Wielu freelancerów i osób świadczących usługi zastanawia się, jak legalnie rozliczać się z klientami. Czy musisz od razu zakładać firmę? Polskie przepisy oferują kilka rozwiązań. Możesz wystawiać rachunki lub faktury bez rejestrowania działalności gospodarczej. Poznaj zasady i limity, które Cię obowiązują.
Działalność nierejestrowana – co to właściwie jest?
Działalność nierejestrowana to drobna aktywność zarobkowa. Prowadzą ją osoby fizyczne. Nie wymaga ona wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). To wygodne rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców. Pozwala przetestować pomysł na biznes. Unikasz wielu formalności związanych z rejestracją firmy.
Pamiętaj, że działalność nierejestrowana nie jest uznawana za działalność gospodarczą w pełnym rozumieniu prawa.
Kiedy możesz prowadzić działalność nierejestrowaną?
Możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, gdy spełniasz kilka warunków. Twoje miesięczne przychody nie mogą przekroczyć określonego limitu. W 2025 roku limit ten wynosi 3499,50 zł brutto. Stanowi to 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym okresie. Przychody należne wlicza się do limitu. Liczą się nawet kwoty jeszcze nieotrzymane. Wyklucza się wartość zwróconych towarów czy bonifikat. Nie mogłeś wykonywać działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach. Działalność nierejestrowana nie obejmuje branż wymagających zezwoleń. Przewozy lotnicze czy ochrona mienia wymagają rejestracji. Nie możesz prowadzić jej w formie spółki cywilnej. Cudzoziemcy mogą prowadzić taką działalność. Muszą mieć odpowiedni tytuł pobytowy. Osoby niepełnoletnie też mogą działać. Wymaga to zgody opiekuna. Działalność nierejestrowana może mieć charakter sezonowy. Może być też nieregularna. Ważny jest zamiar powtarzalności czynności.
Jaki jest limit przychodów dla działalności nierejestrowanej w 2025 roku?
Limit miesięcznych przychodów w 2025 roku wynosi 3499,50 zł brutto.
Obowiązki związane z działalnością nierejestrowaną
Prowadzenie działalności nierejestrowanej wiąże się z pewnymi obowiązkami. Musisz rozliczać podatek dochodowy od uzyskanych przychodów. Dochody te wykazujesz w zeznaniu rocznym PIT-36. Możesz odliczać koszty w tym zeznaniu. Koszty uzyskania przychodu obejmują materiały i towary. Wliczasz też koszty wysyłki. Dotyczy to również usług online i sprzętu. Energia i transport to kolejne możliwe koszty. Reklama także może być kosztem. Zaleca się prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ułatwia to monitorowanie przychodów. Pomaga to uniknąć przekroczenia limitu. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego. Warto przechowywać dokumenty. Rachunki i faktury przechowuj minimum 5 lat. To na wypadek kontroli skarbowej. Działalność nierejestrowana podlega kontroli. Sprawdzają ją urząd skarbowy, UOKiK i UODO. Sanepid może też kontrolować.
- Prowadź uproszczoną ewidencję sprzedaży.
- Rozliczaj przychody w zeznaniu rocznym PIT-36.
- Przechowuj rachunki i faktury przez 5 lat.
- Monitoruj miesięczny limit przychodów.
Wystawianie rachunków w działalności nierejestrowanej
Na działalności nierejestrowanej nie masz automatycznego obowiązku wystawiania rachunków. Musisz go wystawić, jeśli klient tego zażąda. Rachunek potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż towaru. Jest ważny dla celów podatkowych. Pomaga klientom rozliczyć koszty. Klienci prowadzący działalność gospodarczą mogą dodać rachunek do kosztów. Rachunek bez działalności gospodarczej nie uprawnia do odliczania VAT. Dokumenty w działalności nierejestrowanej nie zawierają VAT. Nie musisz podawać numeru NIP firmy. Nie masz obowiązku rejestracji firmy.
Co powinien zawierać rachunek?
Rachunek musi zawierać określone informacje. Potrzebna jest data wystawienia. Podajesz też numer rachunku. Wpisujesz dane wystawiającego. Dodajesz dane odbiorcy. Opisujesz usługę lub towar. Podajesz kwotę do zapłaty. Wskazujesz datę sprzedaży. Dodajesz termin płatności. Na rachunku wystawia się imię i nazwisko. Nie musisz podawać numeru PESEL ani adresu zamieszkania. Rachunek sporządza się zazwyczaj w dwóch egzemplarzach. Standardem jest też podpis własnoręczny.
Jakie dane musi zawierać rachunek?
Rachunek musi zawierać datę, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, opis transakcji i kwotę.
Terminy wystawiania rachunków
Istnieją określone terminy na wystawienie rachunku. Rachunek wystawia się na żądanie klienta. Termin nie powinien przekroczyć 7 dni. Liczy się od daty sprzedaży lub wykonania usługi. Klient może zażądać rachunku później. Ma na to 3 miesiące od wykonania usługi. Wtedy wystawiasz rachunek w ciągu 7 dni od zgłoszenia żądania.
Wystawianie faktur bez VAT w działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana często korzysta ze zwolnienia z VAT. Dotyczy to sytuacji, gdy roczne przychody nie przekraczają 200 tys. zł. W ramach działalności nierejestrowanej możesz wystawiać faktury bez VAT. Dokumenty te nie zawierają VAT. Nie ma w nich numeru NIP firmy. Nie ma obowiązku rejestracji firmy. Faktura bez VAT musi zawierać standardowe elementy. Podajesz dane sprzedawcy i nabywcy. Opisujesz usługę lub towar. Wskazujesz kwotę. Podajesz daty wystawienia i sprzedaży. W przypadku działalności nierejestrowanej, faktura powinna być wystawiona na żądanie klienta.
Czy mogę wystawić fakturę bez VAT w działalności nierejestrowanej?
Tak, możesz wystawić fakturę bez VAT, jeśli korzystasz ze zwolnienia z tego podatku (np. ze względu na limit obrotów).
Umowy cywilnoprawne jako alternatywa
Osoby prywatne mogą korzystać z umów cywilnoprawnych. Umowa o dzieło lub zlecenie to popularne formy. W przypadku czynności wykonywanych na podstawie tych umów, osoba fizyczna nie jest podatnikiem VAT. Nie może wtedy wystawiać faktur VAT. Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wystawiać jedynie rachunki. Wystawia się je na żądanie zleceniodawcy. Wystawianie rachunku wymaga zawarcia umowy o dzieło lub zlecenie. Dochody z umów cywilnoprawnych są opodatkowane. Uwzględniasz je w zeznaniu rocznym PIT-36. Podatek dochodowy od umów cywilnoprawnych musi być uiszczony.
Czy osoba prywatna może wystawić rachunek?
Tak, osoba prywatna może wystawić rachunek na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie.
Platformy pośredniczące – wygodne rozwiązanie
Platformy pośredniczące oferują wygodę. Umożliwiają wystawianie faktur VAT. Nie musisz rejestrować działalności gospodarczej. Przykłady to Useme, Bizky, WorkConnect. Platforma zawiera umowę cywilnoprawną z freelancerem. Wystawia fakturę VAT klientowi w imieniu freelancera. Freelancer otrzymuje wynagrodzenie. Jest ono pomniejszone o prowizję platformy. To dobre rozwiązanie, gdy klienci oczekują faktur VAT.
Czy mogę wystawić fakturę VAT bez firmy korzystając z platformy?
Tak, platformy pośredniczące mogą wystawić fakturę VAT w Twoim imieniu.
Kiedy musisz zarejestrować działalność gospodarczą?
Przekroczenie limitu przychodów wymaga rejestracji działalności. W przypadku działalności nierejestrowanej, gdy miesięczny przychód przekroczy limit, Twoja działalność zostaje uznana za gospodarczą. Masz wtedy 7 dni na zarejestrowanie jej w CEIDG. Konieczna jest rejestracja w CEIDG. Uzyskujesz numer NIP i REGON. Wybierasz formę opodatkowania. Zakładasz firmowe konto bankowe. Przedsiębiorca musi zarejestrować działalność także wtedy, gdy wymaga ona zezwolenia. W razie przekroczenia limitu obrotów dla zwolnienia z VAT (200 tys. zł rocznie), konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT. Aby wystawić fakturę VAT, konieczna jest rejestracja na formularzu VAT-R. Robisz to przed rozpoczęciem pierwszej czynności opodatkowanej. Obowiązek korzystania z kasy fiskalnej pojawia się. Dzieje się tak, gdy wartość sprzedaży przekracza 20 tys. zł. Dotyczy to też sprzedaży objętej obowiązkiem ewidencjonowania.
Kiedy muszę zarejestrować firmę, prowadząc działalność nierejestrowaną?
Musisz zarejestrować firmę w ciągu 7 dni od miesiąca, w którym przekroczyłeś limit przychodów dla działalności nierejestrowanej.
Narzędzia do wystawiania dokumentów
Wystawianie dokumentów ułatwiają różne narzędzia. Możesz używać gotowych wzorów rachunków. Dostępne są papierowe bloczki. Nowoczesne programy online są bardzo pomocne. Przykłady to Fakturowo.pl, FakturaXL, afaktury.pl. Programy te automatyzują proces. Pomagają w monitorowaniu przychodów. Niektóre oferują darmowe wersje. Umożliwiają elektroniczne przechowywanie dokumentów. Wystawianie dokumentów można realizować bez rejestracji firmy. Korzystasz wtedy z programów typu afaktury.pl.
- Skorzystaj z darmowego programu online do wystawiania rachunków.
- Przygotuj niezbędne dane przed wystawieniem rachunku.
- Wybierz odpowiedni typ dokumentu (np. 'faktura bez vat’).
- Automatyzuj numerację rachunków w programie.
- Zapisz często używane towary/usługi w systemie.
Podsumowanie i kluczowe wskazówki
Wystawienie rachunku lub faktury bez działalności gospodarczej jest możliwe. Musisz działać zgodnie z przepisami prawa. Działalność nierejestrowana to główne rozwiązanie. Pamiętaj o limitach przychodów. Rozliczaj podatek dochodowy. Umowy cywilnoprawne to inna opcja. Pozwalają wystawiać rachunki. Platformy pośredniczące ułatwiają wystawianie faktur VAT. Wybierz formę rozliczenia pasującą do Twojej sytuacji. Zwracaj uwagę na wymogi kontrahentów. Duże firmy często oczekują faktur VAT. Monitoruj zmiany w przepisach. Limity przychodów mogą ulegać zmianom. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym.
- Dokładnie przeanalizuj swoją sytuację przed wyborem formy rozliczenia.
- Zwracaj uwagę na obowiązek deklaracji podatkowej PIT-36.
- Dostosuj formę dokumentacji do wymagań klientów (rachunek, faktura bez VAT, faktura VAT przez platformę).
- Skonsultuj się z ekspertem w przypadku skomplikowanych kwestii.
Zobacz także:
