Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy wielu przedsiębiorców. Istnieją jednak wyjątki. Dowiedz się, w jakich sytuacjach możesz legalnie sprzedawać bez paragonu fiskalnego.
Kto musi wystawiać paragony fiskalne?
Większość firm sprzedaje towary lub usługi. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych wymaga dokumentowania. Dotyczy to także rolników ryczałtowych. Standardowo używa się do tego kasy rejestrującej. Następnie wydajesz paragon fiskalny klientowi. Paragon potwierdza transakcję zakupu. Jest ważnym dokumentem dla klienta i urzędu.
Kiedy nie trzeba wystawiać paragonu fiskalnego?
Przepisy przewidują pewne zwolnienia. Niektórzy przedsiębiorcy mogą uniknąć kasy fiskalnej. Warunki zwolnienia określa rozporządzenie Ministra Finansów. Zależą one od limitu obrotów lub rodzaju sprzedaży. Sprawdź, czy Twoja działalność spełnia te kryteria.
Zwolnienie z kasy fiskalnej ze względu na limit obrotów
Popularnym zwolnieniem jest limit obrotów. Przedsiębiorca nie musi mieć kasy, gdy jego roczny obrót nie przekroczył 20 000 zł. Liczy się obrót z poprzedniego roku podatkowego. To zwolnienie obowiązuje do 31 grudnia 2027 roku. Przekroczenie limitu oznacza obowiązek fiskalizacji. Musisz wtedy kupić kasę fiskalną.
Jaki jest limit obrotów zwalniający z kasy fiskalnej?
Limit obrotów wynosi 20 000 zł rocznie. Dotyczy on sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Do kiedy obowiązuje zwolnienie z kasy fiskalnej na podstawie limitu obrotów?
Zwolnienie z kasy fiskalnej na podstawie limitu obrotów obowiązuje do 31 grudnia 2027 roku.
Zwolnienie z kasy fiskalnej ze względu na formę płatności
Sprzedaż wysyłkowa często korzysta ze zwolnienia. Musisz spełnić określone warunki płatności. Zapłata musi wpłynąć w całości na konto bankowe. Akceptowane są też płatności przez pocztę. Spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa również się kwalifikuje. Z przelewu musi jasno wynikać, czego dotyczy płatność. Musisz też prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Niektóre towary są wyłączone z tego zwolnienia. Ich lista znajduje się w rozporządzeniu.
„Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy prawa, wskazać należy, że w przedmiotowej sprawie zostaną spełnione łącznie wszystkie warunki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży przez Wnioskodawcę towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej…” – Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
Cytat pochodzi z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Potwierdza możliwość zwolnienia przy sprzedaży wysyłkowej. Ważne jest spełnienie wszystkich warunków.
Inne przypadki zwolnień z kasy fiskalnej
Rozporządzenie Ministra Finansów wymienia więcej zwolnień. Dotyczą one konkretnych rodzajów działalności. Katalog zwolnień przedmiotowych jest w załączniku do rozporządzenia. Sprzedaż dla firm dokumentowana fakturą VAT nie wymaga paragonu. Działalność zwolniona z VAT często też korzysta ze zwolnień. Zawsze sprawdź aktualne przepisy.
Jak dokumentować sprzedaż bez kasy fiskalnej?
Brak kasy fiskalnej nie zwalnia z dokumentowania sprzedaży. Każdy sprzedawca ma taki obowiązek. Możesz wystawiać faktury lub rachunki. Klienci mają prawo ich zażądać. Możesz to zrobić od razu lub w ciągu 3 miesięcy. Ustawodawca przewiduje kary za odmowę wydania dokumentu.
Paragon niefiskalny – co to jest?
Paragon niefiskalny potwierdza transakcję. Nie jest dokumentem podatkowym. Nie ma wartości podatkowej. Można go używać, gdy nie masz obowiązku fiskalizacji. Stosuje się go na przykład na targowiskach. Małe sklepy bez kasy też go używają. Paragon niefiskalny zawiera podstawowe informacje. Jest to nazwa sprzedawcy, data, nazwa produktu, kwota. Nie umożliwia odliczenia VAT.
Czy paragon niefiskalny jest legalny?
Paragon niefiskalny jest legalny. Używasz go, gdy nie masz obowiązku fiskalizacji transakcji. Nie zastępuje paragonu fiskalnego tam, gdzie kasa jest wymagana.
Jakie są różnice między paragonem fiskalnym a niefiskalnym?
Paragon fiskalny jest dokumentem podatkowym. Wystawia go kasa fiskalna. Podlega kontroli urzędów. Paragon niefiskalny potwierdza zakup. Nie ma statusu dokumentu podatkowego. Nie umożliwia odliczenia VAT.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży bez kasy fiskalnej
Przedsiębiorcy zwolnieni z kasy prowadzą inną dokumentację. Mogą wybrać dwie metody. Pierwsza to codzienne księgowanie dowodu wewnętrznego w KPiR. Druga to prowadzenie ewidencji sprzedaży. Tę ewidencję księguje się miesięcznie w KPiR. Ewidencja powinna zawierać kluczowe dane. Należą do nich numer, data, dane nabywcy. Podaj też wartość brutto i rozróżnienie na stawki VAT. Przedsiębiorca musi ponumerować ewidencję. Ewidencja nie wymaga zgłoszenia do urzędu. Musisz być gotowy na kontrolę.
- Regularnie księguj ewidencję sprzedaży.
- Zachowaj ciągłość numeracji dokumentów.
- Odpowiednio zawrzyj wszystkie elementy w ewidencji.
Podatnicy VAT prowadzą rejestr sprzedaży VAT. Jest on podstawą do KPiR. Nie muszą prowadzić oddzielnej ewidencji. Wystawianie faktur VAT jest możliwe. Robisz to nawet bez obowiązku wydawania paragonu.
Konsekwencje braku paragonu fiskalnego
Niewydanie paragonu to poważne naruszenie. Może być uznane za wykroczenie skarbowe. W skrajnych przypadkach to przestępstwo skarbowe. Kara za brak paragonu jest wysoka. Wynosi od 430 zł do 86 000 zł. Może też sięgnąć 180 stawek dziennych. Przepisy Kodeksu karno-skarbowego jasno o tym mówią. Odmowa wystawienia faktury lub rachunku też podlega karze grzywny. Przedsiębiorca ma 7 dni na wystawienie dokumentu, jeśli nie miał druków.
„kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych” – art. 62. § 1 Kodeksu karno-skarbowego
Przyszłość fiskalizacji – kasy online i e-paragony
Trendy wskazują na cyfryzację. Wprowadzono obowiązkowe kasy fiskalne online. Dotyczą one kolejnych branż. Od 2025 roku planowane są dalsze zmiany. System KSeF również wpływa na dokumentowanie sprzedaży. Paragony elektroniczne stają się coraz ważniejsze. Eparagony zastępują papierowe dowody zakupu. Są korzystne dla biznesu i środowiska. System HUB Paragonowy umożliwia wysyłanie e-paragonów. Wymaga to odpowiedniej kasy online.
- Rozważ wystawianie e-paragonów.
- Sprawdź, czy Twoja kasa obsługuje e-paragony.
- Dostosuj systemy sprzedażowe do nowych wymogów.
Polskie przepisy wyróżniają różne rodzaje kas. Jest kasa z pełną klawiaturą. Jest drukarka sterowana oprogramowaniem. Wprowadzono też kasy wirtualne. Cyfryzacja fiskalizacji postępuje. Automatyzacja rozliczeń ułatwia prowadzenie firmy. Sprzedaż internetowa rozwija systemy wysyłkowe.
Zobacz także:
