Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowy standard fakturowania w Polsce. Faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe dla większości firm. Dowiedz się, jak działa KSeF i kiedy Twoja firma musi zacząć go używać.
Co to jest KSeF i faktura ustrukturyzowana?
KSeF to system teleinformatyczny. Umożliwia wystawianie i odbieranie faktur. Działa drogą elektroniczną. Gwarantuje autentyczność faktur. Zapewnia integralność treści. Gwarantuje także czytelność dokumentów.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna. Wystawia się ją przez KSeF. Ma ujednolicony format XML. Resort ustalił standard formatu. Docelowo fakturowanie VAT odbędzie się tylko przez KSeF. Wprowadzenie systemu upraszcza procesy. Zwiększa transparentność rozliczeń. Uszczelnia także system podatkowy.
Nowe rozwiązanie jest alternatywą. Dotyczy faktur papierowych i elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje w innych krajach Europy. System jest w fazie testowej w Polsce.
Harmonogram wprowadzania KSeF – kluczowe daty
Program pilotażowy KSeF trwał od października do grudnia 2021. System wprowadzono dobrowolnie 1 stycznia 2022 roku. Decyzja Komisji Europejskiej zatwierdziła jego obowiązkowość. Unijna decyzja zapadła 17 czerwca 2022 roku.
Pierwotnie obowiązek miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Ten termin przesunięto. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę. Ustawa przesuwa termin wdrożenia. Nowy termin to 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to dużych przedsiębiorców. Są to firmy z obrotem powyżej 200 mln zł w 2025 roku.
Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy. Obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców. Sankcje za naruszenia przepisów KSeF zaczną obowiązywać 1 sierpnia 2026 roku. Będzie półroczny okres przejściowy bez kar.
Faktury ustrukturyzowane stały się obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. Dotyczy to czynnych podatników VAT. Wystawiają oni faktury do paragonów z NIP. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek obejmie zwolnionych z VAT. Dotyczy też firm z kasami rejestrującymi. Obejmie też wystawców faktur uproszczonych do 450 zł. Paragony za bilety są wyłączone z KSeF. Wyłączenie obowiązuje do 31 grudnia 2024 roku.
| Data | Co się dzieje |
|---|---|
| Październik-grudzień 2021 | Program pilotażowy KSeF |
| 1 stycznia 2022 | Wprowadzenie KSeF jako systemu dobrowolnego |
| 17 czerwca 2022 | Decyzja UE zatwierdzająca obowiązkowość e-fakturowania w Polsce |
| 1 lipca 2024 | Obowiązek e-faktur dla czynnych podatników VAT wystawiających faktury do paragonów z NIP |
| 1 stycznia 2025 | Obowiązek e-faktur dla zwolnionych z VAT, firm z kasami, wystawców faktur uproszczonych |
| 1 lutego 2026 | Obowiązek KSeF dla dużych przedsiębiorców (obrót > 200 mln zł w 2025) |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek KSeF dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców |
| 1 sierpnia 2026 | Początek obowiązywania sankcji za naruszenia (z półrocznym okresem bez kar) |
| Do 31 grudnia 2024 | Wyłączenie paragonów za bilety z KSeF |
Kto musi korzystać z KSeF?
KSeF będą musieli stosować różni podatnicy. Obowiązek obejmie czynnych podatników VAT. Dotyczy także przedsiębiorców zwolnionych z VAT. KSeF stosują podatnicy zidentyfikowani do procedury OSS.
Istnieją pewne wyłączenia od obowiązku. Nie dotyczy podmiotów bez siedziby w Polsce. Wyłączone są podmioty bez stałego miejsca działalności w Polsce. Nie korzystają z KSeF podmioty ze szczególnymi procedurami. Dotyczy to rozdziałów 7, 7a, 9 ustawy o VAT.
Obowiązek nie dotyczy okresów awarii systemu. Wyłączenie obejmuje też sytuacje kryzysowe.
Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF od dat obowiązkowości?
Od dat obowiązkowości KSeF obejmie czynnych podatników VAT. Dotyczy też przedsiębiorców zwolnionych z VAT. System stosują podatnicy z procedurą OSS.
Jakie korzyści daje system KSeF?
System KSeF przynosi wiele korzyści. Podatnicy skorzystają na szybszym zwrocie VAT. Termin skróci się z 60 do 40 dni. Muszą być spełnione ustawowe wymogi.
System pozwala na automatyzację księgowości. Ułatwia też szybki odzysk VAT. Nie ma konieczności drukowania faktur. Nie trzeba też ich wysyłać tradycyjnie. Wdrożenie systemu zwiększa efektywność. Zapewnia bezpieczeństwo obiegu dokumentów.
KSeF ułatwia weryfikację dokumentów. Robią to organy podatkowe. System skuteczniej wykrywa oszustwa. Pomaga w walce z nadużyciami. Faktury ustrukturyzowane eliminują ryzyko błędów. Dotyczy to błędów ludzkich. Przyspieszają procesy kontrolne.
Jak działa faktura ustrukturyzowana w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane mają format XML. Muszą być zgodne ze strukturą logiczną. Wzory są publikowane w CRWDE. Elektroniczne faktury mają unikalny numer. Składa się on z NIP. Zawiera datę i część techniczną. Posiada też sumę kontrolną.
Data wystawienia faktury w KSeF jest datą otrzymania. Dotyczy to nabywcy. System KSeF korzysta z modelu poświadczeń. Autoryzacja jest możliwa na kilka sposobów. Możesz użyć Profilu Zaufanego. Działa też Podpis Kwalifikowany. Można zastosować Pieczęć Kwalifikowaną.
Faktury są gromadzone w systemie. Przechowuje się je przez 10 lat. Okres liczy się od końca roku wystawienia. Faktury w KSeF mają status oryginału. Nie ma potrzeby wystawiania duplikatów.
„Faktury w KSeF będą miały status oryginału.” – Prof. Witold Modzelewski
Faktury ustrukturyzowane można wystawiać. Służą do tego bezpłatne narzędzia MF. Można też używać programów komercyjnych. Wersja produkcyjna Aplikacji Mobilnej KSeF jest już dostępna. Aplikacja pozwala wystawiać faktury. Umożliwia też ich korektę. Pozwala na podgląd faktur otrzymanych. Daje wgląd w faktury wystawione. Aplikacja jest dostępna w Google Play i App Store.
Jaki format mają faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane mają format XML. Muszą być zgodne ze strukturą logiczną. Wzory publikuje CRWDE.
Jak długo system KSeF przechowuje faktury?
Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Okres liczy się od końca roku ich wystawienia.
Jak przygotować firmę na wdrożenie KSeF?
Warto już teraz przygotować firmę na zmiany. Eksperci wskazują na kluczowe działania. Szybkie dostosowanie systemów jest ważne. Kluczowe jest też dostosowanie procesów.
- Sprawdź oprogramowanie księgowe pod kątem KSeF.
- Zaplanuj niezbędne aktualizacje systemów IT.
- Uzgodnij z biureem rachunkowym podział obowiązków.
- Przeszkol personel z obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.
- Wprowadź wewnętrzne procedury dotyczące KSeF.
- Ustal z kontrahentami sposób wymiany faktur ustrukturyzowanych.
- Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów i zmiany prawne.
Przygotuj systemy i procedury. Muszą obsługiwać wystawianie i korektę faktur w KSeF. Przygotuj się na awarie systemu. Zapoznaj się z zasadami postępowania.
Specyficzne rodzaje faktur w KSeF
KSeF umożliwi wystawianie różnych dokumentów. Można wystawiać faktury zaliczkowe. Wystawia się też faktury korygujące. System obsłuży faktury VAT RR. Umożliwi wystawianie faktur uproszczonych. Można też wystawiać paragony.
Faktura zaliczkowa na fakturze końcowej. Musi zawierać numer identyfikacyjny KSeF. Faktury korygujące muszą zawierać numer oryginalnego dokumentu. Dotyczy to dokumentu korygowanego. Faktury korygujące wystawia się w systemie. Oznacza to brak konieczności anulacji.
Faktury VAT RR wymagają uwierzytelnienia rolnika. Trzeba złożyć odpowiednie oświadczenie. Konieczny jest też numer NIP. Paragony za bilety są wyłączone z KSeF do końca 2024 roku.
Co zrobić w przypadku awarii KSeF?
W przypadku awarii systemu KSeF. Faktury można wystawiać poza systemem. Dopuszczalna jest forma papierowa. Można też wystawić fakturę elektroniczną. Trzeba użyć wzoru udostępnionego przez MF.
Po zakończeniu awarii system zostanie przywrócony. Faktury wystawione w trakcie awarii. Muszą zostać przesłane do KSeF. System przydzieli im numery identyfikacyjne. Zasady te dotyczą także niedostępności systemu.
Sankcje za brak stosowania KSeF
Sankcje za naruszenia przepisów KSeF. Zaczną obowiązywać od 1 sierpnia 2026 roku. Będzie półroczny okres przejściowy. W tym czasie kary nie będą nakładane.
Kara pieniężna może wynieść do 100% kwoty podatku. Dotyczy to faktury wystawionej poza KSeF. W przypadku braku wykazanego podatku. Kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem. Kary dotyczą naruszeń od 1 sierpnia 2026.
Podstawa prawna i przyszłe zmiany (VIDA)
Podstawą prawną są różne akty. Dotyczy to Ustawy o VAT. Ważna jest Decyzja wykonawcza UE 2022/1003. Obowiązują ustawy zmieniające. Pochodzą z lat 2021, 2023, 2024. Projekt nowelizacji ustawy o VAT i KSeF opublikowano 11 kwietnia 2025. Projekt etapowego wdrożenia KSeF opublikowano 5 listopada 2024.
W 2026 roku wdrożony zostanie obowiązkowy KSeF. Uwzględni to wymogi pakietu VIDA. VIDA to VAT in the Digital Age. Ministerstwo Finansów pracuje nad uproszczeniami. Dotyczą one stosowania obligatoryjnego KSeF. Ministerstwo Finansów wprowadza zmiany w ustawie o VAT. Celem jest kontrola podatników. Chodzi też o podniesienie dochodów budżetu państwa.
Zobacz także:
