanie z ich usług może przyspieszyć odzyskanie długu. Systemy windykacji online stają się popularne.
Zmiany i przyszłość rozliczeń
System rozliczeń w Polsce dynamicznie się zmienia. Wprowadzane są nowe regulacje. Mają one na celu cyfryzację i uproszczenie. Zwalczają też oszustwa podatkowe.
Obowiązkowy KSeF od 2026 roku
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważna zmiana. Wdrożenie systemu będzie obowiązkowe w 2026 roku. Dotyczy to wszystkich podatników. System będzie gromadził dokumenty obrotu krajowego. Celem jest ustrukturyzowanie faktur. Otrzymanie faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Konieczne jest inne uznanie zobowiązania.
Otrzymanie faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych, konieczne jest zastosowanie innej formy uznania zobowiązania.
Prace nad KSeF uwzględniają wymogi unijne. Chodzi o VIDA (VAT in the Digital Age). VIDA wprowadza przyszłe wymogi digitalizacji fakturowania.
Inne ważne zmiany
Sejm uchwalił pakiet deregulacyjny. Zwiększa limit zwolnienia z VAT do 240 tys. zł. Upraszcza też procedury dla małych firm. Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn ogranicza biurokrację. Dotyczy to sprzedaży rzeczy w drodze spadku.
Minister finansów zapowiada nowy podatek. Dotyczy odsetek od rezerwy obowiązkowej banków. Planowany wpływ do budżetu w 2026 to 1,5-2 mld zł. Kontrole podatkowe są coraz skuteczniejsze. W 2024 roku 98,1% kontroli wykryło nieprawidłowości.
Konsekwencje błędów w rozliczeniach
Nieterminowe rozliczenia mają poważne skutki. Przedsiębiorcy muszą o tym pamiętać. Konsekwencje mogą być finansowe i prawne.
Odsetki za zwłokę
Spóźnione rozliczenie skutkuje odsetkami. Przedsiębiorca może zostać nimi obciążony. Odsetki za zwłokę są ustawowe. Oblicza się je na podstawie stopy referencyjnej NBP. Stopa referencyjna wynosiła 5,75% od 5 października 2023. Wysokość odsetek za zwłokę to 8% rocznie. Oblicza się je na podstawie stopy referencyjnej NBP.
Przedsiębiorca może zostać obciążony odsetkami za zwłokę.
Kary administracyjne i kontrole skarbowe
Nieprzestrzeganie terminów grozi karami. Kary finansowe mogą być wysokie. Wynoszą od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Nieterminowa płatność VAT grozi karami finansowymi. Może prowadzić do kontroli podatkowych. Regularne opóźnienia mogą zwiększyć częstotliwość kontroli. Kontrole podatkowe są bardzo skuteczne.
Regularne opóźnienia mogą prowadzić do częstszych kontroli skarbowych.
Utrata wiarygodności to kolejna konsekwencja. Może utrudnić dostęp do kredytów. Problemy z urzędem skarbowym są realne.
Zarządzanie terminami płatności i rozliczeń VAT jest niezbędne. Wymaga znajomości przepisów. Pomaga uniknąć negatywnych konsekwencji. Prowadzi do rzetelnej księgowości. Zapewnia terminowe wystawianie faktur. Chroni przed sankcjami i problemami.
- Regularnie reguluj zobowiązania podatkowe.
- Prowadź rzetelną księgowość.
- Terminowo wystawiaj faktury.
- Rozliczaj VAT zgodnie z zasadami.
- Unikaj sankcji urzędu skarbowego.
Zobacz także:
