Papierowe faktury są ważnym dokumentem dla wielu przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą. Warto wiedzieć, przez jaki okres czasu należy przechowywać te dokumenty oraz jakie są związane z tym przepisy. W poniższym artykule przedstawimy informacje dotyczące przechowywania papierowych faktur.
Okres przechowywania papierowych faktur
Według przepisów podatkowych, papierowe faktury powinny być przechowywane przez określony okres czasu. Obecnie obowiązujące przepisy wskazują, że faktury powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło powstanie obowiązku podatkowego związany z daną fakturą.
Przechowywanie faktur przez ten okres ma na celu zapewnienie dostępu do dokumentacji podczas ewentualnych kontroli podatkowych lub sporów z urzędem skarbowym. Ważne jest więc, aby zachować papierowe kopie faktur oraz ewentualne kopie elektroniczne przez ten okres czasu.
Przechowywanie papierowych faktur w formie elektronicznej
Obecnie możliwe jest również przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jednak w przypadku przechowywania faktur tylko w formie elektronicznej, należy spełnić określone wymagania dotyczące ich zabezpieczenia i archiwizacji. Przepisy określają m.in. konieczność stosowania środków technicznych i organizacyjnych, które zapewniają integralność, autentyczność i czytelność faktur przez cały okres przechowywania.
Jeśli zdecydujesz się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, musisz pamiętać o konieczności regularnego tworzenia kopii zapasowych oraz ochrony przed uszkodzeniem lub utratą danych. Ważne jest także, aby posiadać odpowiednie oprogramowanie lub system informatyczny umożliwiający wyszukiwanie i odtwarzanie faktur w przypadku konieczności.
FAQs
Jakie sankcje grożą za niewłaściwe przechowywanie faktur?
Za niewłaściwe przechowywanie faktur grożą różnego rodzaju sankcje. W przypadku braku możliwości przedstawienia faktur podczas kontroli podatkowej lub ich utraty, organy podatkowe mogą nałożyć sankcje finansowe. Ponadto, nieprawidłowe przechowywanie faktur może wpłynąć na wiarygodność dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa.
Czy mogę przechowywać faktury tylko w formie elektronicznej?
Tak, możliwe jest przechowywanie faktur tylko w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań dotyczących zabezpieczenia i archiwizacji takich dokumentów. Należy jednak pamiętać o konieczności stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz regularnego tworzenia kopii zapasowych.
Czy faktury wystawione dla osób fizycznych również podlegają okresowi przechowywania?
Tak, faktury wystawione dla osób fizycznych również podlegają okresowi przechowywania. Przepisy nie różnicują faktur wystawionych dla osób fizycznych i prawnych pod względem okresu przechowywania. Zatem, niezależnie od tego, czy faktura została wystawiona dla osoby fizycznej czy prawnej, powinna być przechowywana przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło powstanie obowiązku podatkowego związany z daną fakturą.
Podsumowanie
Przechowywanie papierowych faktur jest ważne z punktu widzenia prawa podatkowego i konieczne dla zapewnienia dostępu do dokumentacji podczas kontroli podatkowej. Obecnie obowiązujące przepisy określają, że faktury powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy związany z daną fakturą.
Jeśli decydujesz się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, musisz spełnić określone wymagania dotyczące ich archiwizacji i zabezpieczenia. Warto pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych oraz ochronie przed utratą lub uszkodzeniem danych.
Zobacz także:
