Nie ma firmy, która choć raz nie musiała dokonywać korekty dokumentów sprzedażowych. Błędy mogą się zdarzyć każdemu — nawet w najbardziej zorganizowanych zespołach księgowych. Literówki, pomyłki w danych nabywcy, błędne stawki VAT, źle wpisana ilość towaru czy kwoty — wszystko to wymaga szybkiej i prawidłowej reakcji, zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Co istotne, sposób korygowania faktur jest dokładnie opisany w ustawie o VAT, a nieprawidłowe przeprowadzenie korekty może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi lub problemami w kontaktach z klientem czy urzędem skarbowym. Z raportu Ministerstwa Finansów wynika, że aż 17% przedsiębiorców popełnia błędy w korygowaniu dokumentów sprzedażowych, a znaczna część z nich wynika z nieznajomości przepisów lub niewłaściwej interpretacji obowiązków księgowych. Dodatkowo, po wejściu w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), poprawne korygowanie dokumentów stało się jeszcze bardziej istotne. Dlatego warto uporządkować wiedzę i przyjrzeć się najczęstszym błędom, by uniknąć stresu, niepotrzebnych korekt i odpowiedzialności karnej skarbowej.
Kiedy i jak należy wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca to najczęściej wykorzystywana forma poprawiania błędów w dokumentach sprzedażowych. Przepisy jasno wskazują, kiedy jej wystawienie jest konieczne — w przypadku błędów dotyczących kwoty, stawki VAT, rodzaju towaru, jego ilości lub wartości. Oznacza to, że każda zmiana wpływająca na treść merytoryczną faktury wymaga wystawienia faktury korygującej.
Faktura korygująca musi zawierać wszystkie elementy faktury pierwotnej oraz informacje o przyczynie korekty i jej zakresie. Bardzo istotne jest, aby nie ograniczać się do lakonicznych stwierdzeń typu „korekta do faktury nr…”. Urzędnicy coraz częściej zwracają uwagę na to, czy przyczyna korekty została jasno i jednoznacznie opisana. Brak takiego opisu może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT lub obowiązkiem korekty rozliczeń podatkowych.
W praktyce zdarza się, że faktury korygujące są wystawiane automatycznie przez systemy księgowe. W takich przypadkach warto zadbać o to, aby system był poprawnie skonfigurowany. Należy również pamiętać, że od stycznia 2022 r. obowiązują nowe zasady rozliczania faktur korygujących, w tym możliwość stosowania korekt in-minus bez konieczności posiadania potwierdzenia odbioru przez kontrahenta, o ile zachowane są określone warunki — m.in. uzgodnienie warunków korekty z odbiorcą.
Nota korygująca — kiedy można ją zastosować?
W sytuacjach, gdy błąd na fakturze nie dotyczy wartości sprzedaży, stawek VAT ani kwot, możliwe jest wystawienie noty korygującej. To dokument, który może być wystawiony tylko przez nabywcę i dotyczy błędów formalnych, takich jak pomyłka w adresie, nazwie firmy, numerze NIP czy dacie wystawienia dokumentu.
Nota korygująca nie zmienia wartości faktury, dlatego nie wymaga ewidencjonowania w księgach rachunkowych. Niemniej, nadal musi być sporządzona w określony sposób — zawierać dane z faktury pierwotnej, opis błędu oraz poprawną wersję informacji. Co ważne, nota musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury. Brak tej akceptacji oznacza, że korekta nie została formalnie dokonana.
Choć dokument ten wydaje się prosty, w praktyce wielu przedsiębiorców nie wie, jak go poprawnie wypełnić. W takich przypadkach pomocny może być gotowy wzór noty korygującej, który zawiera nie tylko przykładowe dane, ale również komentarz, jak interpretować poszczególne pola. Właściwe przygotowanie noty może znacząco skrócić czas formalności i zabezpieczyć obie strony transakcji przed nieporozumieniami.
Najczęstsze błędy popełniane przy korektach
Jednym z najczęstszych błędów jest niewłaściwe określenie przyczyny korekty. Wystawiający fakturę korygującą często ogranicza się do ogólników, zamiast precyzyjnie wskazać, co było nieprawidłowe. Przykład? Zamiast „zmiana ceny”, lepiej wpisać „obniżenie ceny w związku z reklamacją towaru nr…”. Taki sposób opisu przyczyny jest nie tylko bardziej transparentny, ale też zgodny z oczekiwaniami urzędników skarbowych.
Inny częsty problem to niedochowanie chronologii dokumentów. Korekty muszą być logiczne i datowane w odpowiedniej kolejności. Jeśli faktura korygująca ma wcześniejszą datę niż faktura pierwotna — system księgowy może się „pogubić”, a sprawozdania VAT będą zawierać błędne dane. W efekcie może dojść do konieczności składania korekt deklaracji podatkowych i wyjaśnień w urzędzie.
Nie można też zapominać o braku akceptacji noty korygującej przez sprzedawcę. Wielu przedsiębiorców zapomina, że bez tej akceptacji nota nie ma mocy prawnej. Oznacza to, że dane na fakturze pozostają formalnie niezmienione. Taki błąd może się zemścić np. przy kontroli podatkowej, kiedy okaże się, że dane nabywcy były nieprawidłowe i nie zostały skutecznie skorygowane.
Korekta a KSeF – co się zmienia?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur miało zrewolucjonizować sposób wystawiania i korygowania dokumentów sprzedażowych. Choć na razie system jest dobrowolny, od 2026 r. stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. W KSeF każda faktura, także korygująca, jest zapisywana w systemie i otrzymuje unikalny identyfikator. Dzięki temu można dokładnie śledzić historię transakcji i uniknąć nieporozumień.
Jednak pojawiły się też nowe wyzwania. Korekta dokumentu w KSeF oznacza, że musi być ona zgodna z formatem struktury logicznej FA(2). Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność przeszkolenia pracowników lub dostosowania systemów księgowych. Korekta w systemie KSeF musi być również powiązana z fakturą pierwotną, dlatego nie da się już wystawić dokumentu z błędną referencją.
Co więcej, niektóre błędy, które wcześniej można było poprawić notą korygującą, w KSeF będą musiały być korygowane poprzez wystawienie nowej faktury. To spora zmiana w praktyce księgowej i dlatego tak ważne jest, by zawczasu przygotować się na nowe procedury.
Jak ułatwić sobie życie? Praktyczne wskazówki
W prowadzeniu firmy liczy się nie tylko zgodność z przepisami, ale też efektywność. Dlatego warto wypracować procedury, które ułatwią poprawne wystawianie korekt. Przede wszystkim należy prowadzić wewnętrzny rejestr wystawionych korekt, zarówno faktur, jak i not. Taki rejestr pozwala szybko zidentyfikować powtarzające się problemy i unikać ich w przyszłości.
Drugim krokiem powinno być szkolenie pracowników, zwłaszcza tych, którzy wystawiają dokumenty sprzedażowe. Dobre praktyki i znajomość najnowszych przepisów VAT pozwalają ograniczyć liczbę błędów i przyspieszyć procedury. Warto też inwestować w systemy księgowe z funkcją walidacji danych — wiele z nich automatycznie sprawdza poprawność numeru NIP, kodów GTU czy dat wystawienia.
Korekta dokumentów to nie tylko obowiązek, ale też sposób budowania wiarygodności firmy. Partnerzy handlowi cenią sobie rzetelność i przejrzystość. Jeśli korekty są wykonywane szybko i poprawnie, wzmacnia to relacje biznesowe i ułatwia późniejsze rozliczenia. Nie warto więc bagatelizować tej części księgowości — może być ona równie ważna jak sama sprzedaż.
Artykuł sponsorowany
Zobacz także:
