Faktury dokumentują transakcje sprzedaży towarów i usług. Wyjaśniamy, kiedy wystawić fakturę zaliczkową. Dowiesz się, czym różni się od faktury końcowej i pro formy. Poznasz zasady fakturowania bez działalności gospodarczej.
Podstawy fakturowania VAT
Faktura jest najczęstszym dokumentem sprzedaży. Potwierdza dokonanie transakcji. Wystawiasz ją przy sprzedaży towarów i usług. Dotyczy to innych podmiotów gospodarczych. Obejmuje też osoby prawne i fizyczne prowadzące działalność. Fakturę otrzymują również osoby prywatne na życzenie. Posiadanie faktury pozwala odliczyć podatek naliczony. Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach VAT. Ustawa o VAT reguluje zasady fakturowania. Faktura może być papierowa lub elektroniczna. Jej forma nie wpływa na jej rodzaj. Decydują o tym dane w dokumencie.
Co musi zawierać faktura VAT?
Faktura VAT zawiera wiele obowiązkowych elementów. Musi mieć datę wystawienia i numer. Wymaga danych sprzedawcy i nabywcy. Podaj ich numery NIP. Określ datę dostawy lub usługi. Wymień nazwy towarów lub usług. Podaj ich ilości i ceny. Uwzględnij rabaty. Wskaż kwoty VAT i stawkę. Podaj łączną kwotę należności. Faktury elektroniczne i papierowe muszą być czytelne. Zapewnij ich autentyczność i integralność.
Faktury zaliczkowe – jak i kiedy wystawić?
Faktury zaliczkowe dokumentują wpłatę części należności. Otrzymujesz ją przed wykonaniem usługi. Dotyczy to też dostawy towaru. Wystawiasz ją po otrzymaniu zaliczki. Dokumentuje to przepływ środków. Spełnia wymogi podatkowe. Otrzymanie zaliczki powoduje obowiązek podatkowy w VAT. Przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową. Dzieje się tak, gdy otrzymał przedpłatę. Dotyczy to też zaliczki, zadatku lub raty. Chodzi o przyszłą dostawę lub usługę.
W przypadku zawierania transakcji sprzedawca może wymagać od nabywcy wpłaty pewnej sumy pieniędzy na poczet przyszłego dostarczenia towarów lub świadczenia usług. Wpłatę taką nazywa się zaliczką lub przedpłatą.
Obowiązek ten nie występuje przy transakcjach zwolnionych z VAT. Nie ma go też, gdy pełna zapłata nastąpiła przed realizacją. Ustawa o VAT nie używa wprost pojęcia „faktura zaliczkowa”.
Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawiasz w określonym terminie. Zrób to nie później niż 15. dnia miesiąca. Licz od miesiąca następującego po otrzymaniu płatności. Ten termin dotyczy zaliczki od podmiotu gospodarczego. Możesz wystawić fakturę zaliczkową wcześniej. Ustawodawca pozwala na 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Jeśli dostawa lub usługa jest w tym samym okresie. Możesz wystawić jeden dokument końcowy. Rozliczy on całą transakcję.
Co zawiera faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa musi zawierać specificzne dane. Podaj datę wystawienia i numer. Wymień dane nabywcy i sprzedawcy. Wskaż datę otrzymania zaliczki. Opisz dane dotyczące zamówienia. Podaj cenę netto i wartość brutto. Określ ilość i kwotę podatku. Kwota podatku jest proporcjonalna do wpłaconej części. Faktury zaliczkowe wykazujesz w ewidencji VAT sprzedaży. Nabywca wykazuje je w ewidencji VAT zakupu.
Faktura końcowa po zaliczkowej
Faktura końcowa służy do ostatecznego rozliczenia. Wystawiasz ją po wykonaniu usługi. Dotyczy to też dostawy towaru. Faktura końcowa musi odnosić się do zaliczek. Zawiera numery faktur zaliczkowych. Uwzględnia sumaryczne wartości zaliczek. Kwota do zapłaty musi być zgodna ze stanem transakcji. Faktura końcowa pomniejsza się o wartość zaliczek. Odejmujesz też kwotę podatku z nich wynikającą. Zaliczki nie są przychodem w podatku dochodowym. Rozliczasz je przy rozliczeniu końcowym.
Faktura pro forma – co to jest i kiedy ją wystawić?
Faktura pro forma to dokument handlowy. Służy do przedstawienia warunków transakcji. Wysyłasz ją przed sfinalizowaniem sprzedaży. Pomaga przedstawić ceny i warunki. Ma charakter informacyjny. Nie jest dokumentem księgowym. Nie jest też dokumentem podatkowym. Nie wywołuje skutków prawnych. Nie generuje obowiązku podatkowego w VAT. Nie pozwala zaliczyć kosztów do wydatków firmy.
Faktura pro forma to dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym. Faktura pro forma pełni rolę oferty handlowej.
Na proformie umieszczasz dopisek „pro forma”. Powinna zawierać wiele danych jak faktura VAT. Zgodnie z interpretacją KIS, ten dopisek wyklucza cechy faktury VAT. Pro forma nie jest dowodem zakupu. W obrocie międzynarodowym bywa niezbędna. Służy do procedur celnych. Pomaga w formalnościach importowo-eksportowych. Pro forma może być ofertą handlową. Może też pełnić funkcję wezwania do zapłaty. Informuje o wymaganej zaliczce.
Pro forma a faktura VAT i zaliczkowa
Różnice między pro formą a fakturą VAT/zaliczkową są kluczowe. Pro forma jest informacyjna. Nie jest dokumentem księgowym. Faktura VAT dokumentuje dostawę. Tworzy obowiązek podatkowy. Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym. Wymaga rozliczeń. Kwoty i dane na proformie mogą się różnić od faktury VAT. Po otrzymaniu zapłaty na podstawie pro formy. Sprzedawca musi wystawić fakturę VAT. Zrób to w terminie do 15. dnia miesiąca. Chodzi o miesiąc następujący po dostawie lub usłudze. Pro forma nie jest objęta KSeF. Możesz ją generować różnymi narzędziami.
Wystawianie faktur bez działalności gospodarczej
W Polsce można wystawić fakturę bez firmy. Prawo przewiduje kilka rozwiązań. Dotyczy to jednorazowych zleceń. Obejmuje też okazjonalne usługi. Osoby nie prowadzące działalności mogą wystawiać faktury. Dokumenty bez działalności powinny zawierać dane obu stron. Opisz towar lub usługę. Podaj kwotę i daty. Dokumenty te nie zawierają stawki VAT. Nie mają numeru NIP. Nie wymagają rejestracji firmy. Niezarejestrowani jako podatnicy VAT. Mogą wystawiać zwykłe rachunki bez VAT i NIP.
Czy można wystawić fakturę bez firmy?
Tak, jest to możliwe w pewnych sytuacjach. Osoby fizyczne mogą prowadzić działalność nierejestrowaną. Jest to legalne bez formalnej rejestracji. Wymaga spełnienia warunków prawnych. Dotyczy to limitu dochodu. W ramach tej działalności wystawiasz rachunki lub faktury bez VAT. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie klienta. Dotyczy to działalności nierejestrowanej.
Działalność nierejestrowana
Działalność nierejestrowana ma swoje zasady. Przychody nie mogą przekroczyć limitu. W 2025 roku to 75% minimalnego wynagrodzenia. Czyli 3 225 zł brutto miesięcznie. Ta działalność nie wymaga rejestracji w CEIDG. Nie wymaga też zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Nie uprawnia do wystawiania klasycznych faktur VAT. Możesz legalnie oferować drobne usługi. Sprzedajesz też towary. Wystawiasz rachunki lub faktury bez VAT.
Platformy pośredniczące
Alternatywą są platformy pośredniczące. Umożliwiają wystawianie faktur VAT. Dzieje się to bez rejestracji firmy. Platformy zawierają umowę cywilnoprawną z freelancerem. Faktura VAT jest wystawiana w imieniu platformy. Wynagrodzenie freelancera jest pomniejszone o prowizję. Przykłady to Useme, Bizky, WorkConnect. Polskie przepisy dopuszczają rejestrację jako podatnik VAT. To możliwe bez prowadzenia działalności gospodarczej. Złóż formularz VAT-R w urzędzie skarbowym. Rejestracja wymaga ewidencji sprzedaży i zakupów. Musisz składać deklaracje VAT.
Terminy wystawiania faktur
Terminy fakturowania reguluje ustawa o VAT. Zasadniczo wystawiasz fakturę do 15. dnia miesiąca. Chodzi o miesiąc po miesiącu sprzedaży. Dotyczy to dostawy towaru lub wykonania usługi. Możesz wystawić fakturę wcześniej. Prawo pozwala na 60 dni przed sprzedażą. Dotyczy to też otrzymania zapłaty. Faktury zaliczkowe wystawiasz po otrzymaniu części zapłaty. Nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą/usługą. W wyjątkowych przypadkach terminy są inne. Dla usług budowlanych to 30 dni od wykonania. Dla dostaw książek to 60 dni. Dla czynności drukarskich to 90 dni.
Przechowywanie i korekty faktur
Faktury wymagają odpowiedniego przechowywania. Musisz je trzymać przez 5 lat. Liczysz od końca roku transakcji. Dotyczy to faktur papierowych i elektronicznych. Forma elektroniczna wymaga autentyczności. Zapewnij integralność i czytelność. Faktury korygujące służą do poprawiania błędów. Używasz ich przy zmianach w cenie. Muszą zawierać przyczynę korekty. Obejmują też odpowiednie dane korekty.
Nowe technologie i trendy
Digitalizacja zmienia fakturowanie. Obowiązkowy KSeF nadchodzi w 2026 roku. To Krajowy System e-Faktur. Upraszcza wystawianie i obieg faktur. Zwiększa bezpieczeństwo transakcji. KSeF ma stać się obowiązkowy dla podatników VAT. VIDA (VAT in the Digital Age) to przyszłe wymogi. Dotyczą one e-fakturowania. Programy do fakturowania automatyzują proces. Minimalizują błędy. W rankingu TOP3 są Fakturownia, inFakt, FakturaXL. Automatyzacja procesów fakturowania to ważny trend. Rozbudowa integracji programów finansowych też. Znaczenie prawidłowego rozliczania zaliczek rośnie. Szczególnie w transakcjach międzynarodowych.
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można znacząco usprawnić proces zarządzania fakturami i zminimalizować ryzyko błędów księgowych.
Nowe funkcje KSeF pozwalają dodawać załączniki. To rozwiązanie głównie dla dużych firm. Eksperci ostrzegają przed tym. Może to obciążyć małych przedsiębiorców.
Ile kosztują programy do fakturowania?
Ceny programów są różne. Fakturownia kosztuje od 0 zł do 69,99 zł miesięcznie. InFakt kosztuje od 5 zł do 39 zł miesięcznie. FakturaXL kosztuje od 0 zł do 18 zł miesięcznie. Ceny zależą od liczby faktur lub funkcji.
Infografika przedstawia maksymalne miesięczne ceny wybranych programów do fakturowania.
Ważne informacje i błędy
Zasady fakturowania są kluczowe dla biznesu. Błędy mogą prowadzić do problemów. Kontrole podatkowe są skuteczne. W 2024 roku 98,1% kontroli wykryło nieprawidłowości. Monitoruj zmiany w przepisach. Dotyczą one fakturowania zaliczek. Regularne audyty są pomocne. Konsultacje z księgowymi też. Pomagają zachować zgodność z przepisami. Pakiet deregulacyjny wprowadził zmiany. Limit zwolnienia z VAT wzrósł do 240 tys. zł. W 2025 roku wprowadzono ulgi podatkowe. Dotyczą leków i zmian w opodatkowaniu kryptowalut.
Jak wystawiać faktury zaliczkowe? Sprawdź, jak nie popełnić błędów podczas rozliczania zaliczek.
Przygotuj się na obowiązkowy KSeF w 2026 roku. Zaktualizuj procedury fakturowania. Dostosuj je do nowych przepisów. Uzyskaj numer identyfikacyjny EX. Jest potrzebny dla działalności zagranicznej w UE. Minister finansów zapowiada nowy podatek. Dotyczy odsetek od rezerwy obowiązkowej banków. Planowany jest na 2026 rok. Szacowane wpływy to 1,5-2 mld zł.
Infografika przedstawia skuteczność kontroli podatkowych i celno-skarbowych w 2024 roku.
Czy faktura pro forma może być kosztem?
Nie, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Nie możesz jej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Jak odliczyć VAT od faktury pro forma?
Nie można odliczyć VAT od faktury pro forma. Nie jest to dokument księgowy uprawniający do odliczenia podatku naliczonego.
Czy faktura pro forma jest dowodem zakupu?
Nie, faktura pro forma nie potwierdza dokonania zakupu. Służy jedynie jako oferta lub podstawa do wpłaty zaliczki.
Czy trzeba podpisywać fakturę pro forma?
Nie ma takiego prawnego obowiązku. Podpisanie pro formy przez klienta oznacza jednak akceptację warunków. Może służyć jako dowód zawarcia umowy.
Co się stanie, jeśli nie zapłacę pro formy?
Jeśli nie zapłacisz pro formy, oferta zostanie odrzucona. Nie dojdzie do zawarcia umowy i zakupu towaru lub usługi.
Czy faktura pro forma może stanowić umowę?
Tak, podpis klienta na pro formie jest wiążący. Może służyć jako dowód zawarcia umowy w sądzie. Akceptacja warunków, np. poprzez zapłatę zaliczki, też tworzy umowę.
Warto śledzić zmiany legislacyjne. Przygotuj się na nadchodzące obowiązki. Nowe rozwiązania mogą wykluczyć małych przedsiębiorców. Dotyczy to załączników w KSeF.
- Używaj programów do fakturowania. Automatyzują pracę i minimalizują błędy.
- Regularnie przeprowadzaj audyty. Konsultuj się z księgowymi. Pomaga to zachować zgodność z przepisami.
- Monitoruj zmiany w przepisach. Dotyczą one fakturowania zaliczek. Jest to kluczowe dla poprawnego rozliczenia.
- Przygotuj się na obowiązkowe wdrożenie KSeF. Planowane jest na 2026 rok.
- Zaktualizuj procedury wystawiania faktur. Zrób to zgodnie z nowymi przepisami od 2025 roku.
- Uzyskaj indywidualny numer identyfikacyjny EX. Jest potrzebny dla działalności zagranicznej w UE.
- Monitoruj zmiany podatkowe i legislacyjne. Dotyczą VAT, PIT i innych opłat.
- Skorzystaj z kalkulatorów i narzędzi. Pomagają w planowaniu finansowym i podatkowym.
- Zapoznaj się z nowymi regulacjami. Dotyczą zwolnień i ulg podatkowych w 2025 i 2026 roku.
Zobacz także: