Duplikat faktury to dokument odtwarzający pierwotną fakturę. Wystawia się go w określonych sytuacjach. Ma on taką samą moc prawną jak oryginał. Zrozumienie zasad jego wystawiania i rozliczania jest kluczowe dla przedsiębiorców.
Czym dokładnie jest duplikat faktury?
Duplikat faktury to wierna kopia oryginału. Zawiera on wszystkie dane z pierwotnego dokumentu. Różni się jedynie datą wystawienia duplikatu. Na dokumencie musi znaleźć się wyraźny napis „DUPLIKAT”. Ma on pełną moc prawną. Jest traktowany jako równoważny oryginałowi.
Duplikat potwierdza, że transakcja miała miejsce. Podstawowym dokumentem do odliczeń jest faktura VAT. Duplikat faktury VAT ma identyczną wartość prawną.
Czy duplikat faktury różni się od oryginału?
Duplikat zawiera te same dane co oryginał. Różni się datą wystawienia. Musi mieć adnotację „DUPLIKAT”.
Kiedy można wystawić duplikat faktury?
Duplikat faktury wystawia się tylko w określonych przypadkach. Najczęściej dzieje się to na wniosek nabywcy. Wniosek jest składany, gdy pierwotna faktura zaginęła. Można go wystawić, gdy oryginał uległ zniszczeniu. Przepisy nie przewidują innych uzasadnień. Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat. Wniosek klienta jest wystarczający. Może być złożony ustnie, mailowo lub listownie.
Wystawienie duplikatu jest możliwe tylko w przypadku zaginięcia lub zniszczenia oryginalnej faktury. Tak stanowi artykuł 106l ust. 1 ustawy o VAT. Duplikat może być wystawiony do faktur VAT. Dotyczy też faktur zwolnionych z VAT. Można go wystawić do rachunków.
„W Polsce, duplikat faktury może być wystawiony na wniosek odbiorcy faktury w każdym przypadku, kiedy oryginał faktury został utracony, zniszczony lub uległ zniszczeniu.”
Jak prawidłowo wystawić duplikat faktury?
Proces wystawiania duplikatu jest nieskomplikowany. Duplikat musi zawierać wszystkie informacje jak na oryginalnej fakturze. Należy dodać obowiązkowy dopisek „DUPLIKAT”. Trzeba również umieścić datę wystawienia duplikatu. Data wystawienia duplikatu to data sporządzenia dokumentu. Nie zastępuje ona daty oryginału. Duplikat powinien być podpisany przez osobę upoważnioną.
Duplikat można wystawić w formie papierowej. Możliwa jest też forma elektroniczna. Duplikat powinien być dostarczony kontrahentowi. Sposób dostarczenia powinien być taki sam jak pierwotnej faktury. W programach online istnieje możliwość pobrania duplikatu w każdym momencie. Procedura w systemie wFirma.pl wymaga zaznaczenia opcji 'DUPLIKAT’.
Jak uzyskać duplikat faktury?
Skontaktuj się ze sprzedawcą. Wskaż numer i datę pierwotnej faktury. Sprzedawca wystawi i dostarczy duplikat.
Kto może wystawić duplikat faktury?
Duplikat może wystawić tylko ten, kto pierwotnie wystawił fakturę. Jest to sprzedawca towarów lub usług.
Termin wystawienia duplikatu
Nie ma ściśle określonego terminu na wystawienie duplikatu. Powinno to nastąpić jak najszybciej. Czas liczy się od stwierdzenia braku oryginału. Wniosek od odbiorcy faktury jest konieczny. Termin wystawienia duplikatu nie może przekraczać 5 lat. Okres 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym miała miejsce transakcja. W przypadku faktur starszych niż 5 lat, ich duplikaty nie są możliwe.
Duplikat faktury a rozliczenia podatkowe
Rozliczenie podatkowe duplikatu może budzić wątpliwości. Zależy to od sytuacji zagubienia oryginału. Duplikat pełni funkcję potwierdzenia transakcji. Nie daje prawa do odliczenia VAT, jeśli oryginał nie dotarł. W przypadku zagubienia faktury, rozliczenia bazują na oryginale. W przypadku braku faktury, duplikat jest podstawą do odliczenia VAT. Odliczenie VAT jest możliwe od momentu otrzymania duplikatu.
Odliczenie VAT można dokonać w rozliczeniu za okres otrzymania duplikatu. Możliwe jest też odliczenie w ciągu trzech kolejnych miesięcy. Dotyczy to rozliczeń miesięcznych. W rozliczeniu kwartalnym możliwe są dwa kolejne kwartały. Odliczenie VAT na podstawie duplikatu jest możliwe. Trzeba spełnić ogólne zasady odliczania VAT. Brak oryginału jest warunkiem. W rozliczeniu VAT prawo do odliczenia VAT naliczonego jest od momentu. Liczy się moment otrzymania i zaksięgowania faktury lub duplikatu.
Koszty uzyskania przychodów można dokumentować duplikatem. Dotyczy to sytuacji, gdy faktura pierwotna nie została otrzymana. Datą poniesienia kosztu jest dzień ujęcia go w księgach rachunkowych. Jest to zwykle data wystawienia faktury. Może to być też data duplikatu. W przypadku faktur za lata poprzednie konieczne jest ujęcie kosztu w roku wystawienia oryginału. Czasem wymaga to korekty rozliczenia. Jeśli duplikat nie był wcześniej rozliczony, można go użyć do odliczenia VAT. Można go też zaliczyć do kosztów.
Jak zaksięgować duplikat faktury?
Księgowanie duplikatu odbywa się na podstawie daty jego otrzymania. Nie księguje się go ponownie, jeśli oryginał był już zaksięgowany. W przypadku duplikatów z poprzedniego roku, księgowanie wymaga notatki. Trzeba zaznaczyć okres transakcji. Jeśli oryginał jest już zaksięgowany, duplikat potwierdza prawo do odliczeń. Gdy oryginał nie był ujęty w kosztach, konieczne jest jego zaksięgowanie. Czasem wymaga to korekty deklaracji podatkowej.
Duplikat faktury a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
W przypadku faktur ustrukturyzowanych w KSeF duplikaty nie są wystawiane. System KSeF przechowuje faktury w formie elektronicznej. Dostęp do nich jest stały. Wprowadzenie KSeF planowane jest na 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to największych przedsiębiorców. Dla pozostałych planowane jest od kwietnia 2026 roku.
„W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce KSeF w wersji obowiązkowej.”
W systemie JPK duplikat jest traktowany jako odrębny dokument. Musi być odpowiednio raportowany. Należy uważać na daty przy raportowaniu w JPK. Pozwala to uniknąć błędów.
Przechowywanie duplikatów faktur
Obowiązek przechowywania faktur i duplikatów jest ważny. Dokumenty należy przechowywać przez 5 lat. Okres liczy się od końca roku kalendarzowego. Chodzi o rok, w którym upłynął termin płatności podatku. Przedsiębiorca musi przechowywać te dokumenty. Prawidłowe przechowywanie zapobiega problemom. Unikniesz trudności z organami podatkowymi.
- Przechowuj faktury przez 5 lat od końca roku.
- Dotyczy to również duplikatów faktur.
- Okres liczy się od terminu płatności podatku.
Podsumowanie
Duplikat faktury to ważny dokument. Odtwarza on pierwotną fakturę. Ma taką samą moc prawną. Wystawia się go w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału. Na duplikacie musi być adnotacja „DUPLIKAT”. Trzeba podać datę jego wystawienia. Wystawienie duplikatu nie wpływa na termin płatności. Księgowanie duplikatu zależy od zaksięgowania oryginału. Duplikat jest podstawą odliczeń VAT. Wymaga to spełnienia określonych warunków. Dokumenty należy przechowywać przez 5 lat. Krajowy System e-Faktur zmieni zasady. W KSeF duplikaty nie będą potrzebne. Zawsze zaznaczaj w dokumencie „duplikat”.
- Wystawiaj duplikat niezwłocznie w przypadku zagubienia.
- Na dokumencie wyraźnie zaznacz „duplikat”.
- Podaj przyczynę wystawienia duplikatu.
- Księguj duplikat w systemie księgowym.
- Księguj duplikat w ewidencji VAT.
- Przestrzegaj terminów księgowania duplikatów.
- W przypadku błędów w oryginale, wystaw korektę.
- Skontaktuj się z doradcą, jeśli masz pytania.
- Używaj duplikatów zgodnie z przepisami.
- Korzystaj z elektronicznych form duplikatów.
- Zawsze zaznaczać w dokumencie „duplikat”.
- Wystawiać duplikat w przypadku zagubienia.
- Korzystać z elektronicznych form duplikatów.
- Warto przechowywać duplikaty faktur.
- Odliczenie VAT jest możliwe w określonych terminach.
- Wystawianie duplikatu wymaga wniosku klienta.
- Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej występować o duplikaty.
- W przypadku zagubienia, ważne jest szybkie odtworzenie.
- Warto korzystać z elektronicznych systemów.
- systematycznie archiwizuj faktury.
- prawidłowe oznaczenie duplikatu jest kluczowe.
- uważaj na daty przy raportowaniu w JPK.
Zobacz także:
