Poprawne wystawianie faktur jest kluczowe dla Twojego biznesu. Poznaj obowiązujące terminy i wyjątki od reguły, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
Kiedy musisz wystawić fakturę VAT?
Faktura jest podstawowym dokumentem w transakcji. Potwierdza dokonanie sprzedaży towaru. Dokumentuje także wykonanie usługi. Obowiązek jej wystawienia powstaje w określonych sytuacjach. Dotyczy to sprzedaży na rzecz innego podatnika VAT. Obowiązek pojawia się też przy sprzedaży wysyłkowej w kraju. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów także wymaga faktury. Otrzymanie zaliczki lub części zapłaty przed dostawą generuje obowiązek. Fakturę zaliczkową wystawiasz po otrzymaniu środków. Zasady te reguluje Ustawa o podatku od towarów i usług. Przepisy znajdziesz w art. 106-108 tej ustawy.
Podstawowy termin wystawienia faktury
Przepisy prawa podatkowego regulują czas na wystawienie faktury. Podstawowa zasada jest prosta. Fakturę wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca. Ten miesiąc następuje po miesiącu sprzedaży. Dotyczy to dostawy towaru lub wykonania usługi. Przykładem jest usługa z 10 listopada. Fakturę za nią wystawisz do 15 grudnia. Termin ten dotyczy faktur VAT. Obowiązuje także dla faktur zaliczkowych. Stosuje się go też do faktur na żądanie osób fizycznych. Osoby te nie prowadzą działalności gospodarczej.
Terminy szczególne i wyjątki od reguły
Ogólna zasada 15 dni ma swoje wyjątki. Terminy wystawienia faktur mogą się różnić. Zależą od rodzaju transakcji. Przepisy uwzględniają specyfikę niektórych branż. Warto znać te szczególne zasady.
Faktury zaliczkowe
Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek fakturowania. Fakturę zaliczkową wystawiasz w terminie. Nie później niż 15. dnia miesiąca. Ten miesiąc następuje po miesiącu otrzymania zapłaty. Możesz wystawić fakturę wcześniej. Masz na to 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Ustawa o VAT daje taką możliwość. Dotyczy to również faktur końcowych.
Usługi i dostawy o szczególnych terminach
Niektóre transakcje mają dłuższe terminy fakturowania. Usługi budowlane mają termin 30 dni. Czas liczy się od daty wykonania usługi. Dostawa książek drukowanych to 60 dni. Termin liczy się od daty ich wydania. Usługi druku książek to 90 dni. Czas liczony jest od wykonania usługi. Dostawy energii elektrycznej i gazu mają inny termin. Podobnie jest z usługami telekomunikacyjnymi czy najmu. Fakturę wystawiasz z upływem terminu płatności. Wyjątki te są określone w ustawie o VAT. Znajdziesz je w art. 106i ust. 3 i 4.
| Rodzaj transakcji | Termin wystawienia faktury |
|---|---|
| Zasada ogólna (dostawa/usługa) | Do 15. dnia następnego miesiąca |
| Otrzymanie zaliczki | Do 15. dnia następnego miesiąca po otrzymaniu zapłaty |
| Usługi budowlane | Do 30 dni od wykonania usługi |
| Dostawa książek drukowanych | Do 60 dni od wydania |
| Usługi druku książek | Do 90 dni od wykonania usługi |
| Energia, telekomunikacja, najem | Z upływem terminu płatności |
Faktury wystawiane przed sprzedażą lub usługą
Przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę wcześniej. Możesz to zrobić przed dostawą towaru. Możliwe jest to też przed wykonaniem usługi. Fakturę wystawisz najwcześniej 60 dni przed transakcją. Przepis ten dotyczy też faktur zaliczkowych. Nie możesz wystawić faktury wcześniej. Termin 60 dni jest maksymalny. Przestrzegaj tego limitu czasowego.
Faktury na żądanie
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności może zażądać faktury. Masz obowiązek ją wystawić. Zrób to w określonym terminie. Fakturę wystawiasz do 15. dnia od zgłoszenia żądania. Jeśli żądanie wpłynęło w miesiącu sprzedaży, masz czas do końca tego miesiąca.
Faktury zbiorcze
Możesz wystawić jedną fakturę za wiele transakcji. Dotyczy to transakcji z tym samym kontrahentem. Faktura zbiorcza obejmuje cały miesiąc. Wystawiasz ją do 15. dnia następnego miesiąca. Taki dokument sumuje sprzedaż miesięczną. Ogranicza liczbę papierowych dokumentów. Można stosować faktury zbiorcze. To jedna z sugestii dla przedsiębiorców.
Data sprzedaży a data wystawienia – wpływ na VAT
Data sprzedaży i data wystawienia faktury to różne pojęcia. Data sprzedaży to moment transakcji. Jest to data dostarczenia towaru. Może to być data wykonania usługi. Data wystawienia to dzień sporządzenia dokumentu. Moment wystawienia zazwyczaj następuje później. Zazwyczaj masz 15 dni od sprzedaży.
Różnica dat wpływa na rozliczenie VAT. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą sprzedaży. Nie jest powiązany z datą zapłaty. Podstawą jest data dokonania transakcji. VAT odliczasz w okresie powstania obowiązku. Zazwyczaj jest to miesiąc sprzedaży. Jeśli faktura jest późniejsza, odliczasz VAT wstecz. Odliczenie następuje w okresie sprzedaży. Zmiany kursu walut mogą komplikować rozliczenia. Korekta faktury wpływa na moment odliczenia VAT. Odliczasz VAT w okresie korekty.
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą i rozlicza podatek VAT, staje przed dylematem, kiedy dokładnie odliczyć VAT z faktury.
Data sprzedaży to moment, w którym następuje przekazanie towaru lub wykonanie usługi.
Podstawową zasadą jest, że przedsiębiorca może odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Konsekwencje opóźnienia w wystawieniu faktury
Nieterminowe wystawienie faktury rodzi problemy. Może skutkować karą finansową. Maksymalna kara to 7200 złotych. Organ podatkowy może ją nałożyć. Opóźnienie może prowadzić do odsetek za zwłokę. Komplikuje to rozliczenia z urzędem. Konieczne mogą być korekty deklaracji podatkowych. W skrajnych przypadkach organ może odmówić odliczenia VAT. Działaj jak najszybciej po transakcji. Wystawianie faktur w terminie jest bardzo ważne.
Nieterminowe wystawienie faktury może skutkować karą nawet do 7200 zł.
Czy wystawienie faktury po terminie uniemożliwia odliczenie podatku VAT?
Nie, wystawienie faktury po terminie nie uniemożliwia odliczenia VAT. VAT odliczasz w okresie powstania obowiązku podatkowego. Jest nim zazwyczaj miesiąc sprzedaży. Musisz jednak rozliczyć VAT prawidłowo. Pamiętaj o konsekwencjach opóźnienia.
KSeF i przyszłość fakturowania
Polska wprowadza nowy system fakturowania. Jest nim Krajowy System e-Faktur (KSeF). System ten będzie obowiązkowy. Pierwotny termin wdrożenia przesunięto. Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo. Dla dużych firm od 1 lutego 2026 roku. Dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o przesunięciu. Ustawa zmienia ustawę o VAT. Opublikowano ją w Dzienniku Ustaw pod pozycją 852.
KSeF zmienia datę wystawienia faktury. Datą wystawienia jest moment jej przesłania do systemu. System nadaje fakturze numer identyfikacyjny. Ministerstwo Finansów pracuje nad narzędziami. Dostępna jest Aplikacja Mobilna KSeF. Umożliwia wystawianie i podgląd faktur. Znajdziesz ją w Google Play i App Store. System KSeF ma uprościć rozliczenia. Wprowadza digitalizację procesów.
Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego KSeF.
Ministerstwo Finansów nie ustaje w pracach nad dostarczeniem narzędzi do korzystania z KSeF.
Często zadawane pytania o terminy faktur
Czy mogę wystawić fakturę VAT po terminie?
Tak, możesz wystawić fakturę po terminie. Wystawienie faktury po terminie jest możliwe. Wiąże się jednak z konsekwencjami. Grozi za to kara finansowa. Mogą pojawić się odsetki za zwłokę. Może być konieczna korekta rozliczeń.
Czy termin wystawienia faktury można wydłużyć?
Nie, ustawowych terminów nie można wydłużyć. Przepisy prawa określają stałe ramy czasowe. Istnieją jednak wyjątki od zasady ogólnej. Niektóre usługi mają dłuższe terminy ustawowe. Przykładem są usługi budowlane. Mają termin 30 dni.
Czy fakturę bez VAT można wystawić po dłuższym okresie?
Faktury bez VAT mają zazwyczaj termin 14 dni. Czas liczy się od daty dostawy lub usługi. Termin ten może być ustalony inaczej. Zależy to od zapisów w umowie. Umowa może określić inny termin.
Czy termin wystawienia faktury może być skrócony w umowie?
Tak, strony umowy mogą skrócić termin. Możecie ustalić krótszy czas na wystawienie. Nie możecie jednak ustalić terminu dłuższego. Termin nie może być dłuższy niż ustawowy.
Zobacz także:
