Prowadzenie firmy w Polsce wymaga przestrzegania wielu przepisów. Jednym z kluczowych obowiązków jest prawidłowe przechowywanie dokumentacji. Dowiedz się, ile lat musisz archiwizować faktury i inne ważne papiery, aby działać zgodnie z prawem.
Podstawowe zasady przechowywania faktur
Faktury są ważnymi dokumentami w każdej firmie. Potwierdzają transakcje zakupu i sprzedaży towarów lub usług. Są niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego oraz podatku VAT. Faktury stanowią także materiał dowodowy. Pomagają w sporach z kontrahentami czy organami administracji publicznej. Faktur nie można niszczyć od razu po zaksięgowaniu.
Przepisy prawa podatkowego określają minimalny czas przechowywania faktur. Okres ten wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego. W tym roku powstał obowiązek podatkowy z danej faktury. Taki termin wynika z przepisów ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje po pięciu latach. Faktury po zamknięciu firmy przechowuje się również przez 5 lat. Przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury dłużej. Robią tak, gdy leży to w ich interesie. Przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia zdarza się w szczególnych przypadkach. Na przykład podczas postępowania egzekucyjnego.
Ile lat trzeba przechowywać faktury w firmie?
Przedsiębiorcy muszą przechowywać faktury przez 5 lat. Termin liczy się od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Dlaczego faktury trzeba przechowywać?
Faktury są potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego i VAT. Stanowią też materiał dowodowy podczas kontroli lub sporów.
Faktury elektroniczne i digitalizacja
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej zyskuje na popularności. Coraz więcej firm rezygnuje z dokumentów papierowych. Prawo dopuszcza posługiwanie się fakturami w obu formach. Faktura elektroniczna to dokument wystawiony i otrzymany elektronicznie. Może mieć dowolny format elektroniczny. Przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT regulują te zasady.
Autentyczność pochodzenia faktury jest kluczowa. Ważna jest też integralność treści i czytelność dokumentu. Można to zapewnić na różne sposoby. Służą do tego bezpieczny podpis elektroniczny lub kontrole biznesowe. Faktury elektroniczne wysyła się e-mailem lub przez specjalne platformy. Często używa się formatu PDF. Zgoda kontrahenta na e-faktury jest wymagana. Może być wyrażona ustnie lub dorozumianie.
Przedsiębiorca może przechowywać dokumentację elektronicznie. Musi jednak spełnić ustawowe kryteria. System przechowywania musi zapewniać integralność treści. Dokumenty muszą być czytelne. Formaty takie jak PDF lub JPG uniemożliwiają zmianę danych. Po zeskanowaniu faktury papierowej można zniszczyć oryginał. Organom podatkowym trzeba zapewnić bezzwłoczny dostęp online do faktur. Prawo do odliczenia VAT nie zależy od formy przechowywania faktur. Okres przechowywania faktur elektronicznych wynosi 5 lat. Czas liczy się od końca roku kalendarzowego. W tym roku upłynął termin płatności podatku.
Możliwość przechowywania faktur w chmurze istnieje od lat. Nowoczesne rozwiązania online ułatwiają ten proces. Pozwalają na dostęp do rozliczeń z każdego miejsca. Systemy księgowe automatyzują wystawianie faktur. Nie trzeba przechowywać papierowych dokumentów. W systemie muszą być dostępne wersje elektroniczne. Konieczna jest możliwość wydruku na żądanie urzędu. Urząd skarbowy akceptuje faktury elektroniczne. Operatorzy systemów tworzą kopie zapasowe danych.
Jak przechowywać faktury w formie elektronicznej?
Faktury elektroniczne przechowuje się przez 5 lat. Należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Można używać formatów PDF lub JPG. Konieczny jest dostęp online dla organów kontroli.
Czy można skanować faktury papierowe i niszczyć oryginały?
Tak, przepisy na to pozwalają. Po zeskanowaniu i archiwizacji elektronicznej można zniszczyć papierowe wersje. Należy zachować integralność i czytelność skanów.
Czy urząd skarbowy akceptuje faktury elektroniczne?
Tak, urząd skarbowy akceptuje faktury w formie elektronicznej. Stanowią one podstawę rozliczeń podatkowych. Ważne jest zapewnienie dostępu do nich na żądanie.
- Używaj bezpiecznego podpisu elektronicznego.
- Zapewnij kopie zapasowe faktur elektronicznych.
- Przechowuj dokumenty w osobnym folderze na dysku zewnętrznym.
- Zastosuj system mieszany dla elastyczności.
- Przygotuj się na cyfrową zmianę w archiwizacji.
KSeF i obowiązkowe e-fakturowanie
W Polsce wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). To platforma cyfrowa do wystawiania i otrzymywania faktur. Wdrożenie systemu rozpoczęło się w styczniu 2022 roku. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Ministerstwo Finansów planuje obowiązkowe wdrożenie systemu. Według najnowszych planów ma to nastąpić w 2026 roku. Największe firmy mają zacząć od stycznia 2026. Pozostałe przedsiębiorstwa dołączą od kwietnia 2026.
System KSeF będzie przechowywał faktury ustrukturyzowane przez 10 lat. Eliminuje to problemy z tradycyjnym przechowywaniem. Po 10 latach faktury nadal muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę. Przechowuje się je do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zwykle ten okres wynosi 5 lat. KSeF ma zwiększyć kontrolę nad transakcjami. System ograniczy wyłudzenia VAT. Wdrożenie ma poprawić płynność finansową firm. Przyspieszy zwrot VAT nawet o 20 dni. System sprawdzi faktury pod kątem poprawności. Każda faktura otrzyma numer identyfikacyjny. Następnie zostanie przesłana do odbiorcy. Fiskus będzie mógł kontrolować faktury online.
Nieprzestrzeganie przepisów KSeF grozi karami finansowymi. Kary będą nakładane za różne błędy. Dotyczą one wystawiania faktur bez systemu. Karane będzie brak pośrednictwa KSeF. Sankcje obejmą niezgodność z wzorem faktury. Grożą też kary za nieterminowe przesłanie dokumentu. Kary od 1 lipca 2024 roku wynoszą minimum 1000 zł. W przypadku awarii KSeF kara wynosi nie mniej niż 500 zł.
Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że Krajowy System e-Faktur jest narzędziem analizy i kontroli transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami.
Zostanie jej nadany numer identyfikacyjny, a następnie zostanie przesłana do odbiorcy.
Wysyłanie żądań do przedsiębiorców o udostępnienie dokumentów przestanie być konieczne.
Co to jest KSeF?
KSeF to Krajowy System e-Faktur. Jest to platforma rządowa do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w Polsce.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązkowe korzystanie z KSeF jest planowane na 2026 rok. Największe firmy zaczną od stycznia. Pozostałe podmioty od kwietnia.
Jak długo KSeF przechowuje faktury?
System KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. Po tym okresie przedsiębiorca musi przechowywać je samodzielnie do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jakie są kary za brak KSeF?
Za brak korzystania z KSeF grożą kary finansowe. Mogą wynosić do 100% VAT lub 18,7% należności. Minimalna kara to 1000 zł, a w przypadku awarii systemu 500 zł.
- Przygotuj oprogramowanie firmy do wymogów KSeF.
- Rozważ automatyzację przetwarzania danych faktur.
- Zapoznaj się z planowanymi zmianami w przepisach.
Przechowywanie innych dokumentów firmowych
Faktury to tylko część dokumentacji firmy. Przedsiębiorcy muszą przechowywać wiele innych rodzajów dokumentów. Należą do nich dokumenty księgowe, kadrowe, handlowe czy techniczne. Okresy przechowywania różnią się w zależności od typu dokumentu. Ustawa o rachunkowości i inne przepisy określają te terminy.
Dokumentacja dla urzędu skarbowego wymaga 5 lat przechowywania. Dotyczy to ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, deklaracji PIT i VAT. Czas liczy się od końca roku podatkowego. Dokumenty ZUS mają różne okresy. Dokumenty zgłoszeniowe ZUS przechowuje się przez cały okres działalności. Dokumenty rozliczeniowe ZUS przechowuje się przez 5 lat. Termin liczy się od daty ich przekazania do ZUS. Dotyczy to dokumentów złożonych po 1 stycznia 2012 roku.
Akta osobowe pracowników wymagają dłuższych okresów. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres ten wynosi 10 lat. Liczy się go od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dokumenty pracownicze sprzed 2019 roku przechowuje się dłużej. Okres ten może wynosić nawet 50 lat. Zależy to od daty zatrudnienia i złożenia odpowiednich dokumentów w ZUS. Listy obecności pracowników należy przechowywać zgodnie z przepisami. Zazwyczaj w ramach akt osobowych.
W 2025 roku można zniszczyć dokumentację, której okres przechowywania upłynął. Na przykład dokumentację podatkową za 2019 rok. Minęło już 5 lat od końca roku podatkowego 2019. Dokumentacja za 2016 rok również może być zniszczona w 2025 roku. Zawsze warto skonsultować się z księgowym. Upewnij się co do dokładnych terminów archiwizacji.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 2019 roku przechowuje się 10 lat. Dokumenty sprzed 2019 roku mogą wymagać przechowywania przez 50 lat.
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?
Dokumenty zgłoszeniowe ZUS przechowuje się przez cały okres działalności. Dokumenty rozliczeniowe ZUS przechowuje się przez 5 lat od daty złożenia.
Bezpieczne przechowywanie i niszczenie dokumentacji
Prawidłowe przechowywanie dokumentów to nie tylko terminy. Ważne jest też bezpieczeństwo danych. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Faktury papierowe wymagają odpowiednich warunków. Należy chronić je przed pożarem, wilgocią i uszkodzeniami mechanicznymi. Przechowuj je w suchym miejscu. Upewnij się, że osoby niepowołane nie mają do nich dostępu.
Dokumenty elektroniczne wymagają cyfrowych zabezpieczeń. Kluczowe są kopie zapasowe danych. Stosuj systemy zarządzania dokumentami. Zapewnij kontrolę dostępu. Digitalizacja dokumentów papierowych pomaga w bezpiecznej archiwizacji. Możliwe jest przechowywanie danych w chmurze. Operatorzy systemów chmurowych zapewniają backupy.
Dokumenty przedawnione należy zniszczyć. Zazwyczaj robi się to na koniec roku kalendarzowego. Niszczenie dokumentów musi być bezpieczne. Zapobiega to naruszeniu tajemnicy przedsiębiorstwa. Ważna jest ochrona danych osobowych. Norma DIN 66399 określa standardy niszczenia dokumentów. Dokumenty można niszczyć samodzielnie. Służą do tego niszczarki. Można też zlecić niszczenie profesjonalnym firmom. Firmy te specjalizują się w bezpiecznej utylizacji. Często oferują też usługi digitalizacji i archiwizacji. Wybór odpowiedniej firmy jest ważny. Sprawdź jej doświadczenie i posiadane certyfikaty. Na przykład ISO 27001 i ISO 9001. Profesjonalne firmy zapewniają poufność i bezpieczeństwo danych.
Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?
Dokumenty papierowe przechowuj w suchym, zabezpieczonym miejscu. Dokumenty elektroniczne wymagają kopii zapasowych i kontroli dostępu. Rozważ digitalizację i przechowywanie w chmurze.
Kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe?
Dokumenty można zniszczyć po upływie ustawowego okresu przechowywania. Zazwyczaj robi się to po przedawnieniu zobowiązania podatkowego lub innego obowiązku.
Jak zniszczyć dokumenty zgodnie z prawem?
Stosuj bezpieczne metody niszczenia. Możesz użyć niszczarki spełniającej normy (np. DIN 66399). Możesz też zlecić utylizację profesjonalnej firmie. Zapewnij poufność danych.
Czy warto zlecić niszczenie firmie zewnętrznej?
Zlecenie niszczenia profesjonalnej firmie zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Firmy takie posiadają odpowiednie certyfikaty i procedury. Mogą też zaoferować usługi archiwizacji.
- Zabezpieczaj dokumenty przed uszkodzeniem fizycznym.
- Wykonuj regularne kopie zapasowe dokumentów elektronicznych.
- Stosuj bezpieczne metody niszczenia dokumentów po upływie terminu.
- Rozważ korzystanie z usług profesjonalnych firm archiwizacyjnych.
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji firmowej niesie ryzyko. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przestrzegania terminów. Zaniedbania mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Grozi odpowiedzialność karnoskarbowa. Możliwe są kary grzywny. Organa podatkowe mogą przeprowadzać kontrole. Brak wymaganych dokumentów utrudnia rozliczenia. W przypadku kontroli skarbowej faktury są materiałem dowodowym. Ich brak może skutkować negatywnymi konsekwencjami. Trudniej jest też dochodzić swoich praw w sporach z kontrahentami. Faktury stanowią dowód w takich sytuacjach.
Przestrzeganie terminów archiwizacji jest kluczowe. Pomaga uniknąć kar finansowych. Zapewnia zgodność z prawem. Ułatwia prowadzenie księgowości. Umożliwia sprawne przeprowadzenie kontroli. Warto dbać o porządek w dokumentach. Digitalizacja i systemy zarządzania dokumentacją pomagają w tym. Profesjonalne usługi archiwizacji to dobre rozwiązanie. Zapewniają bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Nieprzestrzeganie terminów przechowywania dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Jakie są kary za brak przechowywania dokumentów?
Nieprawidłowe przechowywanie lub brak dokumentów może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową. Grożą za to kary grzywny. Problemy pojawiają się też podczas kontroli skarbowych.
Co grozi za nieprawidłowe przechowywanie?
Grozi odpowiedzialność karnoskarbowa i kary grzywny. Przedsiębiorca może mieć problem z udowodnieniem rozliczeń. Utrudnia to kontrole podatkowe i spory prawne.
- Przestrzegaj obowiązujących terminów archiwizacji.
- Zadbaj o prawidłowe warunki przechowywania dokumentów.
- Konsultuj wątpliwości z prawnikiem lub księgowym.
Zobacz także:
