Płatności bezgotówkowe są coraz popularniejsze. Przedsiębiorcy często otrzymują zapłatę przelewem bankowym. Rodzi to pytania o obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego. Wyjaśniamy kluczowe zasady ewidencjonowania takich transakcji.
Kiedy powstaje obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej?
Podatnicy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Dotyczy to sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Obejmuje też rolników ryczałtowych. Ewidencja dotyczy każdej czynności sprzedaży. Włącza się w to sprzedaż zwolnioną od podatku.
Obowiązek powstaje z chwilą otrzymania zapłaty. Dotyczy to zaliczki, przedpłaty lub raty. Paragon fiskalny wystawia się do każdej sprzedaży osobno. Każda płatność wymaga indywidualnego paragonu.
Przy płatności przelewem zasady są specyficzne. Paragon powinien być wystawiony tego samego dnia. Chodzi o dzień wpływu środków na konto. Podatnik dowiaduje się o wpłacie z wyciągu bankowego. Ewidencjonuje zapłatę w dniu odczytu informacji z banku. Dzieje się tak, jeśli dowiaduje się o wpłacie następnego dnia. Otrzymane zapłaty ewidencjonuje się niezwłocznie. Należy to zrobić po otrzymaniu informacji z banku.
Otrzymanie całości lub części należności przed sprzedażą podlega ewidencjonowaniu. Rejestruje się to na kasie rejestrującej. Chwila otrzymania zapłaty jest decydująca.
Niewystawienie paragonu w momencie otrzymania zapłaty jest naruszeniem. Chodzi o naruszenie obowiązku ewidencyjnego. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty. Odnosi się to do otrzymanej kwoty. Wystawienie paragonu później jest nieprawidłowe. Może to skutkować sankcjami urzędu skarbowego.
Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu (na kasie rejestrującej) z chwilą jej otrzymania.
Ministerstwo Finansów udostępniło objaśnienia podatkowe. Dotyczą one zasad ewidencjonowania płatności. Chodzi o sprzedaż na przełomie miesięcy. Obejmuje to płatności przez pocztę, bank czy SKOK. Wpłaty na przełomie miesiąca powinny być rozliczane. Rozlicza się je za miesiąc, w którym miały miejsce.
Czy płatność przelewem zawsze zwalnia z kasy fiskalnej?
Przepisy przewidują sytuacje, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu. Większość przedsiębiorców musi używać kas fiskalnych. Dotyczy to sprzedaży towarów i usług klientom indywidualnym.
Posiadacz kasy fiskalnej nie zawsze musi jej używać. Dotyczy to sytuacji, gdy zapłata wpływa przelewem. Musi to być rachunek bankowy lub rachunek w SKOK. Zwolnienie z kasy fiskalnej jest możliwe. Dotyczy to usług z zapłatą na rachunek. Obowiązuje też dla sprzedaży wysyłkowej. Warunki określają przepisy.
Zwolnienie z kasy dla usług dotyczy osób fizycznych. Obejmuje też rolników ryczałtowych. Zapłata musi nastąpić w całości przelewem. Ewidencja musi powiązać sprzedaż z płatnością.
Zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej obejmuje dostawę towarów. System wysyłkowy jest warunkiem. Zapłata musi być w całości przelewem. Dane nabywcy trzeba potwierdzić dowodami. Prawo do zwolnienia nie przysługuje, gdy część zapłaty jest gotówką. Nie dotyczy też odbioru osobistego towaru. Nawet przy zapłacie przelewem.
Istnieje limit obrotów uprawniający do zwolnienia. Limit obrotów na rzecz osób fizycznych to 20 tysięcy złotych rocznie. Niektóre działalności są zwolnione z paragonów. Lista jest w załączniku do rozporządzenia. Sprzedaż wysyłkowa z płatnością na rachunek bankowy nie wymaga paragonu. Warunkiem jest brak wyjątków. Niektóre towary zawsze wymagają kasy fiskalnej. Należą do nich perfumy i alkohol. Dotyczy to nawet sprzedaży wysyłkowej.
Przepisy dotyczące zwolnień ulegały zmianom. Podatnicy powinni śledzić aktualne regulacje. Sprzedaż w internecie jest zwolniona z rejestracji. Warunek to spełnienie zasad dostawy i zapłaty.
Nawet posiadacz kasy fiskalnej w niektórych okolicznościach nie musi rejestrować na niej sprzedaży.
W 2022 roku zasady zwolnień z kas uległy zmianom. Sprzedaż wysyłkowa może być zwolniona. Trzeba spełnić określone warunki.
Co musi zawierać paragon fiskalny przy płatności bezgotówkowej?
Paragon fiskalny potwierdza sprzedaż. Drukuje go kasa fiskalna. Paragon musi być wydany klientowi. Nie zależy to od jego chęci. Trzeba go wydać najpóźniej z chwilą przyjęcia pieniędzy.
Na paragonie musi znaleźć się wiele danych. Wymagane jest imię i nazwisko lub nazwa podatnika. Potrzebny jest adres i NIP. Musi być logo i numer kasy. Ważna jest data i godzina sprzedaży. Nazwa towaru lub usługi jest konieczna. Paragon zawiera cenę, ilość i wartość brutto. Wymaga stawek VAT i wartości podatku. Waluta sprzedaży musi być podana. Paragon ma swój numer i numer kasy. Musi być oznaczenie „PARAGON FISKALNY”. Na żądanie nabywcy podaje się jego NIP. Logo fiskalne i numer unikatowy są obowiązkowe.
Paragon zawiera informacje o towarze. Dotyczy to sprzedaży z różnymi stawkami VAT. Oznacza się je literami od A do G. Zaliczki na kasie fiskalnej muszą mieć precyzyjne nazwy. Nie mogą to być nazwy grup towarowych.
Od 2020 roku faktura do paragonu wymaga NIP-u klienta. NIP musi być na paragonie. Przy sprzedaży na odległość można wystawić fakturę. Zamiast paragonu. Klient musi zgłosić taką chęć. Musi też podać NIP.
W przypadku płatności nie gotówką paragon można przesłać. Dotyczy to na przykład przelewu bankowego. Można go dołączyć do kopii faktury. Można też przesłać oryginał nabywcy. Dopuszcza się nie wystawianie papierowego paragonu. Dotyczy to określonych warunków. Na przykład sprzedaży usług z płatnością przez bank/pocztę/SKOK. Ewidencja musi powiązać sprzedaż z płatnością.
Paragon elektroniczny a przelew bankowy
Digitalizacja dokumentacji fiskalnej postępuje. Paragon w postaci dokumentu elektronicznego musi być zachowany. Wymagany jest odpowiedni format. Możliwa jest sprzedaż dokumentowana fakturą elektroniczną. Zamiast paragonu. Dotyczy to sprzedaży na odległość lub przez internet. Warunek to dołączenie kopii paragonu fiskalnego.
Systemy ewidencji sprzedaży stają się bardziej zaawansowane. Automatyzacja rozliczeń jest trendem. Rozwija się elektroniczne dostarczanie paragonów. Systemy takie jak HUB Paragonowy czy e-Paragony stają się dostępne.
Elektroniczny przelew nie zawsze wymaga tradycyjnego paragonu. Dokumentacja jest jednak ważna. Jest kluczowa dla kontroli podatkowych. Przy płatnościach przelewem dokumentacja jest ważna. Potwierdza transakcję i płatność.
Obowiązek przekazania klientowi paragonu dotyczy sprzedaży na odległość. Nawet bez fizycznego kontaktu. Oryginał paragonu można dołączyć do kopii faktury. Można go też przesłać nabywcy elektronicznie.
Co grozi za niewystawienie paragonu?
Niewydanie paragonu może być przestępstwem skarbowym. Może też być wykroczeniem skarbowym. Przepisy zobowiązują sprzedawców do wydawania paragonów. Dotyczy to paragonów z kas rejestrujących.
Niespełnienie obowiązku może skutkować karami. Możliwa jest grzywna do 180 stawek dziennych. Może to być kara za wykroczenie skarbowe. Kara za wykroczenie wynosi od 430 zł. Może sięgać 86 000 złotych. Wystawienie paragonu gwarantuje, że podatek trafi do budżetu państwa. Rejestracja sprzedaży pozwala organom podatkowym monitorować obrót.
Obowiązek wystawiania paragonów reguluje Ustawa o VAT. Dotyczą go też Rozporządzenia Ministra Finansów. Przestrzeganie obowiązków fiskalnych jest kluczowe. Ważne jest unikanie sankcji.
Pytanie: Czy muszę wystawić paragon od razu po otrzymaniu przelewu?
Tak, co do zasady paragon wystawia się z chwilą otrzymania zapłaty. Przy przelewie oznacza to moment zaksięgowania środków na koncie i otrzymania informacji z banku. Należy to zrobić niezwłocznie po powzięciu wiedzy o wpłacie.
Pytanie: Czy mogę wystawić fakturę do paragonu bez NIP-u klienta?
Od 2020 roku, aby wystawić fakturę do paragonu dla firmy (podatnika VAT), paragon musi zawierać NIP tego klienta. Bez NIP-u na paragonie, fakturę można wystawić tylko dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności.
Pytanie: Co zrobić, gdy klient zwraca towar opłacony przelewem?
Zwroty towarów i reklamacje ujmuje się w odrębnej ewidencji. Nie ewidencjonuje się ich w kasie fiskalnej. Ewidencja zwrotów powinna zawierać datę, nazwę towaru, wartość, podatki, numer paragonu. Potrzebny jest też dokument potwierdzający sprzedaż.
Pytanie: Czy płatność zaliczki przelewem wymaga paragonu?
Tak, otrzymanie zaliczki lub przedpłaty podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej. Obowiązek powstaje z chwilą jej otrzymania, niezależnie od terminu wykonania usługi lub dostawy towaru.
Kluczowe wskazówki dla przedsiębiorców
Prowadzenie ewidencji sprzedaży wymaga uwagi. Dotyczy to zwłaszcza płatności przelewem. Należy ewidencjonować wpłaty niezwłocznie. Zrób to po otrzymaniu informacji z banku. Nie czekaj na wykonanie usługi czy wysyłkę towaru.
- Zapoznaj się z aktualnymi przepisami. Zwolnienia z kas fiskalnych ulegają zmianom.
- Sprawdź, czy możesz korzystać ze zwolnień. Dotyczą one płatności przelewem i sprzedaży wysyłkowej.
- Dokumentuj sprzedaż prawidłowo. Wystawiaj paragony lub faktury zgodnie z prawem.
- Używaj dokładnych nazw towarów i usług na paragonie. Unikniesz w ten sposób wątpliwości.
- Podawaj NIP klienta na paragonie. Jest to ważne dla przyszłego wystawienia faktury VAT.
- Przechowuj dokumentację finansową. Dotyczy to paragonów i potwierdzeń przelewów.
- Prowadź odrębną ewidencję zwrotów i reklamacji. Nie ujmuj ich w kasie fiskalnej.
- Monitoruj zmiany w przepisach podatkowych. Szczególnie te dotyczące VAT i kas fiskalnych.
Prawidłowe rozliczenia podatkowe są kluczowe. Pozwalają uniknąć sankcji. Warto dbać o poprawność danych na paragonie. Zwiększa to zaufanie klientów. Szczególnie przy sprzedaży wysyłkowej.
W przypadku wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą. Prawnik lub doradca podatkowy może pomóc. Zapewni to zgodność z przepisami. Pozwoli uniknąć błędów w ewidencji.
Zobacz także:
- Anulowanie i korekta paragonu fiskalnego – poradnik dla przedsiębiorcy
- Jak wystawić paragon z NIP-em na kasie fiskalnej
- Paragon czy faktura? Zasady, terminy i obowiązki przedsiębiorcy
- Kiedy sprzedawca nie musi wystawiać paragonu fiskalnego?
- Formy płatności w firmie: paragon, faktura, korekty i rozliczenia
