Krajowy System e-Faktur i jego wpływ na płatności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. System ten wprowadza również nowe zasady dotyczące płatności. Dowiedz się, jak KSeF wpływa na Twoje rozliczenia.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF to system teleinformatyczny polskiej administracji. Umożliwia on wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Pozwala także na ich odbieranie drogą elektroniczną. System gwarantuje autentyczność dokumentów. Zapewnia również integralność treści faktur. Faktury w KSeF są czytelne i bezpieczne.

System KSeF upraszcza proces fakturowania. Zapewnia zgodność z przepisami prawa podatkowego. Rejestracja w KSeF jest bezpłatna. Dostępna jest online dla wszystkich podatników. E-faktura ma taką samą moc prawną jak papierowa. Elektroniczna faktura to cyfrowy dokument. Przesyła się go do nabywcy elektronicznie. Faktura elektroniczna może mieć formę XML lub PDF.

Faktury elektroniczne muszą zawierać kluczowe elementy. Należą do nich nazwa i adres stron. Potrzebny jest numer NIP sprzedawcy i nabywcy. Ważna jest data wystawienia i numer faktury. Dokument opisuje towary lub usługi. Podaje ilość, cenę, wartość netto i brutto. Wskazuje również VAT, metodę i termin płatności. Faktura zawiera też sygnaturę cyfrową.

Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF

Wdrożenie obowiązkowego systemu KSeF zostało odwołane w 2024 roku. Nowy termin zostanie ustalony po audytach. Obecnie KSeF funkcjonuje na zasadzie dobrowolności. Faktyczny obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF wejdzie w życie etapowo. Od 1 lutego 2026 roku obejmie duże firmy. Dotyczy to podmiotów ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2025 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek dotknie pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsi przedsiębiorcy dostaną odroczenie. Obowiązek dla nich zacznie się od 1 stycznia 2027 roku. Dotyczy to faktur do 450 zł lub 10 tys. zł miesięcznie.

Faktury VAT RR objęte będą obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Dokumentują one nabycie produktów rolnych. Nabywcą jest rolnik ryczałtowy. Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku. System KSeF 2.0 ma wejść w życie 1 lutego 2026 roku. Testowanie API zacznie się 30 września 2025 roku. Wersja testowa aplikacji będzie dostępna od listopada 2025 roku. Produkcyjna wersja systemu ruszy 1 lutego 2026 roku.

Kamień milowy KSeF	Data
Pierwsza publikacja dokumentu	06.08.2021
Ostatnia publikacja dokumentu	08.05.2025
Struktura logiczna FA(2) obowiązuje fakultatywnie	od 1 września 2023
Robocza wersja struktury FA(3) udostępniona	8 maja 2025
Testowanie API KSeF	od 30 września 2025
Wersja testowa aplikacji KSeF	od listopada 2025
Produkcyjna wersja systemu KSeF 2.0	1 lutego 2026
Obowiązek KSeF dla dużych podatników	od 1 lutego 2026
Struktura FA(3) zastępuje FA(2)	od 1 lutego 2026
Obowiązek KSeF dla pozostałych	od 1 kwietnia 2026

Harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

Wersje testowe i demo nie wywołują skutków prawnych. Faktury w nich wystawione to symulacje. Wersja produkcyjna systemu ma moc prawną. Faktury w niej wystawione są w obiegu prawnym.

Wdrożenie KSeF obejmie też faktury dla konsumentów (B2C). Dostęp do nich będzie anonimowy. Kod QR stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku. Zawiera on dane weryfikujące fakturę. W systemie nie będzie możliwości przesyłania faktur bez NIP sprzedawcy. Faktury od dostawców zagranicznych nie muszą być raportowane do KSeF.

KSeF a płatności za faktury

Wejście KSeF zmienia proces wystawiania faktur. Ingeruje również w płatności między kontrahentami. Od 1 stycznia 2025 roku pojawią się nowe obowiązki. Dotyczą one opłacania faktur VAT wystawionych przez KSeF. W tytule przelewu trzeba będzie podać numer faktury. Numer ten nadaje KSeF. Ma on 35 znaków.

Obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach obowiązuje od 1 sierpnia 2026 roku. Od 1 lipca 2024 roku numery faktur KSeF są wymagane dla przelewów za faktury objęte mechanizmem podzielonej płatności (MPP). Dotyczy to wykonywania przelewów i poleceń zapłaty. Są to formy płatności, w których można wprowadzić tytuł płatności. Nie dotyczy to przelewów za zamówienia czy faktury proforma. Nie obejmuje też płatności kartą czy płatności elektronicznych. Dzieje się tak, gdy faktura VAT nie została jeszcze wystawiona.

W przypadku opłacania paczki przelewów, należy podać zbiorczy identyfikator. Identyfikator taki nadaje KSeF. Aby go uzyskać, trzeba go wygenerować. Generowanie odbywa się poprzez API. Należy użyć odpowiedniego systemu powiązanego z KSeF.

Warto wskazywać w tytule przelewu konkretny cel płatności. Należy unikać kreatywnych lub dowcipnych wpisów. Przelew dotrze do odbiorcy. Musisz wskazać na fakturze numer rachunku firmowego. Przelew tradycyjny wymaga danych. Należą do nich numer rachunku odbiorcy i jego nazwa. Trzeba podać kwotę i tytuł przelewu. W przypadku zlecania przelewu z opłatą za fakturę nie trzeba podawać w tytule numeru dokumentu. Dotyczy to sytuacji sprzed obowiązkowego KSeF.

Mechanizm podzielonej płatności (Split Payment)

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) rozdziela płatność. Kwota netto trafia na jedno konto. Kwota VAT trafia na drugie konto. Obowiązkowy split payment dotyczy faktur powyżej 15 tys. zł brutto. Obejmuje również transakcje wrażliwe. Podatnicy muszą podać numer faktury KSeF w tytule przelewu. Dotyczy to płatności MPP od 1 lipca 2024 r.

Metody płatności w erze KSeF

Formy płatności na fakturze są istotne. Stanowią kluczowy element każdej transakcji handlowej. Istnieje wiele różnych sposobów płacenia. Wybór zależy od umowy i preferencji stron. Faktury są dokumentami potwierdzającymi sprzedaż. Zawierają informacje dotyczące płatności. W Polsce, zgodnie z prawem, faktura powinna zawierać informacje o sposobie płatności. Brak tej informacji może unieważnić fakturę.

Brak sposobu płatności na fakturze prowadzi do problemów. Mogą wystąpić trudności z rozliczeniami. Zwiększa się ryzyko sporów. Dochodzi do naruszenia przepisów prawnych. Należy jasno określić metodę płatności. Wskaż numer konta bankowego lub dane do przelewu. Podaj adres do wysłania czeku. Dostosuj sposób płatności do preferencji klienta. Podawaj szczegółowe informacje dotyczące płatności na fakturze. Działaj zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Płatności elektroniczne i online

Przelew elektroniczny korzysta z systemów płatności online. Przykłady to PayPal czy Przelewy24. Przelewy24 to wiodący podmiot na polskim rynku płatności online. Dołącza do Programu Polska Bezgotówkowa. Wspiera cyfryzację e-commerce. Platforma obsługuje ponad 50 walut. Nie pobiera za to dodatkowych opłat. Przelewy24 oferuje kompleksowe rozwiązania dla biznesu. Należą do nich terminale POS, e-commerce, mPOS24. Oferuje też rozwiązania jak OneClick, Marketplace, czy Płatności cykliczne. Udostępnia Masowe faktury i Raportowanie. System bankowości internetowej umożliwia automatyczne importowanie danych z e-faktur. Po otrzymaniu e-faktury, można dokonać płatności przelewem na wskazany numer konta.

Coraz większe znaczenie ma bezpieczeństwo w płatnościach online. Rośnie również wygoda tych transakcji. Popularność elektronicznych systemów płatności stale wzrasta. Cyfryzacja form płatności postępuje. Automatyzacja rozliczeń staje się standardem. Personalizacja metod płatności nabiera znaczenia. Rozwijają się portfele cyfrowe. Płatności mobilne zyskują na popularności. Następuje integracja systemów płatności z fakturowaniem. Fakturownia to platforma związana z płatnościami.

• Oferuj przynajmniej dwie alternatywne metody zapłaty.
• Testuj różne opcje płatności.
• Dostosuj formy płatności do potrzeb rynku i klientów.
• Używaj nowoczesnych systemów do fakturowania online.
• Oznaczaj formy płatności na fakturze VAT poprawnie.

Płatności gotówkowe a KSeF

Wartość transakcji powyżej 15 000 zł musi być zapłacona bezgotówkowo. Dotyczy to transakcji między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowe za transakcje powyżej 15 000 zł obarczone są sankcjami podatkowymi. Podatek od transakcji powyżej 15 000 zł musi być regulowany przez rachunek płatniczy. Nie dotyczy to płatności gotówkowych poniżej tej kwoty. System e-faktur nie wprowadza obowiązku dokonywania płatności w formie przelewu bankowego. Płatność gotówką za transakcje poniżej 15 000 zł jest nadal możliwa bez sankcji.

Techniczne aspekty KSeF

Format faktury ustrukturyzowanej to XML. Jest zgodny ze strukturą e-Faktury FA(2). Struktura logiczna FA(2) opublikowana została 29 czerwca 2023 roku. Znajduje się w CRWDE na platformie ePUAP. Obowiązuje od 1 września 2023 roku. Stosuje się ją w trakcie fakultatywnego KSeF. Robocza wersja struktury FA(3) udostępniona 8 maja 2025 roku. Zastąpi FA(2) od 1 lutego 2026 roku. Struktura FA(3) powstała na podstawie opinii i postulatów. Uwzględnia spotkania z przedsiębiorcami, księgowymi i IT. Publikacja struktury FA(3) planowana jest na e-PUAP.

Dokumentacja struktury logicznej e-Faktury FA(2) dostępna jest w formacie PDF. Ma rozmiar 5.42 MB. Dokumentacja FA(1) ma 4.98 MB. Przykładowe pliki dla FA(2) w formacie ZIP mają 179.5 KB. Dla FA(1) mają 481.25 KB. Struktura dokumentu XML dostępna jest w sekcji KSeF w formacie XSD. Broszura informacyjna struktury logicznej FA(2) dotyczy okresu od 1 września 2023. Broszura dla FA(1) od 1 grudnia 2022. Dostępna jest też broszura anglojęzyczna struktury FA(1).

Ministerstwo Finansów planuje szerokie szkolenia. Odbędą się one w każdym z 400 urzędów skarbowych. Szkolenia zaplanowano na drugą połowę 2024 roku. Bezpłatne narzędzia do e-fakturowania są dostępne. Należą do nich Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma, Aplikacja Mobilna KSeF. System będzie obsługiwał faktury w formacie XML. Umożliwi przesyłanie załączników w strukturze XML. System przeprowadził audyt bezpieczeństwa. Potwierdził odpowiednią infrastrukturę. W wersji testowej można symulować poświadczenia. Możliwa jest autoryzacja i generowanie certyfikatów. Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury.

Możliwe jest masowe pobieranie faktur w formacie XML. System nie wspiera stronicowania. Wysyłka faktur w trybie offline będzie możliwa. Data wystawienia będzie w systemie dostawcy. Możliwość wystawiania faktur w trybie offline24 jest dostępna bezterminowo. W przypadku awarii KSeF, obowiązek stosowania numerów faktur nie obowiązuje.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Wdrożenie KSeF przynosi liczne korzyści. Skraca się zwrot VAT do 40 dni. Zamiast 60 dni otrzymasz środki szybciej. Nie ma konieczności archiwizacji faktur w systemie KSeF przez 10 lat. System zmniejsza ryzyko błędów. Automatyzuje wymianę faktur. Zapewnia bezpieczeństwo i transparentność obrotu. Ułatwia wystawianie i obieg faktur. Zmniejsza ryzyko błędów przy fakturowaniu. Uproszcza archiwizację i kontrolę faktur. Zwiększa transparentność obrotu gospodarczego. KSeF zapewnia automatyzację. Oszczędza czas w procesach księgowych.

• Przygotuj swoją firmę na obowiązek wystawiania e-faktur w ramach KSeF.
• Testuj bezpłatnie systemy do e-fakturowania.
• Umów się na prezentację systemu.
• Zintegruj system firmy z platformami do podpisywania dokumentów.
• Zaleca się wcześniejsze testowanie systemów do obsługi KSeF.
• Warto korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.
• Przygotować się na obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 2026 r.
• Implementować obsługę załączników w wersji docelowej systemu.
• Monitorować komunikaty systemowe i komunikaty o niedostępności systemu.

Fakturowanie elektroniczne w przedsiębiorstwie generuje korzyści. Są one na wielu poziomach. Obejmują poziom finansowy i czasowy. Korzyści dotyczą także aspektu ekologicznego. Przejście na e-faktury wiąże się z oszczędnością czasu. Redukuje koszty operacyjne. Jest to rozwiązanie przyjazne dla środowiska.

Materiały i wsparcie

Dostępne są materiały szkoleniowe i prezentacje online. Publikowane są broszury i podręczniki. Można znaleźć instrukcje i dodatkowe materiały. Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF jest dostępny. Dostępna jest również instrukcja uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF. Odbyły się webinaria na temat KSeF. Webinarium z 25.11.2021 dotyczyło integracji z KSeF. Webinarium z 07.04.2022 omawiało Aplikację Podatnika KSeF. Informacja o nowych zasadach fakturowania od 1 lipca 2024 roku jest dostępna.

Ministerstwo planuje szerokie szkolenia. Odbędą się m.in. w 400 urzędach skarbowych. Zaplanowano je na drugą połowę 2024 roku. Użytkownicy korzystający z Aplikacji Mobilnej KSeF mogą zarządzać profilami. Mogą tworzyć listy nabywców. Wdrożenie certyfikatów zapewni ciągłość działania. Dotyczy to wystawiania faktur w przypadku awarii. Przedsiębiorcy mogą zgłaszać uwagi i opinie do projektu. Termin zgłaszania uwag mijał 25 kwietnia 2025 roku.

W razie pytań dotyczących KSeF, struktury logicznej, można skontaktować się z sekcją Kontakt. Znajduje się ona na stronie Portalu Podatkowego. Można zadawać pytania w bazie wiedzy o KSeF. Warto zapisać się do newslettera. Pozwoli to być na bieżąco z informacjami o KSeF.

Wszystkie treści publikowane na serwisie gov.pl są na licencji Creative Commons: uznanie autorstwa – użycie niekomercyjne – bez utworów zależnych 3.0 Polska. Treści te nie wymagają zgody Ministerstwa Finansów. Wyjątkiem są sytuacje zaznaczone inaczej.

Opublikowano dokument 28.08.2023. Zmodyfikowano go 17.03.2025.

System KSeF jest powiązany z rozliczeniami VAT. Integracja KSeF z systemami firmowymi odbywa się poprzez API. Certyfikaty i tryb offline24 zapewniają bezpieczeństwo. Gwarantują również niezawodność systemu. KSeF jest kompatybilny z mechanizmem podzielonej płatności (MPP). KSeF integruje się z systemami księgowymi. Współpracuje z narzędziami ERP. KSeF współpracuje z systemami JPK_VAT. Współdziała też z systemami płatności. Jest powiązany z systemem certyfikatów i bezpieczeństwa.

Trendy rynkowe wskazują na cyfrową transformację. Dotyczy to systemów podatkowych. Postępuje standaryzacja dokumentów elektronicznych. Planowane jest obowiązkowe wdrożenie struktury FA(3) od 2026 roku. Digitalizacja procesów podatkowych postępuje. Automatyzacja wymiany dokumentów elektronicznych rośnie. Zwiększa się bezpieczeństwo danych w systemach finansowych. Upraszcza się procedury podatkowe dla przedsiębiorców. Rozwijają się technologie API. Rośnie zastosowanie aplikacji mobilnych w administracji podatkowej. Cyfryzacja dokumentacji podatkowej jest kluczowa. Automatyzacja procesów fakturowych staje się standardem. Cyfrowe podpisy i certyfikaty zyskują na znaczeniu. Integracja systemów ERP z platformami fiskalnymi postępuje. Rozwój API i standardów komunikacyjnych jest widoczny. Bezpieczeństwo i audyt systemów podatkowych są priorytetem.

Zobacz także:

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) i faktury ustrukturyzowane – przewodnik dla przedsiębiorców
• Krajowy System e-Faktur – nowe terminy i przygotowania
• Formy płatności w firmie: paragon, faktura, korekty i rozliczenia
• Jak zrobić przelew przez Internet? Pełny przewodnik
• Paragon fiskalny przy płatności przelewem – zasady i obowiązki